Документы и Печать · 11 мин
Как загрузить договор в 1С на согласование
Как загрузить договор в 1С и отправить на согласование: типовые маршруты, статусы, настройка прав, проверка результата и типичные ошибки пользователей.
Загрузка договора в 1С и отправка его на согласование — типовая задача менеджера, юриста или бухгалтера. Конкретные шаги зависят от конфигурации: в «1С:Документооборот» есть полноценный механизм процессов согласования, в «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» используется подсистема согласования документов, а в «1С:Бухгалтерии» часто применяют маршруты через статусы или обмен с СЭД. Несмотря на различия, общая логика везде одинакова: создать объект договора, приложить файл, заполнить обязательные реквизиты и запустить маршрут согласования.
Главная ошибка новичков — попытка отправить на согласование «пустой» объект без заполненного контрагента, вида договора и суммы. Большинство маршрутов в 1С настраиваются с условиями: например, договоры свыше определённой суммы согласует финансовый директор, а договоры с новым контрагентом — служба безопасности. Если реквизиты не заполнены, система либо не запустит процесс, либо отправит договор по неверному маршруту.
Ниже разобраны типовые сценарии для основных конфигураций, требования к правам доступа, проверка результата и типичные проблемы. Инструкции ориентированы на пользователя без прав администратора; где требуется настройка, это отдельно оговорено.
Что подготовить перед загрузкой договора
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть сам файл договора (скан подписанного проекта, документ Word или PDF) и заполненные первичные данные: контрагент заведён в справочнике, известны номер и дата договора, сумма, валюта и срок действия. Если контрагента нет в базе — создайте его заранее, потому что поле «Контрагент» в карточке договора обычно обязательно.
Проверьте свои права. Для запуска согласования пользователю нужны как минимум права на добавление и изменение договоров, а в некоторых конфигурациях — отдельная роль «Инициатор согласования». Если кнопка согласования не отображается или неактивна, с высокой вероятностью проблема именно в правах, а не в самом договоре.
Также уточните у администратора или в регламенте компании, какой маршрут предусмотрен для вашего типа договора. Во многих организациях маршрут выбирается автоматически по условиям, но иногда инициатор должен сам указать согласующих лиц.
Проверить роль пользователя и обязательные поля карточки
Уточнить у администратора настройку маршрутов
Создать карточку контрагента до загрузки договора
Загрузка договора в 1С:Документооборот
В «1С:Документооборот» договоры обычно оформляются как внутренние документы с видом «Договор». Откройте раздел «Документы» → «Внутренние документы» и нажмите «Создать». Выберите вид документа «Договор» — от выбранного вида зависят набор реквизитов и доступные процессы.
Заполните карточку: заголовок (краткое наименование договора), контрагента, сумму, срок действия, ответственного. Файл договора приложите на закладке «Файлы» командой «Добавить» → «Из файла на диске» либо простым перетаскиванием файла в область файлов. Если договор поступил по почте, его можно загрузить прямо из встроенного почтового клиента.
После сохранения карточки запустите процесс: кнопка «Запустить процесс» → «Согласование» (в некоторых версиях — команда «Согласовать» на панели процессов). Если настроены шаблоны процессов, система предложит типовой маршрут: например, «Юрист → Финансист → Руководитель». При необходимости скорректируйте список согласующих и запустите процесс.
- 1Откройте «Документы» → «Внутренние документы» и создайте документ вида «Договор»
- 2Заполните заголовок, контрагента, сумму и срок действия
- 3На закладке «Файлы» приложите файл договора с диска или перетащите его мышью
- 4Запишите карточку и нажмите «Запустить процесс» → «Согласование»
- 5Проверьте список согласующих и подтвердите запуск
- 6Убедитесь, что в карточке появился активный процесс и статус «На согласовании»
Загрузка договора в 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация
В ERP-подобных конфигурациях договоры хранятся в справочнике «Договоры с контрагентами». Откройте раздел «Продажи» или «Закупки» → «Договоры с контрагентами» и создайте новый элемент. Укажите организацию, контрагента, тип договора (с покупателем, с поставщиком, с комитентом и т.д.), валюту и при необходимости сумму.
Согласование в этих конфигурациях включается функциональной опцией «Согласование договоров» (включает администратор в настройках раздела «НСИ и администрирование»). Если опция включена, в карточке договора появляется поле «Состояние» и команда отправки на согласование. Договор в статусе «Не согласован» нельзя использовать в заказах и накладных — это встроенная защита от работы по неутверждённым условиям.
Файл договора прикрепляется через стандартный механизм присоединённых файлов: кнопка со скрепкой в форме договора или команда «Присоединённые файлы». Отправьте договор на согласование командой «Отправить на согласование» — после этого статус изменится, а согласующие лица получат задачи в списке «Мои задачи» или уведомления.
