Как добавить файл в 1С:Документооборот

Файл в 1С:Документооборот — это вложение, привязанное к карточке документа, письма, мероприятия или проекта. Без файла карточка содержит только реквизиты: название, вид документа, контрагента, сроки. Само содержимое — договор в Word, скан подписанного акта, презентация — хранится именно в виде файлов, поэтому умение их добавлять относится к базовым операциям системы.

Есть несколько способов добавить файл: перетаскивание мышью, команда «Создать из файла», загрузка с диска в список файлов карточки, сканирование и создание по шаблону. Выбор зависит от того, где находится исходник — на компьютере, в письме или на бумаге — и нужно ли потом редактировать документ онлайн.

Ниже разобраны все рабочие способы, ограничения по правам и размеру, а также типичные ошибки, из-за которых файл «не прикрепляется» или теряется из вида у коллег.

Где в карточке находятся файлы и что нужно проверить до добавления

Файлы хранятся на закладке «Файлы» карточки объекта — документа, внутреннего документа, входящего или исходящего письма, мероприятия. В тонком клиенте закладка обычно расположена в нижней части карточки либо в отдельной группе вкладок, в веб-клиенте — в боковой панели карточки.

Перед добавлением убедитесь в трёх вещах. Во-первых, у вас есть права на изменение этого документа: если карточка открыта «на чтение», кнопки добавления будут неактивны. Во-вторых, документ не заблокирован другим пользователем или процессом — например, если документ находится на согласовании, добавление файлов может быть ограничено настройками. В-третьих, файл на диске не открыт в другой программе в монопольном режиме — иначе загрузка может завершиться ошибкой.

Полезно заранее решить, кто будет владельцем файла и как он будет называться. Система подставляет имя файла с диска, но осмысленное название («Договор_подписанный_скан.pdf» вместо «scan0001.pdf») сильно упрощает поиск позже.

Способ 1. Перетаскивание файла мышью

Самый быстрый способ — drag-and-drop. Откройте карточку документа, перейдите на закладку «Файлы», затем в проводнике Windows выделите один или несколько файлов и перетащите их прямо в область списка файлов. Система загрузит файлы и создаст для каждого элемент списка.

Перетаскивание работает и на уровне списка документов: в ряде конфигураций можно перетащить файл на саму строку документа в списке, не открывая карточку. Точное поведение зависит от версии и клиента, поэтому надёжнее работать через открытую карточку.

В веб-клиенте перетаскивание тоже поддерживается, но зависит от браузера. Если перетаскивание не срабатывает, используйте кнопку добавления — она работает всегда.

1. 1
   Откройте карточку документа и перейдите на закладку «Файлы»
2. 2
   Выделите файл или несколько файлов в проводнике Windows
3. 3
   Перетащите их мышью в область списка файлов карточки
4. 4
   Дождитесь окончания загрузки — в списке появятся новые строки
5. 5
   Откройте файл двойным щелчком и убедитесь, что он открывается без ошибок

Способ 2. Кнопка «Создать из файла» и загрузка с диска

Классический путь — через команду в списке файлов. На закладке «Файлы» нажмите кнопку «Добавить» или «Создать из файла» (название зависит от версии). Откроется диалог выбора файла: укажите файл на диске и подтвердите. Файл загрузится в базу и появится в списке.

Если нужно добавить сразу папку с файлами, ищите команду «Импорт файлов» или «Загрузить из папки» — она позволяет указать каталог, и система добавит все файлы из него. Это удобно при первичном переносе архива документов в систему.

После загрузки откройте карточку файла и при необходимости отредактируйте наименование, заполните описание. Если в организации ведутся категории или дополнительные реквизиты файлов, заполните их сразу — это упростит поиск и отчётность.

Способ 3. Создание файла по шаблону и сканирование

Если документа ещё нет в электронном виде, его можно создать прямо в системе. Команда «Создать по шаблону» формирует файл Word или Excel на основе шаблона, настроенного для вида документа, и автоматически подставляет реквизиты карточки — контрагента, номер, дату, сумму. Это основной способ подготовки типовых договоров и писем.

Для бумажных документов используется сканирование. В карточке файла или на закладке «Файлы» есть команда «Сканировать»: система обратится к сканеру, получит изображение и сохранит его как файл (обычно PDF или TIFF). Перед сканированием проверьте, что сканер настроен в системе и доступен пользователю.

Ещё один сценарий — добавление файла из письма. Если входящее письмо содержит вложения, их можно перенести в карточку связанного документа командой копирования вложений, не сохраняя файлы промежуточно на диск.

