Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С создать доверенность на получение товара
Пошаговая инструкция по созданию доверенности на получение товара в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей. Реквизиты, печать, типовые ошибки.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — документ, который подтверждает право сотрудника забрать товар у поставщика и расписаться в накладных. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) для этого предусмотрен отдельный документ, который заполняется за пару минут и печатается по унифицированной форме М-2 или в свободном формате.
Ниже разобран порядок создания доверенности в 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей, требования к реквизитам, способы печати и типичные ошибки, из-за которых поставщик может отказать в отгрузке. Интерфейс в разных конфигурациях немного отличается, но логика документа везде одинаковая.
Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях
Расположение документа зависит от конфигурации и её версии. В 1С:Бухгалтерии предприятия 8.3 доверенность обычно находится в разделе Покупки → Доверенности. Если этого пункта нет в меню, откройте раздел «Покупки», нажмите на значок настройки навигации (шестерёнка) и добавьте документ в панель — он может быть скрыт настройками интерфейса.
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ расположен в разделе Закупки → Доверенности на получение товаров либо через «Продажи/Закупки → См. также». В некоторых версиях доверенность доступна также из раздела «Банк и касса», так как исторически она относилась к кассовым документам.
Если документ не находится ни в одном разделе, проверьте права пользователя: роль должна позволять добавление документов типа «Доверенность». У пользователя с правами только на просмотр кнопка «Создать» будет недоступна.
Пошаговое создание доверенности в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте Покупки → Доверенности и нажмите «Создать». Заполните шапку документа в следующем порядке:
- Организация — та, от имени которой получается товар. Если в базе одна организация, поле подставится автоматически.
- Номер и дата — программа проставит автоматически при записи. Номер доверенности важен: его указывают в накладных при отгрузке.
- Сотрудник (физическое лицо) — тот, кто поедет за товаром. Выбирается из справочника «Физические лица», паспортные данные подтянутся из карточки, если они там заполнены.
- Контрагент — поставщик, у которого забирается товар.
- Срок действия — дата, до которой доверенность действительна.
- На получение от / по документу — реквизиты счёта, договора или заказа, по которому отгружается товар.
В табличной части перечислите ценности: наименование, единицу измерения и количество. Если товар получается по конкретному документу поступления, часть конфигураций позволяет заполнить таблицу автоматически кнопкой «Заполнить» на основании заказа поставщику или счёта. Если перечень заранее неизвестен, допустимо указать обобщённо, например «материалы по счёту №… от …» — но некоторые поставщики требуют точный перечень.
- 1Откройте Покупки → Доверенности → Создать
- 2Укажите организацию, сотрудника и контрагента-поставщика
- 3Заполните паспортные данные сотрудника в карточке физлица, если они пустые
- 4Укажите срок действия и документ-основание (счёт, договор, заказ)
- 5Заполните перечень ценностей в табличной части
- 6Запишите документ и распечатайте по кнопке «Доверенность (М-2)»
- 7Подпишите у руководителя и главного бухгалтера, заверьте печатью при её наличии
Заполнение паспортных данных и реквизитов сотрудника
Частая проблема: в печатной форме доверенности пустые поля «паспорт серия, номер, кем выдан». Это значит, что в карточке физического лица не заполнены данные документа, удостоверяющего личность. Откройте справочник «Физические лица» (или «Сотрудники»), найдите нужного человека и перейдите по ссылке «Личные данные» / «Документы, удостоверяющие личность».
Внесите серию и номер паспорта, дату выдачи и кем выдан. Обратите внимание: если у сотрудника несколько документов в истории (паспорт менялся), в доверенность подтянется запись, актуальная на дату документа. Поэтому дату выдачи заполняйте корректно, иначе в старых доверенностях может «всплыть» новый паспорт.
Должность сотрудника в печатную форму подставляется из кадровых данных. Если организация ведёт кадровый учёт в 1С, должность берётся из приказа о приёме на работу. Если кадровый учёт не ведётся, поле может остаться пустым — тогда должность нужно вписать вручную в печатной форме или в карточке сотрудника, если конфигурация это позволяет.
Создание доверенности в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 логика похожая, но есть удобное отличие: доверенность можно создать прямо на основании распоряжения — заказа поставщику или документа «Приобретение товаров и услуг». Откройте заказ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность на получение товаров». Программа автоматически подставит поставщика, организацию и перечень товаров из заказа.
Останется указать сотрудника-получателя и срок действия. Проверьте, что в карточке физлица заполнен паспорт: в УТ 11 это раздел «НСИ и администрирование → НСИ → Физические лица» либо карточка сотрудника в справочнике «Сотрудники».
