Документы и Печать · 9 мин
Где в 1С распечатать путевой лист
Где в 1С найти и распечатать путевой лист: типовые и отраслевые конфигурации, заполнение документа, настройка печатной формы, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Путевой лист — обязательный первичный документ для организаций, использующих автотранспорт. В 1С его печать доступна почти во всех конфигурациях, но расположение команды зависит от версии программы: в типовой «Бухгалтерии предприятия» это один путь, в отраслевых решениях вроде «1С:Управление автотранспортом» — другой. Ниже разобраны основные сценарии поиска и печати путевого листа.
Ключевой момент: путевой лист печатается из документа, поэтому сначала документ нужно создать и заполнить. Если в вашей конфигурации документа «Путевой лист» нет вовсе, печатную форму можно взять из альтернативных документов — например, из документа списания ГСМ или из внешней печатной формы.
Где находится путевой лист в 1С:Бухгалтерии 8.3
В типовой «1С:Бухгалтерии предприятия 8» документ «Путевой лист» появился в составе стандартной поставки. Найти его можно через раздел «Покупки» → «Путевые листы» либо через «Операции» → «Путевые листы» — расположение зависит от релиза конфигурации. Если пункта нет в меню, проверьте настройки функциональности: раздел «Главное» → «Функциональность», на закладке, связанной с запасами или ОС, должна быть включена опция учета транспорта и ГСМ.
Откройте журнал документов, нажмите «Создать», выберите тип путевого листа (легкового или грузового автомобиля). После заполнения шапки — организация, автомобиль, водитель, даты выезда и возврата, показания спидометра — заполните маршрут и расход топлива. Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите форму путевого листа.
- 1Откройте «Покупки» или «Операции» → «Путевые листы»
- 2Создайте документ и выберите тип ТС
- 3Заполните автомобиль, водителя, даты и показания спидометра
- 4Укажите маршрут и остатки топлива
- 5Нажмите «Печать» и выберите форму путевого листа
- 6Проверьте предпросмотр и отправьте на принтер
Печать путевого листа в отраслевых конфигурациях
В специализированных решениях — «1С:Управление автотранспортом», «1С:Предприятие 8. Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом» — путевой лист является центральным документом. Обычно он находится в отдельной подсистеме: раздел «Автотранспорт» → «Путевые листы» или «Документы» → «Путевой лист». В этих конфигурациях доступно несколько печатных форм: межотраслевые формы №3 (легковой), №4-С и №4-П (грузовой), а также формы для спецтехники и автобусов.
Перед печатью убедитесь, что документ проведен: в ряде отраслевых решений печатная форма формируется с расчетными данными (нормативный расход топлива, заработная плата водителя), которые появляются только после проведения. Если кнопка «Печать» предлагает несколько вариантов, выбирайте форму, соответствующую типу вашего транспорта.
Что делать, если документа «Путевой лист» нет в конфигурации
В старых релизах 1С:Бухгалтерии и в некоторых базовых версиях отдельного документа «Путевой лист» может не быть. В этом случае есть три рабочих варианта. Первый — обновить конфигурацию до актуального релиза, где документ присутствует. Второй — использовать внешнюю печатную форму: файл формата .epf подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки».
Третий вариант — вести путевые листы в отдельной программе или в отраслевом решении, а в бухгалтерию переносить только итоговые данные по списанию ГСМ документом «Требование-накладная» или «Списание материалов». Это допустимо, если первичные документы (сами путевые листы) оформлены корректно и хранятся в бумажном или электронном виде.
Как выбрать способ печати
Настройка и заполнение перед печатью
Чтобы печатная форма заполнялась автоматически, заранее заведите справочные данные: автомобили в справочнике «Основные средства» или «Транспортные средства», водителей — в «Физические лица» и «Сотрудники», марки и нормы расхода топлива — в карточке транспортного средства. Тогда при создании путевого листа достаточно выбрать машину, и большинство полей подставится автоматически.
Обязательные реквизиты путевого листа установлены приказом Минтранса: наименование и номер документа, даты выезда и возврата, сведения о собственнике ТС, о самом транспортном средстве и о водителе, показания одометра, отметки о предрейсовом медосмотре и техническом контроле. Если какой-то из этих реквизитов не заполнен, документ может быть признан оформленным с нарушениями при проверке.
