Как добавить акт в 1С: пошаговая инструкция

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — один из базовых документов в любой конфигурации 1С. Он фиксирует факт оказания услуги, формирует задолженность контрагента и служит основанием для счёта-фактуры и бухгалтерских проводок. В зависимости от конфигурации документ называется по-разному: «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии 8.3, «Реализация товаров и услуг» или «Акт выполненных работ» в Управлении торговлей, «Акт выполненных работ» в УНФ.

Общая логика везде одинакова: выбираете контрагента и договор, добавляете услуги или работы с количеством и ценой, проводите документ и при необходимости печатаете. Различия касаются расположения разделов, состава вкладок и того, как программа формирует проводки. Ниже разобраны основные сценарии с точными шагами.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов реализации, справочники контрагентов и номенклатуры заполнены, а договор с контрагентом создан и имеет корректный вид (с покупателем). Большинство ошибок при добавлении акта связано именно с незаполненными справочниками, а не с самим документом.

Что подготовить перед созданием акта

Документ реализации в 1С опирается на данные справочников, поэтому подготовка занимает большую часть времени у новичков. Проверьте четыре вещи: карточку контрагента, договор, позиции номенклатуры и настройки счетов учёта.

В карточке контрагента должны быть заполнены наименование, ИНН, КПП и адрес — эти данные попадут в печатную форму акта. Договор создаётся внутри карточки контрагента либо в разделе «Справочники → Договоры»; для акта подойдёт вид договора «С покупателем». Если договора нет, программа в ряде конфигураций не даст провести документ или подставит неверные счета расчётов.

Номенклатура услуг создаётся в разделе «Справочники → Номенклатура» с типом «Услуга» (в УНФ — «Услуга» или «Работа»). Для услуги важно корректно указать статью доходов и ставку НДС — от этого зависят проводки и декларация. Если позиция разовая, можно создать её прямо из табличной части документа через кнопку «Добавить → Показать все».

Как добавить акт в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии единый документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» обслуживает и товары, и услуги. Откройте раздел «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите кнопку «Реализация», выбрав в выпадающем списке «Услуги (акт)». Откроется форма нового документа.

Заполните шапку: контрагента, договор и организацию (если в базе их несколько). В табличной части нажмите «Добавить», выберите услугу из номенклатуры, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и итог по документу рассчитаются автоматически. При необходимости укажите счета учёта доходов — обычно программа подставляет их сама по настройкам счетов учёта номенклатуры.

Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». После проведения документ сформирует проводки по дебету 62 и кредиту 90.01 с отражением НДС. Проверить результат можно кнопкой «Дт/Кт» на панели документа — там отобразятся все сформированные записи.

1. 1
   Откройте «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)»
2. 2
   Нажмите «Реализация» и выберите «Услуги (акт)»
3. 3
   Укажите контрагента, договор и организацию
4. 4
   Добавьте услуги в табличную часть, задайте количество и цены
5. 5
   Проверьте ставку НДС и счета учёта
6. 6
   Нажмите «Провести» и проверьте проводки через «Дт/Кт»
7. 7
   Распечатайте акт или выставьте счёт-фактуру кнопкой «Выписать счёт-фактуру»

Как добавить акт в Управлении торговлей и УНФ

Управление торговлей 11

В УТ 11 акт оформляется документом «Реализация товаров и услуг» из раздела «Продажи → Документы продажи (все)» либо «Продажи → Реализация товаров и услуг». Создайте документ, укажите клиента, соглашение и организацию. Услуги добавляются на вкладке «Товары» вместе с товарными позициями — тип номенклатуры «Услуга» определяет поведение строки: для услуг не требуется склад и не формируются складские движения.

Если продажа идёт по заказу клиента, акт удобнее создавать на основании заказа: в форме заказа нажмите «Создать на основании → Реализация товаров и услуг». Табличная часть заполнится автоматически, а программа свяжет документы и корректно закроет заказ.

Управление нашей фирмой (УНФ)

В УНФ есть отдельный документ «Акт выполненных работ» в разделе «Продажи → Акты выполненных работ». Он предназначен именно для услуг и работ: содержит вкладки «Работы и услуги» и, при необходимости, «Материалы заказчика» или «Материалы исполнителя». Заполните заказчика, договор, добавьте работы с объёмом и ценой, затем проведите документ.

Особенность УНФ — акт может создаваться на основании заказ-наряда, и тогда в него подтягиваются выполненные работы, материалы и исполнители. Это удобно для сферы услуг, где важен расчёт себестоимости по зарплате исполнителей.

Сравнение вариантов

1С:Бухгалтерия 8.3

Подходит для простого учёта услуг: один документ реализации, быстрые проводки. Нет складского учёта услуг и заказов.

Управление торговлей 11

Для компаний с заказами, соглашениями и смешанными продажами товаров и услуг. Требует настроенных соглашений с клиентами.

УНФ

Оптимальна для сферы услуг и производства: заказ-наряды, расчёт себестоимости работ, начисление зарплаты исполнителям по акту.