Загрузка договора в 1С:Бухгалтерия
В «1С:Бухгалтерии» штатного сложного маршрута согласования нет: договоры ведутся как подчинённый справочник контрагентов. Откройте карточку контрагента, перейдите по ссылке «Договоры» и создайте новый договор, указав вид, номер и дату. Файл прикрепите через кнопку со скрепкой.
Если в компании требуется формальное согласование, обычно используют один из обходных путей: обмен с «1С:Документооборот» (договор создаётся в СЭД, согласуется там и передаётся в бухгалтерию), отправка файла через встроенный обмен сообщениями или согласование вне системы с последующей отметкой в комментарии. Выбор зависит от того, какой процесс закреплён в регламенте компании.
Сравнение вариантов по конфигурациям
Полноценные маршруты согласования с этапами и замечаниями; требует отдельной настройки шаблонов процессов
Встроенное согласование договоров со статусами; договор без согласования блокируется для использования в документах
Только хранение договоров и файлов; для согласования нужен обмен с СЭД или внешний процесс
Как проверить, что договор ушёл на согласование
После запуска процесса обязательно проверьте результат, а не полагайтесь на отсутствие ошибок. В «1С:Документооборот» откройте закладку «Процессы и задачи» в карточке договора: там должен быть активный процесс согласования с текущим этапом и ФИО согласующего. В ERP проверьте поле «Состояние» — оно должно смениться на «На согласовании» или аналогичное.
Дополнительно убедитесь, что задача появилась у согласующего лица. Если у вас есть доступ, посмотрите журнал «Задачи» или «Бизнес-процессы». Если задача не создана, процесс мог завершиться с ошибкой — например, из-за пустого маршрута или незаполненного согласующего в шаблоне.
Как проверить результат
«На согласовании» или активный процесс в карточке
Статус не изменился, процесса нет
Задача видна в списке задач согласующего лица
Задача не создана — проверить маршрут и шаблон
Файл открывается из карточки, актуальная версия
Файл отсутствует или приложена старая редакция
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — отправка на согласование договора без приложенного файла. Согласующий получает задачу, открывает карточку и не видит текста договора, процесс останавливается на возврате. Всегда проверяйте наличие и актуальность файла до запуска маршрута.
Вторая группа ошибок связана с правами: пользователь не видит команду согласования, не может изменить договор после отправки или не видит задачи. В большинстве конфигураций договор на согласовании блокируется от редактирования — это нормальное поведение, а не сбой. Для внесения правок процесс нужно прервать или дождаться возврата с замечаниями.
Третья ошибка — неверный выбор вида договора или контрагента, из-за чего срабатывает не тот маршрут. Например, договор аренды уходит по маршруту договора поставки. Исправляется это прерыванием процесса, корректировкой реквизитов и повторным запуском.
Если согласование не запускается: что проверить
Если команда согласования недоступна или процесс завершается ошибкой, пройдите по списку: заполнены ли обязательные реквизиты, есть ли у вас нужная роль, включена ли функциональная опция согласования, настроен ли шаблон маршрута для выбранного вида договора. В ERP также проверьте, не настроены ли условия согласования так, что ваш договор под них не попадает.
Если технически всё корректно, но задача не доходит до согласующего, причина обычно в настройках: у согласующего не указан пользователь в карточке сотрудника, отключены уведомления или маршрут ссылается на уволенного сотрудника. Эти проблемы решает администратор — самостоятельно менять настройки маршрутов без полномочий не стоит.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли загрузить договор в 1С простым перетаскиванием файла?
В «1С:Документооборот» и конфигурациях с присоединёнными файлами — да: перетащите файл в область файлов карточки договора. Но сам объект договора с реквизитами при этом нужно создать вручную — файл без карточки не запустит маршрут согласования.
Почему договор на согласовании нельзя редактировать?
Это штатная защита: пока идёт согласование, объект блокируется, чтобы согласующие видели одну и ту же редакцию. Для правок процесс прерывают или договор возвращают инициатору с замечаниями.
Кто получит задачу на согласование?
Состав согласующих определяется шаблоном маршрута, который настроил администратор: обычно это юрист, финансовый специалист и руководитель подразделения. При запуске процесса список отображается, и в ряде конфигураций его можно скорректировать.
Можно ли согласовать договор, отсканированный после подписания?
Да, но учтите: согласуют обычно проект договора до подписания. Подписанный скан прикладывают к той же карточке как итоговую версию, чтобы в базе была полная история документа.
Что делать, если договор отклонили на согласовании?
Откройте задачу или процесс и посмотрите замечания согласующего. Внесите правки в файл, замените его в карточке и повторно запустите согласование — история предыдущих циклов сохранится в процессе.
Что важно запомнить
Загрузка договора на согласование в 1С сводится к четырём шагам: создать карточку договора, заполнить обязательные реквизиты, приложить файл и запустить маршрут согласования. Успех проверяется по статусу объекта и наличию задачи у согласующего. Большинство проблем связаны с правами, незаполненными реквизитами или ненастроенным маршрутом.