Документы и Печать · 11 мин
Где в 1С находится распознавание документов и как им пользоваться
Где в 1С находится распознавание первичных документов: сервис 1С:Распознавание, подключение, загрузка сканов, проверка результата, типичные ошибки и FAQ.
Распознавание первичных документов в 1С — это не отдельная кнопка в интерфейсе, а облачный сервис «1С:Распознавание первичных документов», который встроен в типовые конфигурации: «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление нашей фирмой». Сервис принимает сканы и фотографии счетов-фактур, актов, накладных и УПД, извлекает из них реквизиты и табличные части, а затем создаёт в базе готовые документы поступления.
Найти функцию можно двумя путями. Первый — через раздел «Покупки» (в Бухгалтерии) или «Закупки» (в ERP и КА), где есть журнал «Поступление (акты, накладные, УПД)»: в нём доступна кнопка «Загрузить из файла» или «Распознать документ». Второй путь — через «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки распознавания документов», где сервис подключается и настраивается.
Ниже разобрано, где именно искать распознавание в разных конфигурациях, как подключить сервис, как загрузить файлы, проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится распознавание в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 основная точка входа — раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». В форме списка над таблицей документов есть кнопка «Загрузить из файла» (в некоторых релизах она называется «Распознать» или находится в меню «Ещё»). После выбора файла программа отправляет его в облачный сервис и через некоторое время показывает форму сопоставления распознанных данных.
Вторая точка входа — «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Распознавание документов». Здесь включается сама функциональность, указывается адрес сервиса и выполняется проверка подключения. Если пункта нет в меню, проверьте, что включена функциональность «Полные» или «Основная» и что релиз конфигурации поддерживает сервис.
Также распознавание доступно из карточки документа «Поступление (акт, накладной, УПД)»: при создании нового документа можно выбрать вариант «Загрузить из файла» вместо ручного заполнения. Это удобно, когда бухгалтер сразу работает с конкретным поставщиком.
Где искать функцию в ERP, Комплексной автоматизации и УНФ
В «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» распознавание находится в разделе «Закупки» → «Документы закупки» (или «Приобретение товаров и услуг»). Кнопка загрузки из файла расположена в командной панели списка документов. Настройки сервиса — в разделе «Настройки и справочники» → «Настройка интеграции» → «Электронные документы».
В «1С:Управление нашей фирмой» путь короче: раздел «Закупки» → «Приходные накладные», кнопка «Загрузить из файла» в списке документов. В УНФ сервис тесно связан с механизмом «Первичка», поэтому распознанные файлы можно прикреплять к документам и хранить в базе.
Во всех конфигурациях логика одинаковая: функция встроена в журналы поступления, а не вынесена в отдельный раздел. Если кнопки нет — чаще всего не включена функциональная опция или у пользователя недостаточно прав.
Как подключить сервис распознавания
Подключение выполняется один раз администратором или пользователем с полными правами. Откройте «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Распознавание документов» и установите флаг «Использовать распознавание документов». Программа предложит авторизоваться под учётной записью портала 1С — той самой, к которой привязан договор ИТС.
После авторизации выполните проверку подключения одноимённой кнопкой. Если проверка прошла успешно, сервис готов к работе. Если появилась ошибка, проверьте: действует ли договор ИТС, не блокирует ли доступ к серверам 1С файрвол или прокси, совпадает ли учётная запись с той, на которую оформлена подписка.
Объём распознавания ограничен тарифом: в состав ИТС обычно включён определённый пакет страниц в месяц, сверх него докупаются дополнительные пакеты. Текущий остаток виден в личном кабинете на портале 1С или в форме настроек сервиса.
- 1Откройте «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Распознавание документов»
- 2Установите флаг использования сервиса
- 3Авторизуйтесь под учётной записью портала 1С с действующим ИТС
- 4Нажмите «Проверить подключение» и убедитесь в успешном результате
- 5Проверьте остаток доступных страниц по тарифу
Как загрузить и распознать документ
Откройте журнал «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Загрузить из файла». Выберите файл скана — поддерживаются PDF, JPG, PNG, TIFF, в том числе многостраничные файлы. Можно загрузить сразу папку с несколькими документами: программа отправит их пакетом.
После отправки файл уходит в облачный сервис. Обработка одного документа обычно занимает от нескольких секунд до нескольких минут в зависимости от числа страниц и загрузки сервиса. Статус обработки отображается в списке: «Отправлен», «Обрабатывается», «Обработан», «Ошибка».
Когда статус станет «Обработан», откройте документ двойным щелчком. Появится форма сопоставления: слева — распознанные реквизиты и табличная часть, справа — данные из базы. Программа подсвечивает поля, которые не удалось сопоставить автоматически (контрагент, договор, номенклатура).
Как проверить и сопоставить результат
Главная задача на этапе сопоставления — убедиться, что сервис правильно определил контрагента, номера и даты, суммы и номенклатуру. Контрагент ищется по ИНН и КПП: если контрагент найден в справочнике, он подставится автоматически; если нет — программа предложит создать нового.