Какой способ выбрать

Перетаскивание

Один или несколько готовых файлов на диске; самый быстрый вариант, но требует открытой карточки

Создать из файла

Универсальный способ, работает в любом клиенте, включая веб; чуть больше действий

По шаблону

Когда файл нужно создать заново на основе типового бланка с автоподстановкой реквизитов

Сканирование

Когда документ существует только на бумаге; требует настроенного сканера

Ограничения: права, размер, форматы

Добавление файлов регулируется правами доступа. Если у вас нет права изменения документа, кнопки добавления будут недоступны. Кроме того, настройки видов документов могут запрещать добавление файлов на определённых стадиях жизненного цикла — например, после подписания.

Максимальный размер файла задаётся администратором в настройках системы. При превышении лимита загрузка завершится ошибкой. Если нужно разместить очень большой файл (видео, архив проекта), уточните лимит у администратора — иногда проще разбить архив или попросить поднять ограничение.

Форматы обычно не ограничены — система хранит любые файлы. Но встроенный предпросмотр и онлайн-редактирование работают только для поддерживаемых типов: офисных документов, PDF, изображений. Редкие форматы будут храниться, но открыть их можно только внешней программой.

Редактирование и версии: как не потерять изменения

Чтобы изменить уже добавленный файл, его нужно «захватить» (команда «Занять» или «Редактировать»). Файл откроется в соответствующей программе, а в списке появится признак захвата — другие пользователи увидят, кто редактирует документ, и не смогут параллельно менять его.

После завершения работы выполните команду «Закончить редактирование» — изменения сохранятся в базу, а захват снимется. Если включено версионирование, система сохранит предыдущую версию, и к ней можно будет вернуться через историю версий файла.

Критичная ошибка — редактировать файл, не захватив его, или закрыть программу без команды завершения редактирования. В первом случае изменения могут сохраниться только локально и не попасть в базу, во втором — файл останется занятым, и коллеги не смогут с ним работать до снятия захвата администратором.

Как проверить, что файл добавлен корректно

После добавления файл должен отображаться в списке на закладке «Файлы» с корректным именем, размером и датой создания. Двойной щелчок должен открывать файл на просмотр без ошибок — это главная проверка целостности загрузки.

Дополнительно убедитесь, что файл виден другим участникам процесса: попросите коллегу открыть карточку или проверьте сами под другой учётной записью, если есть такая возможность. Если файл виден только вам, проблема в правах доступа к документу или в настройках делегирования.

Контрольные точки

Как проверить результат

Файл в списке на закладке «Файлы»

Норма

Строка с именем, размером и автором отображается

Тревожный признак

Строки нет или размер равен нулю — загрузка не завершилась

Открытие на просмотр

Норма

Файл открывается двойным щелчком, содержимое читается

Тревожный признак

Ошибка открытия или пустое содержимое — файл повреждён при загрузке

Доступность коллегам

Норма

Другие пользователи видят файл в карточке

Тревожный признак

Файл виден только вам — проверьте права на документ

Часто задаваемые вопросы

Кнопка добавления файла неактивна. Что делать?

Проверьте три вещи: открыта ли карточка на изменение (а не только на чтение), не заблокирован ли документ другим пользователем и не запрещено ли добавление файлов настройками вида документа или текущим состоянием процесса. Если всё в порядке, а кнопка недоступна — обратитесь к администратору для проверки прав.

Можно ли добавить сразу несколько файлов?

Да. При перетаскивании выделите несколько файлов в проводнике, а при загрузке через диалог выбора — удерживайте Ctrl и отмечайте нужные файлы. Для массовой загрузки из папки используйте команду импорта, если она доступна в вашей версии.

Файл добавлен, но не открывается. В чём причина?

Чаще всего загрузка прервалась (нестабильная сеть, большой размер) или файл повреждён в источнике. Удалите такой файл из списка и загрузите заново. Если ошибка повторяется, проверьте, открывается ли исходный файл на диске, и не превышает ли он лимит размера.

Как заменить файл на новую версию, не теряя старую?

Используйте механизм версий: захватите файл командой «Редактировать» или «Обновить из файла на диске», укажите новую версию. При включённом версионировании предыдущая версия сохранится в истории файла, и к ней можно вернуться. Не удаляйте старый файл и не добавляйте новый отдельной строкой — так теряется связь версий.

Куда физически сохраняются файлы — в базу или на диск?

Это определяется настройкой хранения файлов в системе: файлы могут храниться в информационной базе либо в томах на диске сервера. Для пользователя разницы нет — работа с файлами одинакова. Настройку томов выполняет администратор.

Можно ли добавить файл с мобильного устройства?

Если в организации используется мобильный клиент или веб-доступ, файл можно прикрепить через кнопку добавления в карточке документа, выбрав его из памяти устройства или галереи. Набор функций зависит от версии мобильного клиента, поэтому сложные операции вроде сканирования удобнее выполнять с рабочего места.