Документы и Печать · 10 мин
Как распечатать согласие на обработку персональных данных в 1С
Где в 1С:ЗУП и других конфигурациях найти и распечатать согласие на обработку персональных данных: документы, печатные формы, настройка и типичные ошибки.
Согласие на обработку персональных данных — обязательный документ, который работодатель должен получить от сотрудника до начала обработки его данных. В 1С этот документ заводится электронно, а затем распечатывается для подписания работником. Основной инструмент для этого — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где есть отдельный документ «Согласие на обработку персональных данных».
Путь к документу зависит от версии конфигурации и релиза, но общая логика одинакова: документ находится в разделе кадрового учёта, создаётся на конкретного сотрудника, а печатная форма формируется по кнопке «Печать». Ниже разобраны точные шаги для типовых конфигураций, варианты, когда документ не печатается, и способы доработать шаблон под требования организации.
Где находится документ о согласии в 1С:ЗУП
В типовой «1С:Зарплата и управление персоналом» документ расположен в разделе «Кадры». Откройте подсистему кадрового учёта и найдите в списке документов пункт «Согласия на обработку персональных данных». Если пункт не виден на панели навигации, откройте его через «Все функции» (клавиша с изображением меню в правом верхнем углу) → «Документы» → «Согласия на обработку персональных данных».
Документ привязан к физическому лицу, а не только к сотруднику. Это важно: согласие можно оформить и на кандидата, который ещё не принят на работу. В документе указываются субъект данных, организация-оператор, цели обработки, перечень обрабатываемых данных и срок действия согласия.
Обратите внимание, что видимость раздела зависит от настроек функциональности и прав пользователя. Если вы работаете под учётной записью без прав кадровика или администратора, документ может не отображаться. В этом случае попросите администратора выдать профиль группы доступа с правами на кадровые документы.
Пошаговая печать согласия на сотрудника
Стандартный сценарий выглядит так: вы создаёте новый документ, заполняете его, записываете и выводите печатную форму. Печатная форма формируется автоматически по данным документа и карточки физического лица.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Согласия на обработку персональных данных»
- 2Нажмите «Создать» и выберите физическое лицо (сотрудника или кандидата)
- 3Укажите организацию, дату, цели обработки и срок действия согласия
- 4Проверьте перечень обрабатываемых данных — он подставляется из настроек, но может требовать корректировки
- 5Нажмите «Провести и закрыть» или «Записать»
- 6Нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Согласие на обработку персональных данных»
- 7Проверьте предварительный просмотр и отправьте документ на принтер
Перед печатью убедитесь, что в карточке физического лица заполнены паспортные данные и адрес регистрации — эти сведения подтягиваются в печатную форму. Если паспорт не указан, в документе останутся пустые поля, и согласие придётся перепечатывать.
После подписания бумажного согласия сотрудником отсканированную копию можно прикрепить к документу через механизм присоединённых файлов (скрепка в командной панели). Так электронный архив будет соответствовать бумажному.
Печать согласия для кандидата до приёма на работу
Отдельный сценарий — оформление согласия на этапе подбора персонала. Кандидат ещё не является сотрудником, но его данные (резюме, анкета) уже обрабатываются, поэтому согласие требуется до начала обработки.
В ЗУП заведите физическое лицо в справочнике «Физические лица» (раздел «Кадры» → «Физические лица»), заполните ФИО и паспортные данные, но не создавайте сотрудника и приём на работу. Затем создайте документ согласия и выберите это физическое лицо. Печатная форма сформируется так же, как для штатного сотрудника.
Что делать, если документа нет в вашей конфигурации
Не во всех конфигурациях 1С есть типовой документ согласия. В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый блок ограничен, и отдельного документа «Согласие на обработку персональных данных» там, как правило, нет. В этом случае есть несколько рабочих вариантов.
Сравнение вариантов
Типовой документ и готовая печатная форма. Подходит, если кадровый учёт ведётся в ЗУП — ограничений по сценарию нет.
Внешняя обработка (.epf) подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Подходит, если шаблон согласия нужно выводить из карточки сотрудника.
Самый простой вариант без доработок, но данные придётся переносить из 1С вручную — высок риск опечаток в паспортных данных.
Программист добавляет печатную форму к справочнику сотрудников. Оправдано при массовом оформлении и нестандартном тексте согласия.
Если вы используете ЗУП в базовой версии, проверьте, не ограничены ли функции кадрового учёта настройками. В разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» и в настройках функциональности кадрового учёта могут быть отключены отдельные механизмы, влияющие на доступность документов.