Для печати используйте кнопку «Печать → Доверенность (М-2)». Если ваша организация использует собственный бланк, можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки».
Срок действия и особые случаи
Доверенность на получение товаров выписывается на конкретный срок. В 1С поле «Срок действия» (или «Действительна до») обязательно — без него печатная форма будет неполной. Практика такая: на разовую поставку ставят 3–10 дней с запасом на перенос отгрузки; на регулярные поставки от одного поставщика доверенность можно выписать на более длительный период.
Если товар получает не сотрудник организации, а стороннее лицо (например, представитель транспортной компании), доверенность всё равно оформляется, но на это физическое лицо. В 1С его нужно завести в справочник «Физические лица» с паспортными данными — сотрудником он быть не обязан.
Обратите внимание на ситуацию с юрлицами: если товар забирает другая организация (а не физлицо), доверенность выписывает организация-получатель на своего представителя, а не вы. В 1С ваша доверенность в этом случае не нужна — достаточно передать поставщику реквизиты получателя.
Как выбрать способ оформления
Печать, подписание и контроль результата
После записи документа нажмите кнопку печати и выберите форму М-2. Распечатайте доверенность в одном экземпляре — оригинал остаётся у поставщика при отгрузке. Проверьте перед подписанием: номер и дата, полные паспортные данные, наименование организации без сокращений, перечень ценностей, срок действия.
Доверенность подписывает руководитель организации и главный бухгалтер (или иные уполномоченные лица, если это закреплено приказом). Печать организации ставится при её наличии — после отмены обязательной печати для ООО и АО многие поставщики принимают доверенности без оттиска, но заранее уточните требования конкретного контрагента.
Корешок доверенности (если используется форма с отрывной частью) остаётся в бухгалтерии. В 1С сам документ хранится в журнале «Доверенности» — по нему можно отслеживать, какие доверенности выданы, кому и на какой срок, что удобно при инвентаризации расчётов с поставщиками.
Как проверить готовую доверенность
Серия, номер, кем и когда выдан — все поля заполнены
Пустые строки или данные старого паспорта
Дата окончания позже планируемой даты отгрузки
Срок истекает раньше или в день отгрузки
Верное юрлицо, получатель — тот, кто поедет за товаром
Другая организация из базы или другой сотрудник
Совпадает с заказом или корректно ссылается на счёт/накладную
Пустая таблица или расхождения с документом-основанием
Частые вопросы
Можно ли оформить доверенность в 1С без заказа поставщику?
Да, заказ не обязателен. Документ «Доверенность» самостоятельный: создайте его вручную, укажите контрагента и перечень ценностей. Заказ нужен только для автоматического заполнения табличной части.
Что делать, если в печатной форме нет паспортных данных?
Откройте карточку физического лица и заполните документ, удостоверяющий личность: серию, номер, дату выдачи и кем выдан. После сохранения перепечатайте доверенность — данные подтянутся автоматически.
Обязательна ли форма М-2?
Нет, унифицированные формы первичных документов не обязательны. Организация может утвердить собственный бланк в учётной политике. Однако форма М-2, встроенная в 1С, принимается большинством поставщиков без вопросов, поэтому на практике её используют чаще всего.
Можно ли выписать одну доверенность на несколько поставщиков?
Нет. Доверенность оформляется на получение ценностей от конкретного поставщика — в документе 1С указывается один контрагент. На каждого поставщика создаётся отдельная доверенность, даже если получатель один и тот же.
Как оформить доверенность на длительный срок для регулярных поставок?
Создайте документ с большим сроком действия, а в перечне ценностей укажите обобщённо: «товарно-материальные ценности по счетам и накладным поставщика». Предварительно убедитесь, что поставщик принимает доверенности в такой форме — некоторые требуют точный перечень на каждую отгрузку.
Нужна ли печать организации на доверенности?
Если организация отказалась от печати, формально оттиск не обязателен — достаточно подписей уполномоченных лиц. Но часть поставщиков по внутренним правилам требует печать. Уточните требование у контрагента до отправки сотрудника, чтобы избежать отказа в отгрузке.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С создаётся документом «Доверенность» из раздела «Покупки» или «Закупки»: заполните организацию, сотрудника, поставщика, срок и перечень ценностей, затем распечатайте по форме М-2. Ключевые условия действительности — заполненные паспортные данные получателя, неистёкший срок и совпадение получателя с фактическим заборщиком товара.