Как добавить доверенность в 1С: пошаговая инструкция

Доверенность в 1С оформляется, когда сотрудник организации получает товарно-материальные ценности от поставщика по документам компании. В типовых конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» — для этого есть отдельный документ «Доверенность», который заполняется на основании счёта или заказа поставщику и печатается по унифицированной форме М-2 (или в свободной форме, утверждённой в учётной политике).

Документ не формирует проводок и не влияет на учёт — это чисто справочно-печатная форма. Однако корректное заполнение важно: ошибка в паспортных данных сотрудника или в реквизитах документа-основания может привести к тому, что поставщик откажется отгружать товар по такой доверенности.

Ниже разобрано, где находится документ в разных конфигурациях, какие данные нужно подготовить заранее, как заполнить и распечатать доверенность, а также какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) доверенность находится в разделе Покупки → Доверенности. Если раздела не видно, проверьте настройку функциональности: Главное → Функциональность, на закладке «Покупки» должен быть включён соответствующий признак. Также документ можно создать кнопкой «Создать на основании» из документа «Счёт поставщика» или «Заказ поставщику».

В «1С:Управлении торговлей 11» доверенности расположены в разделе Закупки → Доверенности на получение товаров. Там же доступно создание на основании заказа поставщику. В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» путь аналогичен — раздел закупок, подраздел с доверенностями.

В старых конфигурациях («Управление производственным предприятием 1.3», «Бухгалтерия 2.0») документ находится в меню Документы → Доверенность или в разделе покупок. Логика заполнения везде одинаковая, отличается только расположение в интерфейсе.

Какие данные подготовить перед созданием

Документ тянет большую часть реквизитов из справочников, поэтому перед созданием доверенности убедитесь, что база заполнена корректно. Иначе на печатной форме окажутся пустые поля, и доверенность придётся переделывать.

• Сотрудник (физическое лицо) — в карточке физлица должны быть заполнены ФИО, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан) и должность. В «Бухгалтерии» должность берётся из кадровых документов или из поля в карточке сотрудника.
• Организация — полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. Проверьте в разделе «Главное → Реквизиты организации».
• Контрагент-поставщик — наименование, по которому оформляется доверенность.
• Документ-основание — счёт, договор или заказ, по которому получают ценности. Его номер и дата попадут в строку «Доверенность выдана на основании».

Пошаговое создание доверенности в 1С:Бухгалтерии 8

Откройте Покупки → Доверенности и нажмите «Создать». Форма документа компактная, но каждое поле влияет на печатную форму.

1. Укажите организацию, от имени которой выдаётся доверенность, — если в базе несколько юрлиц.
2. В поле «Сотрудник» выберите физическое лицо. Программа подставит должность и паспортные данные из справочника.
3. Заполните срок действия доверенности — дату, до которой она действительна.
4. В поле «Контрагент» выберите поставщика, у которого сотрудник получает ценности.
5. В поле «Документ-основание» укажите счёт или заказ поставщику. Если основания нет, можно заполнить текстовое описание вручную.
6. На закладке или в табличной части «Товары» перечислите получаемые ценности: наименование, единицу измерения, количество. При создании на основании счёта таблица заполнится автоматически.
7. Нажмите «Записать», затем «Печать → Доверенность (М-2)».

1. 1
   Откройте Покупки → Доверенности → Создать
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника-физлицо
3. 3
   Укажите срок действия и контрагента-поставщика
4. 4
   Привяжите документ-основание (счёт, заказ, договор)
5. 5
   Проверьте таблицу получаемых ценностей
6. 6
   Запишите документ и выведите печатную форму М-2

Быстрее создавать доверенность на основании: откройте счёт поставщика, нажмите «Создать на основании → Доверенность» — контрагент, основание и перечень товаров подставятся автоматически, останется выбрать сотрудника и срок действия.