Настройка текста и шаблона печатной формы
Типовая печатная форма содержит стандартный текст согласия, который не всегда совпадает с шаблоном, утверждённым в организации. Юридическая служба может требовать конкретные формулировки: перечень целей обработки, список третьих лиц, порядок отзыва согласия.
Есть три уровня настройки. Первый — заполнение полей документа: цели обработки и перечень данных редактируются прямо в форме, и эти сведения попадут в печатную форму. Второй — редактирование макета через конфигуратор: макет печатной формы документа можно изменить, но при обновлении конфигурации доработку придётся контролировать. Третий — подключение внешней печатной формы, которая заменяет или дополняет типовую без изменения конфигурации.
Если текст согласия согласован юристом и меняться не должен, надёжнее всего внешняя печатная форма: она переживает обновления конфигурации, а макет внутри конфигурации при обновлении может быть заменён типовым. Перед обновлением релиза всегда проверяйте, не сбросились ли изменённые макеты.
При доработке макета сохраняйте обязательные по законодательству реквизиты: ФИО субъекта, паспортные данные, наименование оператора, цели обработки, перечень данных и действий с ними, срок действия и порядок отзыва. Удаление обязательных реквизитов делает документ юридически уязвимым.
Проверка результата и типичные ошибки
После печати сверьте документ с данными карточки физического лица. Основные точки контроля — паспортные данные, адрес регистрации, наименование организации (особенно если в базе несколько юридических лиц) и дата согласия.
Как проверить результат
Серия, номер, кем и когда выдан совпадают с документом сотрудника
Пустые поля или устаревший паспорт — обновите документ в карточке физлица и перепечатайте
Указано юридическое лицо, с которым заключён трудовой договор
Подставлена другая организация из базы — исправьте поле «Организация» в документе
Список соответствует реально обрабатываемым данным и политике организации
Типовой список не совпадает с практикой — скорректируйте до печати
Дата документа не позже даты начала обработки данных, есть место под подпись
Согласие датировано позже приёма на работу — оформите корректную дату
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно безопасно выполнять: создание документа, печать типовой формы, прикрепление сканов, подключение готовой внешней печатной формы через стандартный механизм дополнительных отчётов и обработок.
К специалисту по 1С стоит обращаться, если требуется изменить макет печатной формы, настроить групповую печать согласий для списка сотрудников или автоматизировать контроль сроков действия согласий. Ошибки в доработке могут нарушить целостность данных кадрового учёта.
Что важно запомнить
Согласие печатается из документа «Согласие на обработку персональных данных» в разделе «Кадры» в 1С:ЗУП. Перед печатью заполните паспортные данные физического лица и проверьте организацию. Если типового документа нет — используйте внешнюю печатную форму. Подписанный бумажный оригинал обязателен, электронный документ его не заменяет.
Частые вопросы
Можно ли распечатать согласие сразу для всех сотрудников?
В типовой конфигурации групповой печати согласий обычно нет — документы создаются по одному. Для массового оформления используют обработку группового создания документов (часто входит в отраслевые решения) или заказывают доработку. Альтернатива без программирования — создать документы копированием, меняя только физическое лицо.
Чем отличается согласие в 1С:Бухгалтерии от ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового документооборота, поэтому типового документа согласия там, как правило, отсутствует. Кадровые документы, включая согласия, корректно вести в ЗУП, а в бухгалтерию выгружать только данные для расчётов и отчётности.
Нужно ли перепечатывать согласие при смене паспорта сотрудником?
Зависит от формулировок в самом согласии и политике организации. Если в документе указаны конкретные паспортные данные, при их смене согласие обычно переоформляют: обновляют документ в карточке физического лица, создают новый документ согласия и печатают его заново.
Где хранить подписанное согласие в программе?
Используйте механизм присоединённых файлов: откройте документ согласия, нажмите значок скрепки в командной панели и добавьте скан подписанного документа. Файл будет храниться в базе и доступен из карточки документа. Бумажный оригинал при этом хранится в личном деле сотрудника.
Почему кнопка «Печать» неактивна или форма не открывается?
Чаще всего причины три: документ не записан (сначала нажмите «Записать»), у пользователя недостаточно прав на печать документа, либо печатная форма отключена в настройках дополнительных обработок. Проверьте также, не блокирует ли антивирус или браузер всплывающее окно предварительного просмотра, если работаете через веб-клиент.
Можно ли подписать согласие электронной подписью вместо печати?
Если в организации внедрён кадровый электронный документооборот (КЭДО) и сотруднику выдана подходящая электронная подпись, согласие можно подписать в электронном виде через сервисы, интегрированные с 1С. Без КЭДО действующим считается документ с собственноручной подписью на бумаге.