Документы и Печать · 11 мин
Где в 1С распечатать сведения о застрахованных лицах для ФСС
Где в 1С:ЗУП найти и распечатать сведения о застрахованных лицах для ФСС: пошаговая инструкция, проверка данных, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Сведения о застрахованных лицах — это форма, которую работодатель передаёт в Социальный фонд России (бывший ФСС) при приёме сотрудника на работу, изменении его персональных данных и в ряде других случаев. В программах семейства 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) форма формируется автоматически на основе кадровых данных, а распечатать её можно как для отдельного сотрудника, так и списком по организации.
Частая ситуация: сотруднику нужна бумажная копия сведений, бухгалтерия просит подтвердить отправку формы, либо требуется сверить данные перед отправкой. Во всех этих случаях не нужно искать форму в интернете и заполнять вручную — достаточно знать, в каком разделе 1С она находится. Ниже описаны точные пути в меню, варианты печати и способы проверить корректность данных до вывода на бумагу.
Инструкция актуальна для 1С:ЗУП 8 редакции 3.1. В конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 с модулем зарплаты путь аналогичен, но названия пунктов меню могут немного отличаться — об этом тоже сказано отдельно.
Что представляет собой форма и когда она нужна
Сведения о застрахованных лицах — это персонифицированная форма, содержащая ФИО работника, СНИЛС, ИНН (при наличии), дату рождения и сведения о трудовой деятельности. Фонд использует её для открытия и ведения лицевого счёта застрахованного лица, от которого зависят выплаты по больничным, пособия и другие страховые случаи.
Работодатель обязан направить сведения при приёме нового сотрудника, при изменении его персональных данных (смена фамилии, документа удостоверения личности) и в иных предусмотренных случаях. Печатная версия формы чаще всего нужна для внутреннего контроля, выдачи сотруднику по его запросу или подготовки пакета документов при камеральной проверке.
Важно понимать: печать формы в 1С не заменяет её отправку в фонд. Распечатанный документ — это либо черновик для сверки, либо подтверждение состава переданных данных. Сама сдача выполняется электронно через 1С-Отчетность или иной оператор ЭДО.
Где находится форма в 1С:ЗУП 3.1
Основной путь: раздел «Отчетность, справки» в главном меню программы. В этом разделе форма доступна в двух местах, и выбор зависит от задачи — распечатать по одному сотруднику или сформировать пакет по всем принятым за период.
Первый вариант — журнал документов. Откройте «Отчетность, справки» → «Сведения о застрахованных лицах» (в некоторых релизах пункт называется «Сведения о застрахованных лицах, СФР»). Здесь отображаются все созданные документы с возможностью отбора по периоду, сотруднику и состоянию отправки. Из журнала можно открыть нужный документ и вывести его на печать.
Второй вариант — через сервис «1С-Отчетность»: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → кнопка «Создать» → в списке форм найти нужную по названию или по группе отчётности в СФР. Этот путь удобен, когда форму нужно не только распечатать, но и сразу отправить.
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки» в главном меню 1С:ЗУП
- 2Перейдите в журнал «Сведения о застрахованных лицах» или создайте форму через «1С-Отчетность» → «Создать»
- 3Укажите организацию, период и сотрудника (или список сотрудников)
- 4Нажмите «Заполнить» — данные подтянутся из кадровых документов
- 5Проверьте ФИО, СНИЛС и даты, затем нажмите «Печать» и выберите нужную форму
Печать по одному сотруднику из карточки
Если форма нужна по конкретному работнику, быстрее всего действовать через справочник сотрудников. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека в списке и откройте его карточку. В карточке проверьте актуальность ФИО, СНИЛС и данных документа — именно отсюда форма берёт информацию.
Далее создайте документ сведений: в журнале «Сведения о застрахованных лицах» нажмите «Создать», выберите сотрудника, и программа автоматически подставит его данные. После заполнения нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа — откроется предварительный просмотр макета.
В предварительном просмотре убедитесь, что все поля заполнены, нет прочерков там, где должны быть данные, и СНИЛС отображается полностью. Только после этого отправляйте документ на принтер. Если какое-то поле пустое — не печатайте «как есть», сначала разберитесь с источником данных (об этом ниже).
Пакетная печать по списку сотрудников
Когда сведения нужны сразу по нескольким работникам — например, после массового приёма или при подготовке к проверке — создавать документы по одному нерационально. В журнале «Сведения о застрахованных лицах» установите отбор по периоду и организации, чтобы в списке остались только нужные документы.
Выделите в журнале нужные строки (с зажатой клавишей Ctrl или Shift) и используйте команду печати из меню «Ещё» или кнопки печати в командной панели журнала. Программа сформирует печатные формы по каждому выбранному документу и объединит их в один файл для вывода.
Если документов ещё нет, их можно создать групповым образом из раздела «Отчетность, справки» — при создании формы укажите дату события, и программа предложит заполнить документ по всем сотрудникам, принятым или изменившим данные за этот период. Проверьте состав списка перед печатью: лишние люди в нём означают, что в кадровом учёте есть события, о которых вы могли не знать.
Проверка данных перед печатью
Главный источник ошибок в форме — устаревшие или неполные персональные данные. Перед печатью откройте карточку физического лица («Кадры» → «Сотрудники» → ссылка на физлицо в карточке сотрудника) и сверьте: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, данные документа удостоверения личности.