Особенности оформления в Управлении торговлей 11

В УТ 11 документ называется «Доверенность на получение товаров» и создаётся из раздела Закупки либо на основании «Заказа поставщику». Принципиальное отличие — более развёрнутая табличная часть с привязкой к строкам заказа и возможность указать, какие именно позиции из заказа получает сотрудник.

Обратите внимание на поле «Ответственный» — оно определяет, кто оформил доверенность в программе, и не путайте его с сотрудником-получателем ценностей. Подписи руководителя и главного бухгалтера на печатной форме берутся из настроек ответственных лиц организации: проверьте их в карточке организации, иначе подписи на бланке будут пустыми.

Проверка результата и печатная форма

Перед выдачей доверенности сотруднику сверьте печатную форму с первичными данными. Ошибку дешевле поймать на этом этапе, чем переоформлять документ, когда сотрудник уже у поставщика.

Контрольные точки

Как проверить результат

ФИО и паспорт сотрудника

Норма

Полные данные совпадают с паспортом

Тревожный признак

Пустые поля или старые паспортные данные

Реквизиты основания

Норма

Номер и дата счёта/договора указаны верно

Тревожный признак

Основание отсутствует или ссылается на другой документ

Перечень ценностей

Норма

Наименования и количество совпадают со счётом

Тревожный признак

Таблица пуста или содержит лишние позиции

Подписи и срок действия

Норма

Руководитель и главбух указаны, срок не просрочен

Тревожный признак

Пустые подписи, дата окончания раньше даты выдачи

Если организация использует собственную форму доверенности, утверждённую в учётной политике (это допустимо, поскольку унифицированные формы не обязательны), можно подключить внешнюю печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Для этого потребуется готовая внешняя обработка печатной формы.

Типичные ошибки и ограничения

Учтите ограничение: типовая доверенность в 1С — это внутренний бланк организации. Машиночитаемая доверенность (МЧД) для электронного документооборота и взаимодействия с ФНС оформляется по другим правилам — через сервисы ЭДО и с использованием формата, утверждённого налоговой службой. Обычный документ «Доверенность» в 1С для этих целей не подходит.

Если доверенности оформляются регулярно на одних и тех же сотрудников, заведите привычку проверять актуальность паспортных данных в справочнике физлиц раз в квартал — после замены паспорта сотрудники редко сами сообщают об этом в бухгалтерию, а доверенность со старыми данными формально недействительна.

Частые вопросы

Доверенность в 1С формирует проводки?

Нет. Это печатный документ без движений по регистрам. Он нужен только для оформления полномочий сотрудника и хранится в журнале для справки. Факт получения ценностей отражается отдельным документом — «Поступление товаров и услуг».

Можно ли оформить доверенность без счёта или заказа?

Да. Поле документа-основания можно оставить пустым или заполнить текстовое описание (например, «по договору поставки № 12 от 15.03»). Перечень ценностей в этом случае вносится в табличную часть вручную.

Почему на печатной форме нет паспортных данных сотрудника?

Программа берёт их из справочника «Физические лица». Откройте карточку физлица, перейдите по ссылке «Личные данные» (или «Все документы») и добавьте документ, удостоверяющий личность. После этого перезаполните доверенность.

Как изменить форму доверенности под требования организации?

Типовой макет можно скорректировать через механизм внешних печатных форм: подключите обработку в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки». Прямое изменение типового макета в конфигураторе потребует снятия конфигурации с полной поддержки, что усложнит обновления.

Где посмотреть все выданные доверенности?

В журнале «Доверенности» того же раздела, где документ создаётся: «Покупки → Доверенности» в Бухгалтерии или «Закупки → Доверенности на получение товаров» в Управлении торговлей. Журнал поддерживает отбор по организации, сотруднику и периоду.

Подходит ли доверенность из 1С для электронного документооборота?

Нет. Для ЭДО и подтверждения полномочий перед ФНС используется машиночитаемая доверенность (МЧД) в специальном XML-формате, которая создаётся и регистрируется через операторов ЭДО. Печатная форма М-2 из 1С для этого не предназначена.