Документы и Печать · 9 мин
Где в 1С найти приглашения от контрагентов и как их обработать
Где в 1С найти приглашения от контрагентов по ЭДО: разделы в БП 3.0, УТ 11 и ERP, как принять или отклонить приглашение, типичные ошибки и проверка результата.
Приглашения от контрагентов в 1С — это запросы на подключение к электронному документообороту (ЭДО). Когда поставщик или покупатель отправляет вам приглашение через оператора ЭДО (1С-ЭДО, Такском, СБИС и других), оно появляется в программе, и только после его принятия стороны могут обмениваться юридически значимыми документами: счетами-фактурами, УПД, актами и накладными.
Место, где отображаются приглашения, зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» это один раздел, в «1С:Управление торговлей» и ERP — другой. Кроме того, приглашения бывают входящими (вас приглашают) и исходящими (вы пригласили и ждёте ответа), и их часто путают. Ниже — точные пути по меню, порядок принятия и отклонения, а также что делать, если приглашение не приходит.
Что такое приглашение в ЭДО и когда оно появляется
Приглашение — техническая заявка на установление связи между двумя участниками ЭДО. Оно содержит ИНН и КПП сторон, идентификаторы участников у операторов и предлагаемый формат обмена. Пока приглашение не принято, документы между компаниями через ЭДО не ходят: отправитель получит ошибку маршрута или статус «Не настроен ЭДО».
Приглашение появляется в программе после синхронизации с сервисом 1С-ЭДО или при выполнении регламентного задания обмена. Если автоматический обмен не настроен, приглашение не «прилетит» само — его нужно получить вручную кнопкой обновления статусов. Это одна из самых частых причин ситуации «контрагент говорит, что отправил, а у нас пусто».
Где найти приглашения в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0)
В бухгалтерии есть два равнозначных пути. Первый: раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → ссылка «Приглашения» в блоке настроек ЭДО. Второй: раздел «Покупки» или «Продажи» → «ЭДО» (или «Обмен электронными документами») — в открывшейся панели будет вкладка с приглашениями и счётчик непрочитанных.
Список приглашений разделён на входящие и исходящие. Входящие — это то, что отправили вам контрагенты; именно они требуют действия. Колонки показывают контрагента, оператора ЭДО, статус («Ожидает ответа», «Принято», «Отклонено») и дату. Отбор по статусу «Ожидает ответа» быстро покажет все необработанные запросы.
- 1Откройте «Администрирование → Обмен электронными документами → Приглашения».
- 2Перейдите на вкладку «Входящие» и найдите приглашение со статусом «Ожидает ответа».
- 3Откройте его и проверьте ИНН/КПП отправителя — они должны совпадать с реальным контрагентом.
- 4Нажмите «Принять», выберите учётную запись ЭДО вашей организации и подтвердите действие.
- 5Дождитесь смены статуса на «Принято» после обмена с сервисом.
Где найти приглашения в УТ 11, ERP и КА 2
В торговых конфигурациях путь другой: «НСИ и администрирование» → «Настройка ЭДО» → «Приглашения к обмену электронными документами». В некоторых релизах раздел называется «ЭДО» прямо в панели навигации, а приглашения доступны из рабочего места «Текущие дела по ЭДО».
Обратите внимание на рабочее место «Текущие дела по ЭДО»: оно агрегирует все события, требующие реакции — входящие приглашения, документы на подпись, ошибки обмена. Если приглашение «потерялось» в общем списке, именно здесь его проще всего обнаружить по отбору «Требуют действия».
Как принять, отклонить или отправить своё приглашение
При принятии программа попросит выбрать учётную запись ЭДО (если их несколько — например, у организации несколько идентификаторов) и подтвердить согласие с регламентом оператора. После подтверждения статус меняется не мгновенно: программа отправляет ответ оператору, и финальный статус «Принято» появляется после очередного сеанса обмена, обычно в течение нескольких минут.
Отклонять приглашение стоит, если отправитель неизвестен, ИНН не совпадает с реальным партнёром или обмен с этим контрагентом не планируется. Отклонение не блокирует повторные приглашения: контрагент сможет отправить запрос снова. Если приглашение пришло от мошеннического адресата (поддельный контрагент с похожим названием), отклоните его и не подписывайте никакие документы от этого участника.
Как отправить приглашение самому
Исходящее приглашение создаётся из карточки контрагента (кнопка «ЭДО» → «Отправить приглашение») или из списка приглашений кнопкой «Создать». Укажите ИНН контрагента и, если известен, его идентификатор участника ЭДО — это ускорит доставку. Статус «Ожидает ответа» будет висеть, пока контрагент не примет запрос у себя.