Обратите внимание на историю изменений: если сотрудник менял фамилию, в программе должна быть зарегистрирована эта смена с корректной датой. Форма возьмёт данные, актуальные на дату события, и при неверно оформленной истории может вывести старую фамилию.
Также проверьте, что приём на работу оформлен кадровым документом, а не просто заведён сотрудник в справочнике. Без проведённого документа «Приём на работу» сведения о трудовой деятельности в форме будут пустыми, и такая печатная версия не имеет смысла.
Как проверить результат
11 цифр, совпадает с карточкой сотрудника
Пустое поле, прочерки или цифры не совпадают
Совпадают с паспортными данными, актуальная фамилия
Старая фамилия или ошибка в написании
Указана дата приёма и подразделение
Поля пустые — нет проведённого документа приёма
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — печать формы с устаревшими данными после смены фамилии сотрудника. Пользователь меняет фамилию прямо в карточке, не оформляя документ изменения персональных данных, и форма либо выводит старое значение, либо создаёт рассинхронизацию с уже отправленной отчётностью.
Вторая частая ситуация — попытка распечатать форму в неподдерживаемой конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 базовой версии кадровый функционал ограничен, и отдельного журнала сведений может не быть — там форма доступна только через «1С-Отчетность». Если вы не находите пункт меню из инструкции, проверьте, какая у вас конфигурация и релиз: «Администрирование» → «О программе».
Третья ошибка — путать сведения о застрахованных лицах с похожими формами: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, персонифицированные сведения о физлицах для налоговой. Это разные отчёты для разных ведомств, и в 1С они находятся в соседних пунктах меню. Перед печатью убедитесь, что открыли именно ту форму, которую запросили.
Что делать, если форма не заполняется или не печатается
Если при нажатии «Заполнить» документ остаётся пустым, проверьте три вещи: выбрана ли правильная организация (в базе с несколькими юрлицами это частая причина), проведён ли приём на работу сотрудника и не установлен ли в журнале отбор, скрывающий нужные данные.
Если печатная форма открывается с ошибкой или в ней не хватает полей, вероятно, программа давно не обновлялась. Формы отчётности в фонды меняются, и 1С поставляет актуальные макеты с обновлениями конфигурации. Проверьте наличие обновлений: «Администрирование» → «Обновление версии программы». Обновление выполняйте только после создания резервной копии информационной базы.
В ситуации, когда данные в карточке правильные, а в форму попадают неверные, перезаполните документ: кнопка «Заполнить» повторно подтянет актуальные сведения. Если и это не помогает — проверьте историю изменения персональных данных физлица, возможно, там есть запись с некорректной датой, которая «перекрывает» правильные значения.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать сведения о застрахованных лицах в 1С:Бухгалтерии 8?
Да, если в конфигурации ведётся кадровый учёт. Путь зависит от версии: в проф-версии ищите раздел «Зарплата и кадры» → отчётность в фонды, в базовой версии форма обычно доступна только через «Отчёты» → «1С-Отчетность» → «Создать». Функционал урезан по сравнению с ЗУП, поэтому при регулярной работе с персонифицированной отчётностью удобнее использовать 1С:ЗУП.
Распечатанная форма заменяет отправку в фонд?
Нет. Печатная версия нужна для внутреннего контроля, выдачи сотруднику или приложения к проверочным материалам. Обязанность работодателя исполняется только электронной отправкой через 1С-Отчетность или иного оператора ЭДО с подтверждением о получении фондом.
Почему в форме выводится старая фамилия сотрудника?
Программа берёт данные, актуальные на дату события, из истории изменений персональных данных. Если смена фамилии оформлена документом с неправильной датой или вовсе не оформлена, форма покажет устаревшее значение. Проверьте историю персональных данных физлица и оформите изменение корректным документом, затем перезаполните форму.
Как распечатать форму по сотруднику, который уже уволен?
Откройте журнал «Сведения о застрахованных лицах» и снимите отбор по текущему периоду — уволенные сотрудники остаются в базе со всеми документами. Найдите нужный документ по дате или создайте новый, выбрав сотрудника из справочника (в списке сотрудников включите отображение уволенных).
Что делать, если кнопка «Печать» неактивна?
Чаще всего документ не записан или не заполнен. Запишите документ, нажмите «Заполнить» и повторите попытку. Если кнопка остаётся недоступной, проверьте права пользователя — у роли без прав на печать отчётности команда может быть скрыта. Обратитесь к администратору 1С для проверки настроек доступа.
Нужно ли заверять распечатанную форму подписью и печатью?
Если форма распечатывается для внутренней сверки — нет. Если бумажная копия требуется сотруднику или для официального запроса, её подписывает руководитель или уполномоченное лицо; печать ставится, если она используется в организации. Требования к оформлению уточняйте у стороны, запросившей документ.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованных лицах печатаются из раздела «Отчетность, справки» — из журнала форм или через 1С-Отчетность. Форма берёт данные из карточки сотрудника и кадровых документов, поэтому перед печатью сверьте СНИЛС, ФИО и наличие проведённого приёма. Печать не заменяет электронную сдачу, а массовые изменения данных делайте только после резервного копирования базы.