Документы и Печать · 11 мин
Где в 1С сформировать транспортную накладную
Где в 1С создать транспортную накладную: из реализации, через раздел Отгрузка или ЭДО. Настройка формы по Правилам № 2116, проверка реквизитов и печать.
Транспортная накладная в 1С создаётся не из отдельного пункта меню, а на основании документа отгрузки — чаще всего «Реализации (акта, накладной)» или «Перемещения товаров». Кнопка создания находится внутри самой отгрузки: это команда «Создать на основании» или отдельная печатная форма, в зависимости от конфигурации и её версии. Понимание этого принципа избавляет от долгих поисков по меню: сначала оформляется отгрузка, затем из неё выводится транспортная накладная.
Форма транспортной накладной утверждена Постановлением Правительства РФ № 2116 и применяется при перевозке грузов автомобильным транспортом. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия 3.0 с подключённым обменом) документ «Транспортная накладная» либо существует как самостоятельный объект, либо формируется как печатная форма к документу отгрузки.
Ниже разобраны конкретные пути в разных конфигурациях, условия, при которых документ доступен, типичные ошибки при заполнении и способы проверить результат перед передачей накладной перевозчику.
Откуда создаётся транспортная накладная: общий принцип
В типовых решениях 1С действует правило: транспортная накладная — производный документ. Она не заполняется «с нуля» из журнала, а наследует данные из отгрузки: грузоотправителя, грузополучателя, адреса, состав груза, количество мест и массу. Поэтому первый шаг всегда один — найти или создать документ отгрузки, по которому товар фактически уезжает со склада.
Точка входа зависит от того, как в вашей конфигурации реализована перевозка. Возможны три сценария: отдельный документ «Транспортная накладная» в базе, печатная форма к реализации или электронная транспортная накладная (ЭТрН) через сервис обмена электронными документами. Во всех трёх случаях начать нужно с карточки отгрузки.
Где найти документ в УТ 11, ERP и Комплексной автоматизации
В Управлении торговлей 11 и ERP откройте раздел «Продажи» и перейдите в журнал «Реализации (акты, накладные)». Найдите нужную отгрузку, откройте её и нажмите кнопку «Создать на основании» на командной панели. Если в базе включён учёт перевозок, в выпадающем списке будет пункт «Транспортная накладная». Документ откроется уже частично заполненным: подтянутся контрагенты, адреса доставки и табличная часть с товарами.
Если в списке «Создать на основании» транспортной накладной нет, проверьте настройки. В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» (или «Склад и доставка») должна быть включена функциональность доставки и перевозок. В ряде версий документ появляется только при включённой опции «Доставка товаров» или при использовании подсистемы «Управление доставкой».
Также накладная доступна из журнала «Документы отгрузки» в разделе «Склад и доставка», если ведётся ордерный складской учёт: расходный ордер связывается с реализацией, а транспортная накладная формируется на основании связанной отгрузки.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализации (акты, накладные)» и найдите нужную отгрузку.
- 2Откройте документ и нажмите «Создать на основании» → «Транспортная накладная».
- 3Проверьте автоматически заполненные поля: грузоотправитель, грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки.
- 4Заполните данные перевозчика, транспортного средства и водителя.
- 5Укажите количество мест, массу груза и стоимость перевозки, если она известна.
- 6Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать».
Как сформировать накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0
В Бухгалтерии предприятия 3.0 отдельного документа «Транспортная накладная» в базовой поставке нет — она выводится как печатная форма. Откройте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары», нажмите кнопку «Печать» и найдите в списке «Транспортная накладная». Форма заполнится данными реализации: продавец станет грузоотправителем, покупатель — грузополучателем, адрес доставки подтянется из документа.
Ограничение этого способа: данные о перевозчике, автомобиле, водителе и стоимости перевозки в печатной форме из реализации часто остаются пустыми, потому что в документе реализации нет соответствующих полей. Их придётся дописывать вручную в форме перед печатью — если конфигурация позволяет редактировать макет — либо оформлять накладную через ЭДО, где есть полноценный документ.
Если доставка оформляется регулярно, удобнее использовать раздел «Продажи» → «Доставка товаров» (в версиях, где он доступен) или подключить обмен электронными транспортными накладными: тогда все реквизиты перевозки хранятся в структурированном виде, а не только на бумаге.
Электронная транспортная накладная через ЭДО
Для перевозок, оформляемых в электронном виде, в 1С используется подсистема обмена электронными документами. Путь: из документа отгрузки нажмите «ЭДО» → «Создать электронный документ» и выберите тип «Электронная транспортная накладная» (ЭТрН). Документ формируется в формате, установленном приказом ФНС, и подписывается электронной подписью грузоотправителя, затем передаётся перевозчику через оператора ЭДО.
Перед отправкой убедитесь, что у вашей организации и перевозчика настроен обмен документами этого типа и действуют квалифицированные подписи у ответственных лиц. Если перевозчик не подключён к обмену ЭТрН, электронный документ не уйдёт — в этом случае оформляется бумажная накладная.
Преимущество электронного варианта в том, что программа контролирует обязательные реквизиты: форма не даст подписать документ без указания обязательных сведений о грузе, сторонах и транспортном средстве. Это снижает риск отказа перевозчика принять накладную из-за формальных ошибок.
