Документы и Печать · 11 мин
Как добавить акт выполненных работ в 1С
Как создать, заполнить и провести акт выполненных работ в 1С:Бухгалтерии 8.3: реализация услуг, печать, подписи, ЭДО, проверка проводок и типичные ошибки.
Акт выполненных работ в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» в типовой «1С:Бухгалтерии 8.3». Документ фиксирует факт оказания услуги заказчику, формирует проводки по выручке и НДС и служит основанием для печатной формы акта, которую подписывают обе стороны.
Процедура одинакова по сути во всех типовых конфигурациях — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», — но отличается расположение команд в интерфейсе. Ниже разобран основной сценарий для 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси»), а также варианты с ЭДО и массовым созданием актов.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов реализации, заполнены карточки контрагента и договора, а в номенклатуре заведена услуга с корректным видом. Если какой-то из этих элементов отсутствует, программа позволит создать документ, но проведение или печать могут завершиться ошибкой.
Что подготовить перед созданием акта
Документ реализации подтягивает данные из справочников, поэтому сначала проверьте три вещи. Во-первых, карточку контрагента: наименование, ИНН, КПП и адрес должны быть заполнены — они попадут в печатную форму акта. Во-вторых, договор с контрагентом: вид договора должен быть «С покупателем», иначе документ не проведётся или не позволит выбрать договор в шапке.
В-третьих, номенклатуру услуги. В карточке номенклатуры вид должен быть «Услуга», а не «Товар»: от этого зависят счета учёта и отсутствие движений по складу. Если услуга оформлена как товар, программа попытается списать её со склада, и проведение завершится ошибкой нехватки остатков.
Дополнительно проверьте учётную политику организации: метод начисления НДС, счёт учёта доходов и ставку НДС по умолчанию. Эти параметры подставляются в документ автоматически, и ошибку проще исправить до создания акта, чем перепроводить пачку документов потом.
Откройте карточку договора и убедитесь, что выбран правильный вид и валюта
В карточке услуги проверьте вид номенклатуры и ставку НДС
Реквизиты попадут в печатную форму акта, пустые поля дадут неполный документ
Создание документа «Реализация» с актом
Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и в выпадающем списке выберите вид операции «Услуги (акт)». Откроется форма нового документа.
Заполните шапку: дату документа (по умолчанию текущая), организацию, контрагента и договор. После выбора договора программа автоматически подставит валюту расчётов и параметры расчётов с покупателем. Если у контрагента несколько договоров, выберите тот, в рамках которого оказана услуга — это важно для корректного сальдо взаиморасчётов.
Перейдите на вкладку «Услуги» и добавьте строки: выберите номенклатуру-услугу, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. В поле «Содержание» можно вписать формулировку, которая попадёт в акт, например «Консультационные услуги по договору № 12 от 15.03» — заказчики часто требуют конкретное описание работ.
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». После проведения документ сформирует проводки: Дт 62.01 — Кт 90.01 на сумму реализации и Дт 90.03 — Кт 68.02 на НДС (при общей системе налогообложения). Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в верхней части формы документа.
Печать и подписание акта
Печатная форма вызывается из открытого документа кнопкой «Печать». Для услуг доступны формы «Акт об оказании услуг» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». Стандартный акт содержит реквизиты сторон, перечень услуг, суммы и поля для подписей.
Если формулировки в стандартной форме не устраивают заказчика, используйте внешнюю печатную форму, подключённую через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Внешняя форма появится в том же меню «Печать» после подключения.
Подписи в печатную форму подставляются из карточки организации: руководитель и, при необходимости, исполнитель. Если подписант отличается от руководителя (действует по доверенности), укажите это в документе через поле «Руководитель» / «За руководителя по доверенности» в дополнительных параметрах печати, иначе в акте окажутся неверные данные подписанта.
Акт через ЭДО и на основании других документов
Отправка акта контрагенту по ЭДО
Если в программе настроен обмен электронными документами (1С-ЭДО, операторы через встроенный сервис), акт можно отправить прямо из документа: кнопка «ЭДО» → «Отправить» или команда «Сформировать, подписать и отправить». Документ уйдёт контрагенту в формате УПД или акта в электронном виде, а статус обмена отобразится в панели ЭДО.
Перед отправкой убедитесь, что с контрагентом настроено приглашение к обмену и выбран корректный формат документа. Если контрагент не подключён к ЭДО, отправка завершится ошибкой маршрута — в этом случае распечатайте акт на бумаге.
Создание акта на основании счёта или отчёта комитенту
Акт удобно создавать на основании выставленного счёта: откройте счёт покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Контрагент, договор и табличная часть перенесутся автоматически, останется проверить дату и провести. Это исключает расхождения сумм между счётом и актом.
Для регулярных услуг (аренда, абонентское обслуживание) используйте копирование прошлого акта: в списке документов выделите предыдущий акт и нажмите F9 или «Скопировать». Измените дату и при необходимости содержание услуги.
