Где в 1С 8 Бухгалтерия находится доверенность и как её оформить

В 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0) доверенность оформляется отдельным документом, который находится в разделе Покупки → Доверенности. В некоторых конфигурациях и при другой настройке командного интерфейса тот же документ доступен из раздела Банк и касса либо через общий список «Все документы». Если в панели раздела пункта «Доверенности» не видно, его можно вывести через настройку навигации раздела.

Документ предназначен для печати унифицированной формы М-2 (или М-2а) — доверенности на получение товарно-материальных ценностей сотрудником организации. Программа автоматически подставляет реквизиты организации, данные сотрудника и список получаемых ценностей, если доверенность создаётся на основании счёта от поставщика.

Где именно искать доверенность в интерфейсе

Основной путь: откройте раздел Покупки в верхней или левой панели разделов и в группе документов найдите пункт Доверенности. Откроется журнал, где хранятся все ранее выписанные доверенности с номерами, датами и сотрудниками.

Если пункта нет в списке, нажмите кнопку настройки навигации (шестерёнка или ссылка «Настройка навигации» в правом верхнем углу панели раздела) и перенесите «Доверенности» из правого списка доступных команд в левый — видимый. После этого команда появится постоянно.

Альтернативный способ — воспользоваться поиском: нажмите значок лупы в правом верхнем углу программы и введите слово «Доверенность». Система покажет и журнал документов, и функцию создания нового.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» в панели разделов
2. 2
   Найдите пункт «Доверенности» в списке документов раздела
3. 3
   Если пункта нет — откройте «Настройку навигации» и добавьте команду в видимые
4. 4
   Либо используйте поиск по слову «Доверенность» через значок лупы

Как создать новую доверенность

В журнале доверенностей нажмите кнопку Создать. Откроется форма документа, где последовательно заполняются поля: организация (подставляется по умолчанию, если она одна), дата выдачи, сотрудник, на которого оформляется доверенность, и контрагент-поставщик, у которого будут получены ценности.

Поле «Сотрудник» выбирается из справочника «Сотрудники». Если нужного человека там нет, его сначала необходимо завести: раздел Справочники → Сотрудники. От паспортных данных сотрудника зависит корректность печатной формы, поэтому проверьте, что в карточке заполнены документ, удостоверяющий личность, и его реквизиты.

В табличную часть вносятся наименования получаемых материальных ценностей и их количество. В поле «Действительна до» укажите срок действия доверенности — обычно это несколько дней, достаточных для получения товара.

Заполнение на основании счёта от поставщика

Удобный сценарий — создать доверенность на основании документа «Счёт от поставщика». Откройте счёт, нажмите кнопку Создать на основании и выберите «Доверенность». Программа автоматически перенесёт поставщика и перечень номенклатуры с количеством из счёта.

Этот способ исключает расхождения между тем, что заказано, и тем, на что выписана доверенность. Останется только указать сотрудника и срок действия, а затем проверить перенесённые данные.

Печать формы М-2

После заполнения нажмите Провести, затем кнопку Печать → Доверенность (М-2). Программа сформирует печатную форму унифицированного образца с корешком и отрывной частью. Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте номер, дату, ФИО сотрудника, его паспортные данные и перечень ценностей.

Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью организации (при её наличии). Без подписей документ не имеет силы, даже если в программе он проведён корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные в печатной форме

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены

Тревожный признак

Поля пустые или содержат устаревшие данные

Перечень ценностей

Норма

Совпадает со счётом поставщика по наименованиям и количеству

Тревожный признак

Позиции отличаются или указаны произвольно

Подписи на бумажном бланке

Норма

Подписи руководителя и главного бухгалтера проставлены

Тревожный признак

Бланк распечатан, но не подписан

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — пустые паспортные данные в печатной форме. Причина почти всегда в незаполненной карточке сотрудника, а не в самой доверенности. Вторая типичная ошибка — выбор физического лица вместо сотрудника: доверенность в конфигурации оформляется именно на сотрудника организации, поэтому человек должен быть заведён в соответствующем справочнике.

Обратите внимание: документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии носит печатно-учётный характер. Он не формирует проводок и не влияет на учёт — его задача только зарегистрировать факт выдачи и вывести форму М-2. Оприходование ценностей выполняется отдельным документом «Поступление (акты, накладные)».

Если доверенности нет в вашей конфигурации

В некоторых старых или сильно изменённых конфигурациях документ может называться иначе либо быть скрыт администратором через права доступа. Проверьте права пользователя: при ограниченной роли журнал доверенностей может быть недоступен. В этом случае обратитесь к администратору 1С для расширения прав.

Как запасной вариант — воспользуйтесь полным списком документов через функции технического специалиста (в режиме с соответствующими правами: Все функции → Документы → Доверенность). Если документ открывается оттуда, но недоступен в интерфейсе — проблема точно в настройке прав или навигации, а не в отсутствии объекта.

Часто задаваемые вопросы

Почему в разделе Покупки нет пункта «Доверенности»?

Скорее всего, команда скрыта в настройке навигации раздела. Нажмите шестерёнку в правом верхнем углу панели раздела, найдите «Доверенности» в списке доступных команд и перенесите её в видимые. Если команды нет и там — проверьте права пользователя у администратора.

Можно ли оформить доверенность на стороннее физическое лицо?

Штатный документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии 8.3 рассчитан на сотрудника организации, выбранного из одноимённого справочника. Для иных случаев доверенность оформляется вне программы по общим правилам, а в учёте отражается только факт поступления ценностей.

Где взять паспортные данные, которые попадают в форму М-2?

Они хранятся в карточке сотрудника: Справочники → Сотрудники → открыть нужного человека → документ, удостоверяющий личность. Заполните серию, номер, кем и когда выдан — после этого печатная форма сформируется корректно.

Создаёт ли доверенность бухгалтерские проводки?

Нет. Документ служит только для регистрации выдачи доверенности и печати формы М-2. Фактическое поступление товаров или материалов оформляется документом «Поступление (акты, накладные)», который и формирует проводки.

Как распечатать доверенность повторно?

Откройте Покупки → Доверенности, найдите нужный документ в журнале по номеру или дате, откройте его и снова нажмите Печать → Доверенность (М-2). Данные сохраняются в базе, поэтому повторная печать возможна в любой момент.