Документы и Печать · 10 мин
Как добавить документ в 1С:Документооборот
Как добавить документ в 1С:Документооборот: создание карточки, загрузка файла, сканирование, регистрация и заполнение реквизитов. Пошаговая инструкция и ответы на вопросы.
В системе 1С:Документооборот документ — это не просто прикреплённый файл, а карточка с реквизитами: видом документа, контрагентом, суммой, сроком исполнения и связанными файлами. Поэтому «добавить документ» означает создать карточку, заполнить обязательные поля и при необходимости приложить скан или электронный файл.
Способ добавления зависит от источника: документ можно создать вручную, загрузить из файла, получить со сканера, принять по электронной почте или через обмен ЭДО. Ниже разобраны основные сценарии для типовой конфигурации, включая регистрацию входящих и исходящих документов и создание внутренних документов.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов нужного вида и что в настройках определены делопроизводственные номенклатуры дел и шаблоны нумерации — без этого регистрация документа может быть недоступна.
Какие виды документов существуют и где их искать
В типовой конфигурации документы делятся на три большие группы: входящие, исходящие и внутренние. Входящие фиксируют поступившую корреспонденцию и документы от контрагентов, исходящие — направляемые из организации, внутренние — приказы, распоряжения, служебные записки, договоры и прочие документы внутреннего оборота.
Основная точка входа — раздел «Документы и файлы» на панели навигации. Там доступны списки по видам документов, а также общий журнал. В зависимости от настройки интерфейса списки могут называться «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы».
Набор доступных видов документов определяется настройками учётной политики и правами пользователя. Если нужного вида нет в списке выбора, это почти всегда вопрос прав доступа или настройки видов документов администратором, а не ошибка в ваших действиях.
Создание карточки документа вручную
Ручное создание — базовый сценарий, когда документ существует в бумажном виде или пришёл файлом, и его нужно внести в систему. Откройте нужный список документов и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма выбора вида документа либо сразу карточка, если вид один.
В карточке заполните обязательные реквизиты. Для входящего документа это обычно: вид документа, отправитель (контрагент), исходящий номер и дата документа контрагента, краткое содержание (заголовок). Для внутреннего — вид документа, заголовок, подразделение и ответственный. Поля, обязательные к заполнению, обычно подчёркнуты красным или отмечены индикатором.
Поле «Заголовок» или «Содержание» заполняйте осмысленно: именно по нему документ ищут в списках и через полнотекстовый поиск. Формулировка вида «Письмо» без уточнений затруднит поиск через месяц.
- 1Откройте раздел «Документы и файлы» и выберите нужный список документов
- 2Нажмите «Создать» и выберите вид документа
- 3Заполните обязательные реквизиты: заголовок, контрагент или подразделение, даты
- 4Прикрепите файл документа на вкладке «Файлы»
- 5Нажмите «Записать», затем «Зарегистрировать» для присвоения номера
- 6Проверьте, что номер присвоен и документ отображается в общем списке
Как прикрепить файл к документу
Карточка без файла — это только регистрационная запись. Чтобы добавить сам документ, откройте в карточке вкладку «Файлы» и нажмите «Добавить» → «Из файла на диске». В открывшемся диалоге выберите файл: PDF, Word, Excel, изображение скана и другие распространённые форматы.
Также работает перетаскивание: файл можно перенести мышью из проводника Windows прямо в область списка файлов карточки. При добавлении нескольких файлов система создаст несколько присоединённых файлов в одной карточке.
Обратите внимание на признак «Оригинал» и пометку скана: для входящих документов принято помечать файл как скан-копию оригинала, это влияет на учёт бумажных оригиналов в делопроизводстве. Если в карточке несколько файлов, один из них можно назначить основным — он будет открываться по умолчанию.
Добавление документа со сканера
Если документ существует только на бумаге, используйте потоковое сканирование. В карточке документа на вкладке файлов выберите «Добавить» → «Со сканера», либо используйте команду потокового сканирования из раздела работы с файлами. Система обратится к настроенному сканеру через драйвер TWAIN или WIA.
Перед сканированием проверьте настройки: разрешение, цветность и формат сохранения. Для текстовых документов обычно достаточно чёрно-белого или серого режима — файлы получаются компактнее, а распознавание текста работает стабильнее. Результат сканирования сохраняется как присоединённый файл карточки.
Если в конфигурации включено автоматическое распознавание, система может извлечь текст из скана для полнотекстового поиска. Это не гарантирует стопроцентного распознавания рукописных пометок и печатей, но по печатному тексту документ будет находиться через поиск.