Способы создания акта
Подходит для разовых услуг; требует заполнения всех полей, выше риск опечаток
Подходит, когда покупателю сначала выставляли счёт; суммы и состав переносятся без расхождений
Подходит для регулярных услуг с одинаковым составом; нужно проверить дату, номер и содержание
Подходит при настроенном обмене; акт подписывается и отправляется без печати, но требует подключённого контрагента
Проверка результата после проведения
После проведения акта контролируйте три точки. Первая — проводки документа (кнопка «Дт/Кт»): дебиторская задолженность по контрагенту должна увеличиться на сумму акта, выручка отразиться на счёте 90.01, НДС — на 90.03 и 68.02.
Вторая — взаиморасчёты: откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» или «Анализ субконто» по контрагенту и убедитесь, что задолженность висит на правильном договоре. Третья — книга продаж: при общей системе налогообложения запись по счёту-фактуре должна появиться в книге продаж за соответствующий квартал. Счёт-фактура создаётся автоматически вместе с актом либо отдельной командой «Выписать счёт-фактуру» внизу формы документа.
Если акт создан, но счёт-фактура отсутствует, декларация по НДС будет неполной. Проверить наличие счёта-фактуры можно по ссылке в нижней части формы документа реализации либо в журнале «Счета-фактуры» с отбором по контрагенту.
Как проверить результат
Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму акта, НДС на 90.03/68.02
Проводок нет или суммы не совпадают с табличной частью
Ссылка на счёт-фактуру есть внизу формы документа
Счёт-фактура отсутствует при работе с НДС
Задолженность отражена на нужном договоре контрагента
Долг повис на другом договоре или без договора
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — услуга заведена в номенклатуре как товар. Документ при проведении пытается списать её со склада и выдаёт сообщение о нехватке остатков. Исправление: измените вид номенклатуры на «Услуга» в карточке (если по ней уже есть движения как по товару, создайте новую позицию) и перепроведите акт.
Вторая типичная проблема — неверная дата акта. Акт должен быть датирован периодом оказания услуги: дата влияет на квартал начисления НДС и на выручку в отчёте о финансовых результатах. Акт, проведённый «задним числом» в закрытом периоде, потребует корректировки отчётности, если период уже сдан.
Третья ошибка — расхождение суммы акта и оплаты из-за копейок НДС при ручном изменении итоговых сумм. Не редактируйте итоговую сумму документа вручную: корректируйте цену или количество в строках, чтобы НДС пересчитывался автоматически.
Ограничение типовой конфигурации: один документ реализации с видом «Услуги» не может содержать товары — для смешанной отгрузки используйте операцию «Товары, услуги, комиссия». Также помните, что изменение проведённого акта, уже подписанного контрагентом, требует перевыпуска печатной формы и повторного подписания.
Когда лучше привлечь специалиста
Базовое создание акта не требует программиста, но есть ситуации, где самостоятельные действия рискованны. Это настройка внешних печатных форм (ошибка в макете может исказить реквизиты на всех актах), доработка нумерации документов, исправление актов в закрытых периодах с уже сданной отчётностью и настройка обмена ЭДО с новым оператором.
Также не перепроводите массово документы прошлых периодов без резервной копии информационной базы. Перед любыми пакетными изменениями сделайте выгрузку базы через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Резервное копирование» или средствами СУБД, если база клиент-серверная.
Часто задаваемые вопросы
Чем акт выполненных работ отличается от УПД в 1С?
Акт — отдельный первичный документ об оказании услуг, а УПД (универсальный передаточный документ) совмещает акт и счёт-фактуру в одной форме. В 1С оба варианта печатаются из одного документа реализации. УПД удобен, чтобы не дублировать документы, но часть контрагентов по внутренним правилам требует классический акт с отдельным счётом-фактурой.
Как выставить акт за прошлый месяц, если период закрыт?
Если отчётность за период ещё не сдана, создайте акт нужной датой и перепроведите регламентные операции закрытия месяца. Если декларации уже сданы, изменение выручки и НДС потребует уточнённых деклараций — согласуйте порядок действий с бухгалтером до создания документа.
Почему в акте не выводится подпись руководителя?
Подписант подставляется из данных организации, а не из файлов подписи. Проверьте, что в карточке организации заполнен руководитель, и в параметрах печати не выбран вариант «за руководителя по доверенности» с пустыми полями. Сама подпись ставится от рук на распечатанном акте или электронной подписью при отправке по ЭДО.
Можно ли сделать один акт на несколько договоров с контрагентом?
Нет, документ реализации привязан к одному договору, выбранному в шапке. Если услуги оказаны по разным договорам, создайте отдельный акт по каждому договору — иначе взаиморасчёты и оплата будут закрываться некорректно.
Как исправить ошибку в уже подписанном акте?
Создайте документ «Корректировка реализации» на основании исходного акта — программа сформирует корректировочный счёт-фактуру и исправительные проводки. Если ошибка чисто формальная (опечатка в содержании), проще аннулировать акт по согласованию с контрагентом и выпустить новый корректный документ.
Что важно запомнить
Акт выполненных работ создаётся документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с операцией «Услуги»: проверьте договор, вид номенклатуры и НДС, заполните табличную часть, проведите и распечатайте акт. После проведения контролируйте проводки, счёт-фактуру и задолженность по договору, а исправления прошлых периодов делайте только с резервной копией.