Документы и Печать · 12 мин
Товарно-транспортная накладная: как заполнить в 1С
Пошаговая инструкция по заполнению товарно-транспортной накладной (ТТН) в 1С: создание документа, разделы, печать, проверка ошибок и отличия от ТОРГ-12.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) — документ, который оформляется при перевозке груза автомобильным транспортом и подтверждает договорные отношения между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. В отличие от товарной накладной ТОРГ-12, которая подтверждает переход права собственности на товар, ТТН фиксирует именно факт перевозки и условия транспортировки. В программах 1С оба документа обычно связаны и формируются на основании одной реализации.
В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) ТТН создается на основании документа отгрузки, что позволяет автоматически подтянуть номенклатуру, количество, контрагентов и адреса. Ручное заполнение требуется только для транспортного раздела: данных о перевозчике, водителе, автомобиле и маршруте.
Ниже разобран порядок создания и заполнения ТТН в 1С, требования к разделам документа, печать и типичные ошибки, из-за которых накладную отклоняют при приемке груза или налоговой проверке.
Когда нужна ТТН и чем она отличается от ТОРГ-12
ТТН оформляется, когда товар доставляется автотранспортом — собственным или наемным перевозчиком. Если покупатель забирает товар самовывозом на своей машине, ТТН также рекомендуется оформить: она подтверждает, что груз передан и ответственность за него перешла получателю. При доставке курьерскими службами и транспортными компаниями со своими формами документов ТТН может заменяться их внутренней накладной, но для бухгалтерского учета лучше иметь унифицированную форму.
Ключевое различие двух документов: ТОРГ-12 подтверждает куплю-продажу и служит основанием для принятия НДС и оприходования товара, а ТТН — факт перевозки и расчеты с перевозчиком. В 1С эти документы не заменяют друг друга: при отгрузке с доставкой оформляются оба. Стоимость товара в ТТН указывается справочно, основное назначение документа — учет движения груза в пути.
Подготовка справочников перед созданием ТТН
Чтобы документ заполнился корректно и без ручных правок, заранее проверьте справочники. В карточке организации должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты. В карточке контрагента-грузополучателя — адрес доставки: именно он попадет в ТТН, и если адрес указан с ошибкой или отсутствует, накладную придется исправлять вручную.
Если с перевозчиком работаете постоянно, заведите его как контрагента с заполненными реквизитами. Данные водителя и транспортного средства (ФИО, номер удостоверения, марка и госномер автомобиля, номер прицепа) в типовых конфигурациях вводятся в самом документе, но в некоторых отраслевых решениях есть отдельные справочники транспорта — тогда их стоит заполнить заранее.
Также убедитесь, что в карточках номенклатуры указаны единицы измерения и, при необходимости, вес и объем: эти данные используются при расчете массы груза в транспортном разделе. Если вес не задан, поле «Масса груза» останется пустым, и заполнять его придется вручную в каждой накладной.
Создание ТТН на основании документа отгрузки
Стандартный путь — создание ТТН на основании реализации товаров или перемещения. Откройте документ «Реализация (акты, накладные)» в разделе «Продажи», проверьте, что он проведен, и нажмите кнопку «Создать на основании». В списке доступных документов выберите «Товарно-транспортная накладная» — в зависимости от конфигурации пункт может называться «ТТН» или находиться в подменю «Сопроводительные документы».
Программа автоматически перенесет в новый документ грузоотправителя, грузополучателя, адреса, табличную часть с номенклатурой, количеством и стоимостью. Проверьте, что все позиции перенеслись полностью: если реализация содержит услуги, они в ТТН не нужны и должны быть исключены — перевозится только материальный груз.
В конфигурациях 1С:Управление торговлей и 1С:ERP создание ТТН может быть привязано к статусу документа-основания или к оформлению расходного ордера на складе. Если пункт «ТТН» недоступен, проверьте, проведен ли документ отгрузки и не создана ли накладная ранее — повторное создание на основании того же документа приведет к дублю.