Регистрация документа и присвоение номера
Создание карточки и регистрация — разные операции. Пока документ не зарегистрирован, у него нет регистрационного номера, и в делопроизводственном смысле он не существует. Кнопка «Зарегистрировать» находится в форме карточки или в командной панели списка.
При регистрации система присваивает номер по нумератору, настроенному для вида документа или номенклатуры дел. Номер формируется автоматически по шаблону, например с включением индекса подразделения или года. Вручную менять присвоенный номер не рекомендуется — это нарушает сквозную нумерацию журнала.
Для входящих документов регистрационный номер и дата регистрации — ключевые реквизиты: именно с даты регистрации обычно отсчитываются сроки ответа и исполнения. Если документ зарегистрирован ошибочно, используйте команду отмены регистрации, а не удаление карточки.
Альтернативные способы: почта, ЭДО и загрузка из файла
Не каждый документ нужно создавать вручную. Если в организации настроен приём электронной почты, письма с вложениями могут автоматически превращаться в карточки входящих документов с прикреплёнными файлами. Проверьте раздел обработки входящей корреспонденции — там документы появляются без ручного ввода.
Документы, полученные через операторов ЭДО, поступают в систему обмена и создаются на их основе. В этом случае файл и реквизиты контрагента подставляются автоматически, пользователю остаётся проверить карточку и зарегистрировать документ.
Для массового переноса файлов с диска используется команда загрузки из папки: система создаёт карточки по каждому файлу, подставляя имя файла в заголовок. После такой загрузки обязательно пройдитесь по созданным карточкам и уточните вид документа и реквизиты — автоматически они определяются не всегда корректно.
Сравнение способов добавления
Подходит для единичных бумажных документов; полный контроль над реквизитами, но требует времени
Подходит для массового переноса электронных документов; реквизиты потом нужно дозаполнять вручную
Подходит для перевода бумаги в электронный вид; требует настроенного сканера и контроля качества скана
Подходит для регулярного документооборота с контрагентами; требует предварительной настройки администратором
Проверка результата и права доступа
После добавления убедитесь, что документ действительно в системе: найдите его в общем списке документов или через поиск по заголовку и номеру. Откройте карточку и проверьте, что файл открывается на просмотр, реквизиты заполнены, номер присвоен.
Если документ не виден в списке, первое подозрение — права доступа. В 1С:Документооборот доступ к документам может ограничиваться по видам документов, подразделениям, грифам доступа и группам доступа контрагентов. Документ может существовать, но быть невидимым для конкретного пользователя.
Как проверить результат
Карточка находится поиском по заголовку или номеру
Документ не находится — проверьте права доступа и отборы в списке
Файл открывается на просмотр из карточки
Файл не открывается или отсутствует — добавьте его повторно
Номер присвоен и соответствует шаблону нумератора
Номер пустой — документ не зарегистрирован, нажмите «Зарегистрировать»
Карточка записывается без предупреждений
Система подсвечивает незаполненные поля и блокирует запись
Если прав не хватает, обратитесь к администратору или руководителю, который может добавить вас в нужную группу доступа. Самостоятельные попытки обойти ограничения через копирование файлов вне системы нарушают учётную дисциплину.
Что важно запомнить
Добавление документа — это создание карточки, заполнение реквизитов, прикрепление файла и регистрация. Номер появляется только после регистрации. Невидимость документа в списке почти всегда означает ограничение прав, а не его отсутствие.
Частые вопросы
Почему кнопка «Зарегистрировать» неактивна?
Чаще всего не заполнены обязательные реквизиты, не настроен нумератор для вида документа или у пользователя нет права регистрации. Проверьте подсвеченные поля карточки и обратитесь к администратору для проверки нумератора и прав.
Можно ли добавить несколько файлов к одному документу?
Да. На вкладке «Файлы» карточки можно прикрепить любое количество файлов — основной текст документа, приложения, сканы подписанных страниц. Один из файлов можно назначить основным для быстрого просмотра.
Как исправить ошибку в реквизитах после регистрации?
Откройте карточку и отредактируйте нужные поля — большинство реквизитов доступно для изменения после регистрации. Менять регистрационный номер и дату регистрации без необходимости не следует: это искажает журнал учёта.
Что делать, если документ добавили дважды?
Один из дублей пометьте на удаление, предварительно убедившись, что к нему не привязаны задачи и процессы. Если по дублю уже запущено согласование, сначала прервите процесс, иначе удаление может быть заблокировано.
Можно ли добавить документ с мобильного устройства?
Если в организации развёрнут мобильный клиент или веб-доступ к 1С:Документооборот, создание карточки и прикрепление фото документа возможны. Набор функций зависит от настройки — уточните у администратора, какие операции доступны в вашем варианте подключения.