Номенклатура сопоставляется по наименованию и по данным номенклатуры поставщика, если она ранее была настроена. При первом поступлении от нового поставщика позиции придётся сопоставить вручную — эти соответствия сохраняются и при следующих загрузках от того же контрагента подставятся автоматически.
После проверки нажмите «Провести» или «Создать документ». В базе появится готовое поступление с заполненной табличной частью, а исходный файл прикрепится к документу. Обязательно сверьте итоговые суммы и НДС с бумажным оригиналом или PDF — сервис может ошибаться на нечётких сканах.
Как проверить результат распознавания
ИНН и КПП совпадают с документом, контрагент найден в справочнике
Создан дубль контрагента или подставлен другой контрагент с похожим ИНН
Итоговая сумма и ставка НДС совпадают с оригиналом
Суммы съехали, НДС распознан с ошибкой или пропущен
Все строки на месте, количество и цены совпадают
Строки объединены, разорваны или потеряны
Какие документы распознаёт сервис и какие есть ограничения
Сервис рассчитан на типовые первичные документы: счета-фактуры, УПД, товарные накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ, а также счета на оплату. Лучше всего распознаются машиночитаемые PDF и качественные сканы с разрешением от 200–300 dpi.
Ограничения, о которых стоит знать заранее: рукописные документы и документы с печатями поверх текста распознаются плохо; фотографии, снятые под углом или с бликами, дают ошибки в цифрах; нестандартные формы накладных (самодельные бланки поставщика) могут распознаться частично. Расходные документы и банковские выписки этот сервис не обрабатывает — для выписок есть отдельный механизм обмена с банком.
Типичные ошибки и как их устранить
Чаще всего пользователи сталкиваются с ситуацией, когда кнопка загрузки не видна. Причины: не включена функциональная опция распознавания, у пользователя нет прав на использование сервиса, либо релиз конфигурации устарел и не содержит механизма. Решение — проверить настройки в «Администрировании», роли пользователя и при необходимости обновить конфигурацию.
Вторая частая проблема — ошибка авторизации при отправке файла. Она означает, что учётная запись портала отвязалась или договор ИТС истёк. Нужно повторно авторизоваться в настройках сервиса и проверить статус договора в личном кабинете.
Третья группа ошибок — некорректный результат: программа создаёт дубли контрагентов, не находит номенклатуру, пропускает строки. Дубли возникают, когда в базе уже есть контрагент с тем же ИНН, но с другим написанием наименования — перед созданием нового поищите по ИНН в справочнике. Пропуск строк почти всегда связан с качеством скана.
Альтернативы встроенному распознаванию
Если объём документов большой или форматы нестандартные, рассмотрите электронный документооборот (ЭДО): при обмене через операторов документы приходят в структурированном виде, и распознавание не требуется вовсе. В типовых конфигурациях ЭДО настраивается там же — в разделе «Обмен электронными документами».
Для специфических задач существуют сторонние решения распознавания, интегрируемые с 1С: они умеют обрабатывать нестандартные формы, рукописный текст и большие потоки документов. Такие системы оправданы при потоке от нескольких сотен документов в день; при меньших объёмах достаточно встроенного сервиса.
Как выбрать способ ввода документов
Частые вопросы
Почему в моей 1С нет кнопки «Загрузить из файла»?
Проверьте три вещи: включена ли опция распознавания в «Администрировании», есть ли у пользователя соответствующие права и достаточно ли свежий релиз конфигурации. В старых релизах механизм может отсутствовать — тогда поможет обновление.
Можно ли распознавать документы без подписки ИТС?
Нет, сервис работает только при действующем договоре ИТС, поскольку обработка выполняется на серверах 1С. Без подписки документы придётся вводить вручную или использовать сторонние решения.
Распознаёт ли сервис расходные накладные и выписки?
Встроенный сервис ориентирован на входящие документы поступления. Банковские выписки загружаются через отдельный механизм обмена с банком (клиент-банк или DirectBank), распознавание для них не требуется.
Что делать, если сервис неправильно распознал суммы?
Исправьте значения в форме сопоставления до создания документа. Если ошибок много, проще отменить обработку и ввести документ вручную, а файл прикрепить к документу как вложение. При повторяющихся ошибках улучшите качество сканов.
Сохраняются ли сопоставления номенклатуры для следующих загрузок?
Да. Соответствия «наименование поставщика — номенклатура базы» сохраняются и при последующих загрузках от того же контрагента подставляются автоматически, что заметно ускоряет обработку.
Можно ли загружать сразу много файлов?
Да, поддерживается пакетная загрузка: можно выбрать несколько файлов или целую папку. Каждый файл обрабатывается отдельно, статусы видны в общем списке загруженных документов.
Что важно запомнить
Распознавание документов в 1С — это сервис «1С:Распознавание первичных документов», доступный в журнале «Поступление (акты, накладные, УПД)» и в настройках «Администрирование» → «Обмен электронными документами». Для работы нужны интернет и договор ИТС. Всегда сверяйте распознанные суммы, НДС и контрагента с оригиналом до проведения документа.