Документы и Печать · 9 мин
Как оформить доверенность в 1С:Бухгалтерия
Как создать и распечатать доверенность в 1С:Бухгалтерия 8.3: заполнение реквизитов, выбор контрагента и сотрудника, печать формы М-2, типичные ошибки.
Доверенность в программе 1С:Бухгалтерия оформляется, когда сотруднику организации нужно получить товарно-материальные ценности от поставщика или представлять интересы компании перед контрагентом. Программа позволяет сформировать документ, автоматически подставить реквизиты организации и распечатать типовую форму (М-2 или М-2а), не заполняя бланк вручную.
Документ «Доверенность» находится в разделе покупок и связан с механизмом получения материальных ценностей. Перед созданием доверенности важно проверить, что в базе корректно заполнены карточки организации, сотрудника и контрагента — именно оттуда программа берёт данные для печатной формы. Ошибка в исходных справочниках приведёт к ошибке в самой доверенности.
Ниже разобран порядок создания доверенности в 1С:Бухгалтерия 8.3, правила заполнения каждого поля, печать формы, типичные ошибки и способы их исправления.
Где находится документ «Доверенность»
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 журнал доверенностей расположен в разделе «Покупки» → «Доверенности». Если раздела «Покупки» нет на панели навигации, проверьте настройки интерфейса: возможно, пункт скрыт и его нужно добавить через «Настройки навигации» в меню раздела.
Открыв журнал, вы увидите список ранее созданных доверенностей с номерами, датами, контрагентами и сотрудниками. Новый документ создаётся кнопкой «Создать». Нумерация присваивается автоматически при записи документа, при необходимости её можно скорректировать вручную до первой записи.
В некоторых доработанных конфигурациях доверенность может создаваться на основании документа «Счёт на оплату поставщика» или «Заказ поставщику» — тогда часть полей (контрагент, перечень ценностей) заполнится автоматически. Если такой кнопки «Создать на основании» нет, доверенность оформляется вручную из журнала.
Подготовка справочников перед созданием
Качество печатной формы доверенности полностью зависит от полноты справочников. Проверьте три карточки до создания документа.
В карточке организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации») должны быть заполнены полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и данные руководителя. Именно руководитель подписывает доверенность, и его ФИО попадёт в печатную форму.
В карточке сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники») проверьте ФИО, должность и паспортные данные: серию, номер, кем и когда выдан документ. Без паспортных данных в форме М-2 останутся пустые строки, и такую доверенность поставщик может не принять.
В карточке контрагента достаточно наименования и ИНН — эти данные указываются в доверенности как реквизиты поставщика, у которого сотрудник получает ценности.
Пошаговое создание доверенности
Создание документа занимает несколько минут, если справочники заполнены. Порядок действий следующий.
- 1Откройте раздел «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать».
- 2Выберите контрагента — поставщика, у которого сотрудник получит ценности.
- 3Укажите сотрудника, на которого оформляется доверенность.
- 4Заполните срок действия доверенности (дату, до которой она действует).
- 5Укажите документ-основание (счёт, договор) и перечень получаемых материальных ценностей.
- 6Запишите документ кнопкой «Записать» или «Провести и закрыть».
- 7Нажмите «Печать» и выберите форму М-2, проверьте результат на экране.
Поле «Срок действия» — критичное. По общему правилу срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей обычно не превышает 15 дней, если иное не предусмотрено внутренними правилами. Укажите конкретную дату, а не открытый период — поставщики часто отказываются принимать доверенности с неопределённым сроком.
Перечень ценностей заполняется на вкладке документа списком: наименование, единица измерения, количество. Если доверенность создана на основании счёта или заказа, табличная часть заполнится автоматически, и её нужно только сверить с первичным документом.
Печать формы М-2 и проверка результата
После записи документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Доверенность (М-2)». Форма М-2 применяется для разовых доверенностей, М-2а — для доверенностей, выдаваемых регулярно, с регистрацией в специальном журнале. На практике унифицированные формы не обязательны, организация вправе использовать собственный бланк, но форма М-2 принимается всеми контрагентами без вопросов.
Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте ключевые поля.
Как проверить результат
Полные данные совпадают с паспортом
Пустые строки или старый паспорт
Полное наименование, ИНН, адрес заполнены
Сокращённое или устаревшее наименование
Указана конкретная дата
Пустое поле или прошедшая дата
ФИО руководителя выведено в форме
Пустая строка подписи
Распечатанную доверенность подписывает руководитель организации, ставится печать (если организация её использует). Программа формирует только бумажный бланк — юридическую силу документу придают подпись и печать, а не факт записи в 1С.
Доверенность на основании счёта или заказа
Если получение ценностей привязано к конкретной сделке, удобнее создавать доверенность на основании документа. Откройте «Счёт на оплату поставщика» или «Заказ поставщику», нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность» — если такой пункт доступен в вашей конфигурации.
Преимущество способа в том, что контрагент и табличная часть с перечнем товаров переносятся автоматически, что исключает расхождения между счётом и доверенностью. Останется указать только сотрудника и срок действия.
Типичные ошибки и как их исправить
Большинство проблем с доверенностями в 1С связаны не с самим документом, а с исходными данными справочников.
Если ошибка обнаружена после записи, документ можно отредактировать и перепечатать — ограничений на изменение доверенности в программе нет, поскольку она не формирует проводок и не влияет на учётные данные. Достаточно открыть документ из журнала, исправить поле и снова вывести печатную форму.
Ограничения и альтернативные варианты
Документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерия — это только печатный бланк. Он не двигает регистры, не создаёт проводок и не контролирует исполнение. Если требуется учёт выданных доверенностей с контролем сроков, ведите журнал регистрации отдельно или используйте форму М-2а с корешками.
Для представления интересов организации в налоговой или при электронном документообороте бумажная доверенность из 1С не подходит — там требуется машиночитаемая доверенность (МЧД), которая оформляется через специальные сервисы и регистрируется в распределённом реестре. Это отдельная процедура, не связанная с документом «Доверенность» в разделе покупок.
Сравнение вариантов
Подходит для разового получения ТМЦ у поставщика; быстро создаётся, но не регистрируется в журнале автоматически.
Для регулярной выдачи доверенностей с учётом корешков; требует ведения журнала регистрации.
Нужна для электронного документооборота и представительства перед ФНС; оформляется вне 1С, имеет свой формат и реестр.
Что важно запомнить
Доверенность создаётся в разделе «Покупки» → «Доверенности» и не влияет на учёт. Качество формы зависит от заполненности справочников: проверьте паспорт сотрудника, реквизиты организации и срок действия до печати. Юридическую силу документу дают подпись руководителя и печать, а не запись в программе.
Частые вопросы
Влияет ли доверенность на бухгалтерский учёт в 1С?
Нет. Документ «Доверенность» не формирует проводок и не двигает регистры. Это чисто печатная форма. Оприходование полученных ценностей оформляется отдельно документом поступления.
Можно ли изменить доверенность после печати?
Да. Откройте документ из журнала, исправьте нужные поля и распечатайте заново. Ограничений на редактирование нет, но уже выданный сотруднику бумажный экземпляр придётся заменить новым.
Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?
Программа берёт паспорт из карточки сотрудника в справочнике «Сотрудники». Откройте карточку, перейдите к личным данным, заполните серию, номер, кем и когда выдан паспорт, затем перепечатайте доверенность.
Какой срок действия указать в доверенности?
Обычно на получение ТМЦ выдают доверенность сроком до 15 дней. Указывайте конкретную дату окончания — формы без срока или с прошедшей датой поставщики не принимают.
Подойдёт ли доверенность из 1С для представительства в налоговой?
Нет. Для представительства перед ФНС и в электронном документообороте требуется машиночитаемая доверенность (МЧД), которая оформляется по отдельным правилам и регистрируется в специальном реестре.
Можно ли выдать доверенность на сотрудника другой организации?
Стандартный документ подразумевает сотрудника вашей организации из справочника «Сотрудники». Доверенность стороннему лицу оформляется внешним бланком вне программы, так как 1С подставит данные только штатного сотрудника.