Документы и Печать · 10 мин
Как сформировать акт сверки по договорам в 1С
Пошаговая инструкция по формированию акта сверки взаиморасчётов по договорам в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка отборов, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов в 1С формируется автоматически на основании проведённых документов — реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Задача пользователя — правильно задать отборы: контрагента, договор, период и счета учёта расчётов. Если данные в базе корректны, акт собирается за пару минут и сразу готов к печати или отправке контрагенту.
Типовой документ «Акт сверки взаиморасчётов» есть в 1С:Бухгалтерии 8.3, а похожие механизмы — в конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация». Ниже разобран порядок работы на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, как наиболее распространённой конфигурации. Отличия других решений указаны отдельно.
Главная сложность обычно не в самом формировании, а в подготовке: непроведённые документы, разнесённые по разным договорам оплаты и незакрытые авансы дают расхождения, которые акт лишь покажет, но не исправит. Поэтому материал включает и проверку данных до сверки, и разбор типичных расхождений.
Что нужно подготовить перед формированием акта
Акт сверки строится по данным бухгалтерских счетов расчётов: 60 (расчёты с поставщиками), 62 (расчёты с покупателями), иногда 66, 67 и 76. Программа берёт проводки по выбранному контрагенту и договору за указанный период. Если документ не проведён или оплата отнесена на другой договор, в акте появится расхождение с данными контрагента.
Перед сверкой выполните три проверки. Во-первых, убедитесь, что все первичные документы за период проведены — журналы «Реализация (акты, накладные)» и «Поступление (акты, накладные)» не должны содержать помеченных или непроведённых строк. Во-вторых, проверьте, что платёжные поручения и выписки загружены и разнесены по договорам. В-третьих, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 с отбором по контрагенту — она покажет общую картину долгов и авансов.
- 1Проведите все документы реализации и поступления за период сверки
- 2Загрузите и разнесите банковские выписки, проверьте договоры в платёжных документах
- 3Сформируйте ОСВ по счетам 60 и 62 с отбором по контрагенту
- 4Проверьте, нет ли развёрнутого сальдо: одновременного дебета и кредита по одному договору
Где находится документ и как его создать
В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки находится в разделе «Покупки» → «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов» или в разделе «Продажи» → «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов». Оба пункта ведут к одному журналу, разницы между ними нет. Нажмите «Создать» — откроется форма нового документа.
В шапке документа заполните обязательные поля: организацию (ваша компания), контрагента, договор (если сверка идёт по конкретному договору), период сверки и валюту. Поле «Договор» — ключевое для темы статьи: именно оно ограничивает выборку одним договором. Если оставить его пустым, программа соберёт расчёты по всем договорам контрагента, что полезно для общей сверки, но не подходит, когда контрагент просит акт по отдельному контракту.
Настройка счетов учёта и заполнение табличной части
На вкладке «Счета учёта расчётов» (или в соответствующей группе полей, в зависимости от релиза) укажите счета, по которым нужно собрать данные. По умолчанию обычно стоят 60.01, 60.02, 62.01, 62.02. Если с контрагентом есть расчёты по процентам, займам или претензиям, добавьте 66, 67, 76.02. Лишние счета лучше убрать — иначе в акт попадут операции, не относящиеся к договору.
После настройки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта». Программа сформирует табличную часть: перечень документов с датами, номерами и суммами по дебету и кредиту, а также начальное и конечное сальдо. Проверьте, что начальное сальдо совпадает с конечным сальдо предыдущего акта сверки — это первый признак корректной выборки.
Если табличная часть пустая, а расчёты по договору точно были, проверьте три вещи: тот ли указан договор, проведены ли документы и не отнесены ли операции на другие счета (например, на 76.05 при расчётах с комитентом). ОСВ по счёту с отбором по контрагенту и договору поможет быстро найти, где «лежат» суммы.
Как заполнить данные контрагента и выявить расхождения
Документ позволяет вести двойную сверку: свои данные и данные контрагента. Вторую часть можно заполнить двумя способами. Первый — вручную: получите акт или выгрузку от контрагента и внесите его обороты на вкладке «По данным контрагента». Второй — загрузить файл сверки, если контрагент прислал его в формате, который поддерживает ваша конфигурация, либо через механизм электронного документооборота, если он подключён.
После заполнения обеих частей документ покажет расхождения построчно. Типичные причины расхождений: документ есть у вас, но не отражён у контрагента (накладная в пути, акт не подписан); разная дата отражения одной операции (оплата ушла в одном квартале, а зачтена в другом); оплата зачтена контрагентом на другой договор; копеечные разницы из-за округления НДС.