Почему приглашение не видно: проверка обмена и прав
Если контрагент уверяет, что приглашение отправлено, а в списке пусто, проверьте три вещи. Первое — выполните вручную обмен: в БП это «Отправить и получить электронные документы» в панели ЭДО, в УТ/ERP — команда «Выполнить обмен» в настройке ЭДО. Второе — убедитесь, что регламентное задание обмена ЭДО активно и завершается без ошибок (журнал регистрации покажет сбои авторизации у оператора). Третье — проверьте права: у пользователя должна быть роль настройки и выполнения обмена ЭДО, иначе раздел приглашений может быть недоступен.
Как проверить результат
«Принято» после сеанса обмена
Долго висит «Ожидает ответа» или появилась ошибка обмена
В настройках ЭДО с контрагентом статус «Присоединён»
«Не настроен ЭДО» или маршрут не найден
Исходящий УПД уходит и получает подтверждение оператора
Документ застрял в статусе «Ожидается отправка»
Типичные ошибки при работе с приглашениями
Отдельная ситуация — дубли приглашений. Один и тот же контрагент может отправить запрос несколько раз с разных идентификаторов или через разных операторов (роуминг). Принимайте то приглашение, чей оператор и идентификатор вы согласовали с партнёром, остальные отклоняйте, чтобы не плодить лишние настройки обмена.
Что делать после принятия приглашения
Принятое приглашение — только половина настройки. Дальше нужно проверить настройку обмена с конкретным контрагентом: какие виды документов будут отправляться, какой формат используется (УПД, акт, накладная), кто подписывает документы. В БП это «Настройки ЭДО» в карточке контрагента или общий список настроек, в УТ/ERP — «Настройки ЭДО» в разделе настройки.
Финальная проверка — отправка реального или тестового документа. Если УПД ушёл, получил подтверждение оператора и статус «Доставлен», канал работает. Если документ завис на этапе подписания или отправки, смотрите ошибки в рабочем месте «Текущие дела по ЭДО» — чаще всего это истёкший сертификат или проблема авторизации у оператора.
Что важно запомнить
Приглашения находятся в разделе ЭДО: в БП 3.0 — «Администрирование → Обмен электронными документами → Приглашения», в УТ/ERP — «Настройка ЭДО → Приглашения». Перед принятием сверьте ИНН отправителя, после принятия проверьте статус «Принято» и настройку обмена с контрагентом. Если приглашения нет — выполните обмен вручную и проверьте регламентное задание и права пользователя.
Частые вопросы
Приглашение пришло, но кнопка «Принять» неактивна. Почему?
Чаще всего у пользователя нет прав на настройку ЭДО или не выбрана учётная запись организации. Проверьте роли доступа к обмену электронными документами и наличие хотя бы одной действующей учётной записи ЭДО в программе.
Контрагент отправил приглашение, но в списке его нет. Что делать?
Выполните обмен вручную («Отправить и получить электронные документы»), проверьте, что регламентное задание обмена работает без ошибок, и уточните у контрагента, на какой идентификатор участника ЭДО он отправлял запрос — возможно, он указал устаревший идентификатор вашей организации.
Можно ли отменить уже принятое приглашение?
Да, связь разрывается через аннулирование настройки ЭДО с контрагентом: в настройках обмена с этим участником выполняется отключение (отказ от приглашения). После этого документы через ЭДО между сторонами перестанут отправляться.
Чем приглашение отличается от настройки ЭДО с контрагентом?
Приглашение устанавливает сам факт связи между участниками у оператора. Настройка ЭДО определяет, какие документы, в каком формате и с какими подписями вы будете обмениваться. Без принятого приглашения настройка не заработает, но одного приглашения для полноценного обмена недостаточно.
Пришло приглашение от неизвестной компании. Принимать?
Нет, пока не проверите отправителя. Сверьте ИНН по выписке ЕГРЮЛ и уточните у своих менеджеров, ведутся ли переговоры с этой компанией. Неизвестные приглашения безопаснее отклонить — принятие открывает канал для входящих документов, которые кто-то в компании может подписать по ошибке.
Нужно ли принимать приглашение заново при смене оператора ЭДО?
Да. При смене оператора меняется идентификатор участника ЭДО, поэтому старые связи перестают работать. Контрагентам нужно отправить новые приглашения с нового идентификатора (или дождаться входящих от них) и принять их заново.