- 1Откройте проведенный документ реализации или перемещения
- 2Нажмите «Создать на основании» и выберите «Товарно-транспортная накладная»
- 3Проверьте перенесенные данные: стороны, адреса, номенклатура, количество
- 4Заполните транспортный раздел: перевозчик, водитель, автомобиль, сроки
- 5Проведите документ и распечатайте нужное количество экземпляров
- 6Проверьте подписи и печати на бумажных экземплярах перед отгрузкой
Заполнение товарного раздела
Товарный раздел содержит перечень груза: наименование, единицы измерения, количество мест, массу, цену и сумму. При создании на основании реализации эти данные подтягиваются автоматически. Проверьте соответствие колонок «Количество мест» и «Масса»: если в номенклатуре не заданы упаковка и вес, поля останутся пустыми, а перевозчик вправе отказаться принимать груз без указания массы.
Наименования товаров в ТТН должны совпадать с наименованиями в ТОРГ-12 и счете-фактуре. Разночтения — основание для вопросов при налоговой проверке и при приемке: получатель сверяет груз по всем сопроводительным документам сразу. Если в номенклатуре используются сокращенные или внутренние названия, выведите в печатную форму полное наименование — в карточке товара обычно есть отдельное поле «Наименование для печати».
Итоговые строки раздела — общее количество мест, масса нетто и брутто, сумма. Суммовые показатели в ТТН носят справочный характер, но их расхождение с ТОРГ-12 выглядит как ошибка оформления. Если часть товара отгружается позже отдельной машиной, создавайте отдельную ТТН на фактически отгружаемое количество, а не на весь документ реализации.
Заполнение транспортного раздела
Транспортный раздел — единственная часть, которую почти всегда заполняют вручную. Укажите наименование и реквизиты перевозчика (если доставка собственным транспортом — свою организацию), ФИО водителя, данные путевого листа, марку и государственный номер автомобиля и прицепа. Эти сведения берите из документов перевозчика, а не со слов водителя: ошибка в госномере или реквизитах делает накладную спорной при страховом случае.
Поля «Срок доставки», «Пункт погрузки», «Пункт разгрузки» заполняйте по договору перевозки или заявке. Если перевозку выполняет сторонняя транспортная компания, в ТТН дополнительно указывают заказчика перевозки и основание — номер и дату договора или заявки. В 1С для этих данных предусмотрены отдельные поля либо они вносятся в текстовые строки печатной формы.
Отметки о погрузке и разгрузке, количество мест и масса принятого груза проставляются уже на бумажном документе в момент передачи. В программе можно заполнить плановые значения, но фактические расхождения (недостача, бой, пересорт) фиксируются в накладной вручную уполномоченными лицами и потом отражаются в учете актом расхождений.
Печать и количество экземпляров
Печатная форма ТТН вызывается из документа кнопкой «Печать». В типовых конфигурациях доступна унифицированная форма 1-Т, а также упрощенная транспортная накладная по постановлению Правительства № 2116 — она применяется, когда оформление классической ТТН не требуется. Проверьте в настройках печати, какая форма выбрана по умолчанию: для учетных целей чаще используют 1-Т.
Количество экземпляров зависит от числа участников перевозки. Классическая схема: экземпляр грузоотправителю (для списания товара), грузополучателю (для оприходования), перевозчику (для расчетов и отчетности) и при необходимости заказчику перевозки. В 1С количество копий задается при печати — укажите нужное число сразу, чтобы не переоткрывать документ.
Каждый экземпляр подписывается ответственными лицами: материально ответственное лицо отправителя, водитель, представитель получателя. Проверьте, что в 1С заполнены данные подписантов — они выводятся в печатную форму из настроек организации или указываются в документе. Отсутствие подписи лица, отпустившего груз, — формальный повод для отказа в принятии накладной к учету.