Способы оформления накладной
Подходит при регулярных перевозках: данные хранятся в базе, доступны отчёты и повторная печать. Требует включённой функциональности доставки.
Быстрый вариант для разовых отгрузок. Ограничение: реквизиты перевозчика и транспорта приходится вписывать вручную, в учёте они не сохраняются.
Для перевозок с электронным документооборотом. Требует подключённого оператора ЭДО, настроенного обмена с перевозчиком и электронных подписей сторон.
Что проверить перед печатью и подписанием
После формирования накладной пройдитесь по ключевым блокам. Стороны перевозки: грузоотправитель и грузополучатель должны совпадать с данными договора и реализации, адреса погрузки и выгрузки — с фактическими точками. Ошибка в адресе — одна из самых частых причин споров при срыве сроков доставки.
Блок о грузе: наименования позиций, количество мест, масса брутто и при необходимости объём должны соответствовать отгрузке и фактически загруженному товару. Если в реализации не указана масса товаров, в накладной она будет нулевой — заполните вес в карточках номенклатуры или вручную в документе.
Блок о перевозчике: наименование, данные транспортного средства (марка, госномер), ФИО и данные водителя, стоимость перевозки. Эти сведения заполняются со слов перевозчика — сверьте их с заявкой или договором на перевозку до подписания, потому что после передачи груза исправить накладную сложнее.
Как проверить результат
Стороны, адреса, груз, транспорт и водитель указаны полностью
Пустые поля перевозчика, нулевая масса, отсутствует адрес выгрузки
Позиции и количество совпадают с реализацией и расходным ордером
Расхождения в количестве мест или номенклатуре
Накладная подписана грузоотправителем, есть отметка о приёмке груза перевозчиком
Документ распечатан, но не подписан до передачи груза
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пункт «Транспортная накладная» отсутствует в меню «Создать на основании». Причины: не включена функциональность доставки в настройках, у пользователя нет прав на документ, либо используется старая версия конфигурации, где документ ещё не реализован. Проверьте настройки функциональности и роли пользователя, при необходимости обновите конфигурацию.
Вторая ошибка — накладная создана, но не проведена, либо распечатана до заполнения блока перевозчика. Черновик без подписей не имеет юридической силы: при споре с перевозчиком или страховой компанией такой документ не подтвердит условия перевозки. Передавайте груз только после заполнения всех блоков и подписания.
Третья ситуация — путаница между товарно-транспортной накладной (ТТН, форма 1-Т) и транспортной накладной по Правилам № 2116. Это разные документы: ТТН применялась ранее, а для перевозок по договору перевозки используется транспортная накладная. В 1С обе формы могут присутствовать одновременно — выбирайте ту, что требуется по договору с перевозчиком.
Если документа нет в вашей конфигурации
В некоторых отраслевых и устаревших конфигурациях документа «Транспортная накладная» нет ни как объекта учёта, ни как печатной формы. В этом случае есть три рабочих варианта. Первый — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки»: макет по форме из Постановления № 2116 добавляется без изменения конфигурации.
Второй вариант — оформлять накладную через ЭДО, если обмен подключён: документ ЭТрН существует независимо от наличия бумажной формы в учётной системе. Третий — заказать доработку у специалиста по 1С, если накладные нужны регулярно и требуется хранить их в базе со связью с отгрузками.
Если перевозки регулярные, заполните в базе справочники перевозчиков, транспортных средств и водителей заранее. Тогда в транспортной накладной эти блоки выбираются из списков за секунды, а риск опечатки в госномере или ФИО водителя заметно снижается.
Что важно запомнить
Транспортная накладная в 1С создаётся из документа отгрузки через «Создать на основании» или кнопку «Печать». Перед подписанием проверьте стороны, адреса, массу груза и данные перевозчика. Если документа нет в конфигурации, используйте внешнюю печатную форму или ЭТрН через ЭДО.
Частые вопросы
Почему в списке «Создать на основании» нет транспортной накладной?
Чаще всего не включена функциональность доставки в настройках программы, у пользователя недостаточно прав на документ или используется версия конфигурации, где документ отсутствует. Проверьте настройки раздела «Продажи» и «Склад и доставка», роли пользователя и актуальность версии.
Чем транспортная накладная отличается от ТТН (форма 1-Т)?
Транспортная накладная оформляется по Правилам перевозок грузов (Постановление № 2116) и подтверждает договор перевозки. ТТН по форме 1-Т — более ранняя унифицированная форма. Какой документ требуется, определяется договором с перевозчиком; в 1С могут присутствовать обе формы.
Можно ли сформировать накладную на перемещение между своими складами?
Да, если перевозку выполняет сторонний перевозчик по договору. В УТ 11 и ERP накладная создаётся из документа «Перемещение товаров» тем же способом — через «Создать на основании». Грузоотправителем и грузополучателем будут ваши же подразделения.
Что делать, если масса груза в накладной нулевая?
Масса подтягивается из карточек номенклатуры. Заполните вес единицы товара в справочнике «Номенклатура» и перезаполните документ, либо укажите массу вручную в самой накладной до её проведения и печати.
Обязательно ли подключать ЭДО для оформления накладной?
Нет. Бумажная транспортная накладная, распечатанная из 1С и подписанная сторонами, остаётся действительным документом. Электронный обмен — вариант для компаний, которые перевели перевозки в безбумажный формат и договорились об этом с перевозчиком.