Документы и Печать · 11 мин
Где в 1С Бухгалтерии найти и оформить доверенность
Разбираем, где в 1С Бухгалтерии находится доверенность: как создать документ, заполнить форму М-2, распечатать и исправить ошибки. Пошаговая инструкция с примерами.
Доверенность в 1С:Бухгалтерии — это документ, которым организация уполномочивает сотрудника получить товарно-материальные ценности от поставщика. Чаще всего программа предлагает типовую форму М-2 (или М-2а), утверждённую для учёта доверенностей на получение материальных ценностей. Документ не формирует проводок и не влияет на учёт — он нужен только для печати и регистрации выданных доверенностей.
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) доверенность находится в разделе «Покупки» — «Доверенности». В некоторых настройках интерфейса этот пункт может быть скрыт, тогда доступ открывается через поиск или настройку навигации раздела. Ниже разберём все способы найти документ, создать его и распечатать.
Важно понимать: доверенность в 1С — это не юридически самостоятельный электронный документ, а печатная форма. Реквизиты заполняются из справочников организации, контрагентов и физических лиц, поэтому перед оформлением стоит проверить актуальность этих данных.
Где находится доверенность в интерфейсе программы
Основной путь — панель разделов слева, пункт «Покупки». В панели навигации раздела найдите ссылку «Доверенности» — обычно она располагается в группе документов рядом с поступлениями и счетами-фактурами. По клику открывается журнал, где хранятся все ранее выданные доверенности с номерами, датами и сотрудниками.
Если в разделе «Покупки» такой ссылки нет, это значит, что видимость команды отключена в настройках навигации. Нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу панели навигации, выберите «Настройка навигации», найдите «Доверенности» в списке доступных команд и перенесите её в состав меню.
Универсальный запасной вариант — технологический список всех объектов. Откройте «Главное меню» (кнопка с оранжевым логотипом слева вверху), выберите «Все функции», в дереве раскройте ветку «Документы» и найдите «Доверенность». Двойной щелчок откроет тот же журнал. Этот способ работает всегда, независимо от настроек интерфейса, но требует права «Все функции» у пользователя.
- 1Откройте раздел «Покупки» в панели разделов слева
- 2Найдите ссылку «Доверенности» в панели навигации
- 3Если ссылки нет — нажмите шестерёнку → «Настройка навигации» и добавьте команду
- 4Запасной путь: «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» → «Доверенность»
- 5Откроется журнал — нажмите «Создать» для нового документа
Как создать новую доверенность
В журнале «Доверенности» нажмите кнопку «Создать». Откроется форма документа. Поля немногочисленны, но каждое влияет на печатную форму, поэтому заполняйте их внимательно.
Основные реквизиты: организация (подставляется по умолчанию, если она одна), контрагент-поставщик, от которого получаются ценности, физическое лицо — сотрудник, на которого выписывается доверенность, срок действия и перечень получаемых ценностей. Номер документа программа присвоит автоматически при записи, дата ставится текущая — при необходимости её можно изменить.
Перечень ценностей заполняется в табличной части: укажите наименование, единицу измерения и количество. Эти строки попадут в печатную форму М-2. Если ценности получаются по конкретному документу поставщика, укажите его реквизиты в поле основания — например, «по счёту № 145 от 12.03» или «по договору № 78».
После заполнения нажмите «Провести и закрыть» или «Записать». Документ сохранится в журнале, а номер доверенности зафиксируется в нумерации. Помните: доверенность не создаёт движений по регистрам, её проведение — чистая формальность для сохранения в базе.
Как заполняются данные сотрудника и организации
Паспортные данные сотрудника и его должность подтягиваются из справочника «Физические лица» и кадровых данных. Если в печатной форме поля «паспорт серия, номер» или «должность» пустые, значит, эти сведения не введены в карточку физического лица. Откройте справочник «Физические лица» (раздел «Справочники» или «Зарплата и кадры»), найдите сотрудника и заполните документ, удостоверяющий личность.
Реквизиты организации — наименование, ИНН, КПП, адрес — берутся из карточки организации в разделе «Главное» → «Реквизиты организации». Ошибки в этих данных на печатной форме исправляются не в самой доверенности, а в карточке организации, после чего документ нужно перепечатать.
Руководитель и главный бухгалтер, чьи подписи и расшифровки выводятся на форму, определяются через данные об ответственных лицах организации. Проверьте их в карточке организации по ссылке «Подписи» или «Ответственные лица» — там должны быть указаны действующие должностные лица с датами назначения.
Как распечатать доверенность по форме М-2
Печать выполняется из формы документа кнопкой «Печать» — в выпадающем списке выберите форму «Доверенность (М-2)». Откроется предварительный просмотр, где можно проверить все поля перед выводом на принтер. Форма М-2 состоит из двух частей: корешка, который остаётся в организации, и отрывной части, выдаваемой сотруднику.
Если доверенности выдаются регулярно и в большом количестве, организация может использовать форму М-2а — она предполагает учёт в специальном журнале. В типовой конфигурации основной является форма М-2; при необходимости нестандартного бланка печатную форму дорабатывают через внешние печатные формы (подключаются в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»).
Перед печатью убедитесь, что срок действия доверенности указан корректно. По общему правилу срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей ограничен; типовая практика — не более 10–15 дней, но конкретные требования зависят от внутренних регламентов организации и условий поставщика. Программа не контролирует срок автоматически — это зона ответственности бухгалтера.