Какую форму выбрать
Подходит для полного документооборота по перевозке: расчеты с перевозчиком, учет в пути, претензионная работа. Требует заполнения обоих разделов и нескольких экземпляров.
Упрощенная форма, применяется при перевозках без классической ТТН. Меньше полей, но не всегда достаточна для расчетов с транспортной компанией.
Допустимо при самовывозе покупателем, когда отдельный договор перевозки не заключается. Не подтверждает условия транспортировки и расчеты с перевозчиком.
Проверка результата и типичные ошибки
Перед отгрузкой сверьте печатную ТТН с документом-основанием и фактическим грузом. Совпадать должны: наименования и количество позиций, адреса погрузки и разгрузки, реквизиты сторон, суммы с ТОРГ-12. Отдельно проверьте транспортный блок: госномер машины, ФИО водителя и реквизиты перевозчика должны соответствовать заявке на перевозку.
После завершения перевозки контролируйте возврат подписанных экземпляров. Накладная без отметки грузополучателя о приемке не подтверждает доставку: при споре о недостаче или неоплате вы не сможете доказать факт передачи груза. В 1С для контроля используют статусы документов или отдельные регистры сопроводительных документов — в зависимости от конфигурации.
Как проверить результат
Позиции, количество и суммы совпадают с документом-основанием
Есть расхождения в количестве или лишние позиции (услуги)
Заполнены перевозчик, водитель, автомобиль, пункты погрузки и разгрузки
Пустые поля или данные «со слов», не подтвержденные заявкой
Все экземпляры подписаны ответственными лицами, количество копий соответствует числу участников
Нет подписи отпустившего груз или не хватает экземпляра получателю
Экземпляр с отметкой о приемке возвращен и подшит к документам
Накладная не возвращена, факт доставки не подтвержден
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли оформлять ТТН, если покупатель забирает товар самовывозом?
Формально при самовывозе договор перевозки не заключается, поэтому достаточно ТОРГ-12. Однако многие организации оформляют ТТН и в этом случае: она фиксирует, кому и на каком транспорте передан груз, что упрощает разбор претензий по недостаче. Решение зависит от внутренней учетной политики и требований контрагентов.
Почему в 1С недоступен пункт «Создать на основании — ТТН»?
Чаще всего документ-основание не проведен или накладная уже создана ранее. Также проверьте права пользователя и настройки конфигурации: в некоторых решениях ТТН вводится из обработки «Печать» документа реализации или из раздела сопроводительных документов, а не через стандартную кнопку создания на основании.
Можно ли исправить ТТН после того, как машина уехала?
Исправления в подписанный документ вносятся по согласованию со всеми сторонами: неверная запись зачеркивается, рядом указывается правильное значение, исправление заверяется подписями тех же лиц. В 1С после исправления бумажного документа обновите данные в программе и перепечатайте форму, если экземпляры еще не разошлись по участникам.
Чем ТТН отличается от транспортной накладной по постановлению № 2116?
Транспортная накладная — упрощенный документ, подтверждающий договор перевозки; она не содержит подробного товарного раздела для складского учета. Классическая ТТН (форма 1-Т) совмещает товарный и транспортный разделы и используется одновременно для списания, оприходования и расчетов с перевозчиком. В 1С доступны обе печатные формы.
Нужно ли указывать стоимость товара в ТТН?
Стоимостные показатели в товарном разделе носят справочный характер и нужны для оценки ответственности перевозчика и страхования груза. Для бухгалтерского учета оприходования служит ТОРГ-12. Тем не менее суммы в ТТН не должны расходиться с товарной накладной — это вызывает вопросы при проверках и приемке.
Что важно запомнить
ТТН в 1С создается на основании проведенной реализации: товарный раздел переносится автоматически, транспортный заполняется по документам перевозчика. Перед отгрузкой сверьте накладную с фактическим грузом и ТОРГ-12, распечатайте экземпляры для всех участников и проконтролируйте возврат подписанной накладной после доставки.