Как проверить результат сверки
Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта
Сальдо «взялось с потолка» — значит, период или договор задан неверно
Совпадает с сальдо по ОСВ на дату окончания периода
В акте одна сумма, в ОСВ другая — есть отбор по счетам или непроведённые документы
Каждая разница объяснима конкретным документом
Расхождение «ни с чем не связано» — ищите дубли документов или ошибки в датах
Печать, подписание и отправка акта
Когда данные согласованы, документ проводят и печатают по кнопке «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций и итоговое сальдо с расшифровкой «долг за нами / долг за контрагентом». Если типовая форма не устраивает — например, нужен другой состав колонок или дополнительные подписи — её можно доработать через механизм внешних печатных форм или встроенный редактор макетов (при наличии прав).
Акт подписывают обе стороны: обычно руководитель и главный бухгалтер, либо уполномоченные лица. Один экземпляр с подписью контрагента верните в свой архив — это подтверждение задолженности, которое пригодится при претензионной работе и для прерывания срока исковой давности. Если у вас подключён обмен электронными документами, акт можно отправить контрагенту напрямую из 1С, не распечатывая.
Особые сценарии и ограничения
Сверка по всем договорам контрагента
Если нужен общий акт, оставьте поле «Договор» пустым — программа сгруппирует обороты по всем договорам. Учтите: при развёрнутом сальдо (аванс по одному договору, долг по другому) типовой акт покажет итоговую цифру, и её придётся расшифровывать отдельно. Для таких случаев удобнее сначала построить отчёт «Анализ субконто» или ОСВ по счёту с разворотом по договорам.
Сверка в валюте и по договорам в у.е.
При расчётах в иностранной валюте или условных единицах укажите валюту в шапке документа. Акт сформируется в выбранной валюте, но помните: рублёвые суммы оплат при расчётах в у.е. зависят от курса на дату оплаты, поэтому расхождения с контрагентом здесь — частое явление. Сверяйте не только итог, но и курсы, по которым каждая сторона пересчитывала операции.
Другие конфигурации 1С
В «1С:Управление торговлей» и «Комплексной автоматизации» акт сверки создаётся через раздел расчётов с партнёрами, а отбор идёт по соглашению или договору с клиентом/поставщиком. Логика та же: отборы, заполнение по данным учёта, сравнение с данными контрагента. В «1С:Управление нашей фирмой» документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Компания» или «Продажи» в зависимости от версии.
Как выбрать способ сверки
Частые вопросы
Почему акт сверки формируется пустым, хотя расчёты с контрагентом были?
Чаще всего причина в том, что документы не проведены, указан не тот договор или операции отражены на счетах, не входящих в отбор акта. Проверьте ОСВ по счетам 60 и 62 с отбором по контрагенту: если там обороты есть, а в акте их нет — проблема в настройках отбора, если оборотов нет — проблема в самих документах.
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?
Да, документ можно создать любой датой и за любой период. Но если период закрыт для редактирования (установлена дата запрета), вы не сможете исправить найденные ошибки в учёте без открытия периода. Сам акт при этом формируется и печатается без ограничений.
Что делать, если контрагент не подписывает акт сверки?
Акт сверки не относится к обязательным первичным документам, поэтому принудить контрагента нельзя. Зафиксируйте факт направления акта (письмом с уведомлением или через ЭДО) и храните свой экземпляр — при споре суд учитывает и односторонне составленные акты вместе с первичными документами.
Как сверить расчёты, если оплаты идут одним платежом по нескольким договорам?
Такую оплату нужно разбить в платёжном документе на несколько строк — по одной на каждый договор с соответствующей суммой. Если оставить одну строку, вся сумма зависнет на одном договоре, и сверка по остальным покажет долг, которого фактически нет.
Отличается ли акт сверки в 1С:Бухгалтерии от акта в Управлении торговлей?
По сути — нет: оба собирают обороты по расчётам с контрагентом за период и позволяют внести данные второй стороны. Разница в деталях: в торговых конфигурациях отбор идёт по партнёру, соглашению и договору, а состав печатной формы может включать дополнительные колонки по заказам и накладным.
Нужно ли проводить документ «Акт сверки» и влияет ли он на учёт?
Проведение акта не формирует бухгалтерских проводок и не изменяет сальдо — это справочный документ, фиксирующий результат сверки. Его проводят для сохранения в базе и возможности распечатать, но корректировать учёт нужно отдельными документами, если сверка выявила ошибки.
Что важно запомнить
Акт сверки по договору в 1С формируется автоматически: создайте документ, укажите контрагента, договор, период и счета расчётов, нажмите «Заполнить». Качество акта зависит от состояния учёта: проведённые документы, правильно разнесённые оплаты и отсутствие развёрнутого сальдо — обязательные условия чистой сверки. Расхождения исправляйте в учётных документах, а не ручной правкой акта.