Как проверить результат перед печатью
Номер присвоен, дата соответствует дню выдачи
Номер пустой или дата прошедшая — документ не записан или дата не исправлена
ФИО, должность, паспортные данные заполнены полностью
Пустые поля паспорта или должности — не заполнена карточка физлица
Контрагент верный, указан документ-основание (счёт, договор)
Не тот поставщик или нет основания — поставщик может отказать в отпуске ценностей
ФИО выведены на форму
Пусто — не назначены ответственные лица в карточке организации
Учёт и контроль выданных доверенностей
Журнал «Доверенности» в разделе «Покупки» — это и есть регистр учёта выданных бланков. По нему можно отследить, кому, когда и на получение каких ценностей выдавались доверенности. Для контроля используйте отбор по сотруднику или периоду через кнопку «Ещё» → «Настроить список».
Хорошая практика — сверять выданные доверенности с фактическими поступлениями. Если сотрудник получил ценности по доверенности, в базе должно появиться поступление товаров от соответствующего поставщика. Доверенности, по которым ценности не поступили и срок действия истёк, стоит помечать как использованные или аннулированные во внутреннем учёте — типовой механизм автоматического контроля в программе отсутствует.
Для анализа можно вывести список документов на печать: в журнале через «Ещё» доступна команда вывода списка в табличный документ с выбранными колонками. Это удобно для внутренней отчётности перед ревизиями.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пользователь не находит доверенность в меню и решает, что её нет в конфигурации. На деле документ присутствует в типовой поставке, просто команда скрыта настройками интерфейса или у пользователя нет прав на этот вид документов. Проверьте права: если «Все функции» недоступно и в журнале пусто с ошибкой доступа, обратитесь к администратору 1С для настройки роли.
Вторая ошибка — заполнение паспортных данных вручную прямо в печатной форме через режим редактирования табличного документа. Такие правки не сохраняются в базе и при повторной печати пропадут. Всегда исправляйте источник данных — справочники и карточки.
Третья ошибка — использование доверенности как основания для оприходования ценностей. Доверенность не заменяет документ поступления: товары приходуются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» на основании первички поставщика, а не доверенности.
Если типовой формы недостаточно
Иногда организации нужен собственный бланк доверенности — например, доверенность на подписание документов, на представление интересов в госорганах или с дополнительными реквизитами. Типовая доверенность в 1С:Бухгалтерии ориентирована только на получение материальных ценностей (форма М-2).
Для других видов доверенностей есть два пути. Первый — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» (потребуется готовый файл обработки, разработанный программистом). Второй — оформить доверенность в текстовом редакторе вне 1С, а в программе вести только учёт выданных бланков.
Как выбрать действие
Заведите привычку проверять паспортные данные новых сотрудников сразу при приёме на работу, а не в момент оформления доверенности. Тогда срочная выдача доверенности займёт пару минут: создать документ, заполнить поставщика и перечень, распечатать.
Частые вопросы
Почему в разделе «Покупки» нет пункта «Доверенности»?
Команда скрыта настройками интерфейса. Нажмите шестерёнку в панели навигации раздела, выберите «Настройка навигации» и перенесите «Доверенности» в видимые команды. Либо откройте журнал через «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» → «Доверенность». Если и там объект недоступен — проверьте права пользователя у администратора.
Можно ли изменить номер доверенности вручную?
Да, номер редактируется в форме документа до записи. Но учтите: программа ведёт автоматическую нумерацию в пределах периода, и ручная смена номера может нарушить последовательность. Если нужна другая система нумерации (например, с префиксом подразделения), это настраивается через механизм префиксации в «Администрировании».
Формирует ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?
Нет. Документ «Доверенность» не делает движений по регистрам и не влияет на учёт. Это чисто печатный и регистрационный инструмент. Оприходование полученных ценностей выполняется документом поступления на основании первичных документов поставщика.
Как распечатать доверенность, созданную ранее?
Откройте журнал «Покупки» → «Доверенности», найдите нужный документ по номеру или дате (удобно использовать отбор), откройте его двойным щелчком и нажмите «Печать» → «Доверенность (М-2)». Переформировать можно любое количество раз — данные подтягиваются из базы на момент печати.
Что делать, если в форме М-2 не выводится главный бухгалтер?
Откройте карточку организации («Главное» → «Реквизиты организации»), перейдите к данным об ответственных лицах или подписях и проверьте, что главный бухгалтер указан с корректной датой назначения. Если запись есть, но дата позже даты доверенности — подпись не выведется. Исправьте дату или добавьте актуальную запись, затем перепечатайте документ.
Можно ли выписать доверенность на получение ценностей от нескольких поставщиков?
Типовой документ рассчитан на одного контрагента — поле поставщика одно. Если сотрудник получает ценности у нескольких поставщиков, оформляйте отдельную доверенность на каждого. Это соответствует и практике учёта: каждый бланк регистрируется и гасится отдельно.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С:Бухгалтерии находится в разделе «Покупки» → «Доверенности»; скрытую команду возвращают через настройку навигации или «Все функции». Документ печатается по форме М-2 и не создаёт проводок. Полнота печатной формы зависит от справочников: паспортные данные — из карточки физлица, подписи — из ответственных лиц организации. Ошибки исправляйте в источниках данных, а не на распечатке.