Настройка печатной формы и сохранение в файл
После нажатия «Печать» 1С формирует табличный документ. Его можно сразу отправить на принтер или сохранить: «Файл» → «Сохранить как» → выбрать формат PDF или Excel. Это удобно для отправки водителю в электронном виде или для архива. Если форма не помещается на лист, откройте настройки страницы и уменьшите масштаб или измените ориентацию на альбомную — многие формы путевых листов рассчитаны именно на неё.
Если типовая форма не устраивает (например, нужен логотип, дополнительные графы или иной порядок строк маршрута), макет можно доработать. Для этого потребуется конфигуратор и навыки работы с макетами табличных документов, либо подключение внешней печатной формы, не затрагивающей типовую конфигурацию — это безопаснее для последующих обновлений.
Типичные ошибки при печати путевых листов
Чаще всего проблемы возникают не с самой печатью, а с данными. Распространённая ситуация — кнопка «Печать» неактивна или форма выходит пустой. Причина обычно в том, что документ не записан или в нём не выбран автомобиль. Запишите документ и проверьте заполнение шапки.
Вторая группа ошибок — расчётные: неверные показания спидометра (начальное больше конечного), отсутствие остатка топлива на начало, из-за чего расход считается некорректно. Третья группа — организационная: пользователь ищет путевой лист не в той конфигурации или у него нет прав на документ. Проверьте роль пользователя у администратора.
Проверка результата после печати
После формирования печатной формы сверьте ключевые поля с исходными данными: номер и дата документа, ФИО водителя, госномер автомобиля, показания одометра на выезде и возвращении, количество заправленного и израсходованного топлива. Все значения должны совпадать с документом в базе.
Как проверить результат
Совпадают с документом в базе
Пустые или отличаются — документ не записан
Конечное больше начального, стыкуются с прошлым листом
Разрыв или отрицательный пробег
Заполнен и соответствует пробегу и норме
Нулевой расход при ненулевом пробеге
Есть даты, время и подписи ответственных лиц
Поля пустые
Часто задаваемые вопросы
Почему в меню 1С:Бухгалтерии нет пункта «Путевые листы»?
Проверьте три вещи: включена ли соответствующая опция в «Главное» → «Функциональность», достаточно ли прав у пользователя и актуален ли релиз конфигурации. В старых релизах документ отсутствует — поможет обновление или внешняя печатная форма.
Можно ли распечатать путевой лист за прошлый период?
Да. Откройте журнал путевых листов, установите отбор по периоду, найдите нужный документ и нажмите «Печать». Если документа не было — создайте его задним числом, но учтите, что это может повлиять на учет ГСМ в уже закрытых периодах.
Как распечатать сразу несколько путевых листов?
В журнале документов выделите несколько строк (с клавишей Ctrl или Shift), затем используйте кнопку «Печать» в командной панели журнала — программа сформирует печатные формы по всем выделенным документам.
Обязательно ли использовать типовую форму из 1С?
Нет. Организация вправе применять самостоятельно разработанную форму, если в ней присутствуют все обязательные реквизиты, установленные приказом Минтранса. Собственную форму можно реализовать через внешнюю печатную форму.
Можно ли сохранить путевой лист в PDF?
Да. Сформируйте печатную форму, затем в окне табличного документа выберите «Файл» → «Сохранить как» и укажите формат PDF. Файл можно отправить водителю или сохранить в электронный архив.
Что делать, если печатная форма обрезается при печати?
Откройте настройки страницы в окне предварительного просмотра: смените ориентацию на альбомную, уменьшите масштаб или поля. Большинство форм путевых листов рассчитаны на альбомную ориентацию листа А4.
Что важно запомнить
Путевой лист печатается из одноименного документа кнопкой «Печать». В 1С:Бухгалтерии ищите его в разделе «Покупки» или «Операции», в отраслевых решениях — в подсистеме автотранспорта. Перед печатью заполните все обязательные реквизиты: одометр, маршрут, отметки о медосмотре и техконтроле. Если документа нет — обновите релиз или подключите внешнюю печатную форму.