Ввод акта на основании других документов

Создание акта «с нуля» — не единственный и не всегда лучший способ. Ввод на основании сокращает ручной ввод и гарантирует связность цепочки документов: счёт → заказ → акт → счёт-фактура.

Типовые варианты основания: счёт на оплату покупателю, заказ клиента, заказ-наряд (в УНФ), отчёт комитенту или документ «Передача товаров». Для этого откройте документ-основание, нажмите «Создать на основании» и выберите нужный вид документа. Программа перенесёт контрагента, договор и табличную часть, а вам останется проверить даты и суммы.

Обратный сценарий тоже работает: из проведённого акта можно создать счёт-фактуру, корректировку реализации или возврат. Связанные документы видны по кнопке «Ещё → Связанные документы» или в панели «Структура подчинённости».

Печать акта и настройка печатной формы

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. В 1С:Бухгалтерии доступны формы «Акт об оказании услуг», «Акт (расширенный)», «УПД» и «ТОРГ-12» для товаров. В УНФ и УТ состав форм зависит от настроек, но стандартный акт присутствует всегда.

Если стандартная форма не устраивает — например, нужен другой шаблон текста, логотип или дополнительные реквизиты, — используйте «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм» (в Бухгалтерии) или внешние печатные формы через механизм дополнительных отчётов и обработок. В УНФ есть удобный редактор шаблонов документов прямо в пользовательском режиме.

Для подписания акта электронной подписью и отправки контрагенту настройте обмен электронными документами (ЭДО) в разделе «Администрирование → Обмен электронными документами». Это ускоряет закрытие сделки и избавляет от бумажного документооборота, но требует действующего договора с оператором ЭДО и настроенного соглашения с контрагентом.

Перед массовой печатью актов за месяц проверьте одну форму на тестовом документе: отступы, номер, подписи и состав колонок. Исправить макет до печати проще, чем пересылать контрагентам исправленные экземпляры.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — документ не проводится из-за незаполненного договора или неверного вида договора. Программа выдаёт сообщение об ошибке проведения; решение — выбрать договор с видом «С покупателем» или создать новый. Вторая распространённая ситуация — нулевая цена или количество в строке: документ проведётся, но выручка не сформируется.

Ошибки с НДС проявляются позже — при формировании книги продаж. Если ставка НДС в акте не совпадает с данными счёта-фактуры, декларация по НДС заполнится с расхождениями. Всегда сверяйте ставку в строке документа с условиями договора и проверяйте, что счёт-фактура создан именно на основании акта, а не вручную.

Отдельный класс ошибок — дублирование документов. Если акт введён и на основании счёта, и вручную, задолженность контрагента задвоится. Перед созданием документа проверьте журнал реализаций отбором по контрагенту и периоду.

Проверка результата после проведения

После проведения акта убедитесь, что он корректно отразился в учёте. Минимальная проверка включает три точки: проводки, взаиморасчёты и печатную форму. В 1С:Бухгалтерии откройте «Дт/Кт» и сверьте счета и суммы; в УТ и УНФ проверьте отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» или «Задолженность клиентов».

Для комплексной проверки сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 с отбором по контрагенту — там должна появиться дебетовая задолженность на сумму акта. Если задолженности нет, проверьте, проведён ли документ и не отменено ли проведение при редактировании.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Есть записи Дт 62 Кт 90.01 и НДС, суммы совпадают с актом

Тревожный признак

Проводок нет или счета не те — проверьте настройки счетов учёта номенклатуры

Задолженность контрагента

Норма

Долг увеличился на сумму акта

Тревожный признак

Задолженность не изменилась или удвоилась — ищите дубли документа

Печатная форма

Норма

Реквизиты сторон, номер, дата и суммы корректны

Тревожный признак

Пустые поля или неверные данные — заполните карточку контрагента и организации

Часто задаваемые вопросы

Можно ли добавить акт без договора с контрагентом?

В большинстве конфигураций — нет: договор обязателен для проведения реализации, так как по нему определяются счета расчётов и условия расчётов. Создайте договор в карточке контрагента с видом «С покупателем» — это занимает меньше минуты.

Как исправить ошибку в уже проведённом акте?

Если период открыт, откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если период закрыт и отчётность сдана, создайте документ «Корректировка реализации» на основании акта — он отразит изменения текущей датой без правки прошлых периодов.

Чем акт отличается от УПД в 1С?

УПД — универсальный передаточный документ, объединяющий акт и счёт-фактуру. В 1С:Бухгалтерии при создании реализации можно сразу выбрать печать УПД, и программа сформирует один документ вместо двух. Учётные движения при этом не меняются.

Почему в акте не подставляется ставка НДС?

Ставка берётся из карточки номенклатуры. Откройте позицию услуги в справочнике и проверьте поле «Ставка НДС». Также проверьте настройку налогообложения организации: при УСН без НДС программа может подставлять «Без НДС» автоматически.

Как выставить акт за прошлый месяц?

Создайте документ обычным способом и вручную измените дату на нужную. Учтите, что документ попадёт в прошлый период: если он закрыт, потребуется перепроведение регламентных операций и, возможно, уточнённая отчётность. При закрытом периоде безопаснее оформить акт текущей датой по согласованию с контрагентом.