Документы и Печать · 9 мин
Где посмотреть электронную подпись в 1С
Разбираем, где в 1С посмотреть электронную подпись: журнал подписей, карточка документа, проверка сертификата, типичные ошибки и способы проверки подписанных файлов.
Электронная подпись в 1С хранится не «внутри» текста документа, а как отдельный объект, связанный с файлом или документом. Поэтому пользователи часто не могут её найти: подписывают счёт или акт, а потом не понимают, где убедиться, что подпись действительно наложена и кем именно. На практике посмотреть подпись можно в нескольких местах — в карточке документа, в журнале электронных подписей и в настройках программы.
Точное расположение зависит от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP, ЗУП) и от того, какая подпись используется: встроенная в механизм «Электронная подпись» БСП или подпись в рамках обмена ЭДО. Ниже разобраны основные сценарии, которые покрывают большинство рабочих ситуаций.
Прежде чем искать подпись, убедитесь, что в программе вообще включена работа с электронными подписями и у вашей учётной записи есть права на просмотр. Если механизм отключён на уровне настроек, пункты меню просто не появятся в интерфейсе.
Где в 1С хранятся электронные подписи
В типовых конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем подпись сохраняется в регистре сведений «Электронные подписи». Для каждой записи хранится ссылка на подписанный объект, сама двоичная подпись, отпечаток сертификата, дата подписания и данные о том, кто наложил подпись. Это значит, что одна и та же подпись видна и из карточки документа, и из общего журнала.
Если подписывается файл (например, PDF-счёт, прикреплённый к документу), подпись привязывается к файлу в справочнике присоединённых файлов. Если подписывается сам объект информационной базы — подпись привязывается к документу. В обоих случаях интерфейс просмотра похож, но путь к нему немного отличается.
Важно понимать: подпись не «рисуется» в печатной форме. Даже если на печатном бланке есть строка «Подписано электронной подписью», сама криптографическая подпись проверяется только программными средствами — внутри 1С или внешними утилитами.
Как посмотреть подпись конкретного документа
Самый частый сценарий — проверить, подписан ли конкретный документ и кем. Откройте документ (счёт, акт, реализацию, кадровый приказ) и найдите вкладку или команду «Электронные подписи». В большинстве конфигураций она доступна через кнопку «Ещё» в командной панели формы либо отображается отдельной закладкой рядом с «Дополнительно».
В открывшемся списке вы увидите строки подписей: ФИО подписанта, дату и время, комментарий (если он был указан при подписании) и статус проверки. Двойной клик по строке открывает карточку подписи с расширенной информацией, включая данные сертификата.
Если подписывался присоединённый файл, откройте список файлов документа (кнопка со скрепкой), выделите нужный файл и перейдите по команде «Электронные подписи» в его контекстном меню или панели навигации.
- 1Откройте нужный документ в 1С
- 2Нажмите «Ещё» в командной панели и выберите «Электронные подписи» (или откройте одноимённую вкладку)
- 3Изучите список: подписант, дата, статус
- 4Откройте строку двойным кликом, чтобы увидеть сертификат и детали
Общий журнал электронных подписей
Когда нужно посмотреть все подписи сразу — например, проверить, какие документы подписал конкретный сотрудник за период, — используйте общий журнал. Путь в типовых конфигурациях: «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Электронные подписи». В некоторых конфигурациях журнал находится в разделе «НСИ и администрирование» или доступен через поиск по команде «Электронные подписи» в строке поиска команд.
Журнал представляет собой таблицу с колонками: дата подписи, подписанный объект, владелец сертификата, статус. Список можно отфильтровать по подписанту, периоду или типу объекта. Отсюда же можно перейти к самому документу одним кликом.
Если команда не отображается, проверьте, включена ли функциональная опция «Электронные подписи» в настройках программы, и есть ли у вашей роли право чтения регистра. У пользователей с ограниченными правами журнал может быть скрыт.
Как проверить сертификат и действительность подписи
Наличие строки в списке подписей ещё не означает, что подпись действительна. Сертификат мог истечь, быть отозван или выпущен неаккредитованным удостоверяющим центром. Для проверки откройте карточку подписи и используйте команду «Проверить» — программа выполнит криптографическую проверку и покажет результат.
В карточке сертификата видны: кому выдан, кем выдан, срок действия, отпечаток. Сверьте срок действия с датой подписания: подпись, наложенная в период действия сертификата, обычно остаётся юридически значимой и после его окончания, но новые документы просроченным сертификатом подписывать нельзя.
Для проверки на компьютере должны быть установлены средства криптографии (КриптоПро CSP, ViPNet CSP или аналог) и корневые сертификаты удостоверяющего центра. Без них 1С покажет ошибку проверки даже для корректной подписи.
Как проверить результат
«Подпись верна» или «Действительна» без предупреждений
Ошибка проверки, «сертификат недействителен», «не найден сертификат»
Дата подписания попадает в период действия
Подпись наложена после окончания срока сертификата
ФИО соответствует ответственному лицу
Подпись наложена посторонним или техническим пользователем
Подпись в электронных документах ЭДО
Если документ передаётся контрагенту через оператора ЭДО, подписи смотрят в карточке электронного документа. Откройте журнал «Электронные документы», найдите нужный документ и перейдите на вкладку со сведениями о подписях — там отображаются и ваша подпись, и подпись контрагента после получения ответного файла.
В форме электронного документа обычно доступна команда просмотра содержимого: программа показывает, какие файлы входят в пакет, и по каждому файлу — список подписей с результатами проверки. Это удобно, когда контрагент утверждает, что подписал документ, а вы хотите убедиться в этом фактически.
Учтите, что в служебных документах ЭДО (извещения о получении, уточнения) подписи тоже сохраняются и доступны для просмотра тем же способом.
Типичные проблемы и их решение
Наиболее частая жалоба — «подписывали, а подписи нет». Обычно причина в том, что документ подписывался во внешней программе или подпись сохранилась к файлу, а не к объекту, и пользователь ищет её не в том месте. Проверьте оба варианта: вкладку подписей документа и подписи присоединённых файлов.
Вторая типичная ситуация — подпись есть, но при проверке возникает ошибка «не удаётся проверить подпись». Чаще всего не установлен криптопровайдер или корневой сертификат УЦ, либо проверка выполняется на другом компьютере без настроенной криптографии. Установите средства криптографии и цепочку сертификатов, затем повторите проверку.
Третья проблема — отсутствие пункта меню. Значит, отключена функциональная опция или не хватает прав. Обратитесь к администратору 1С: самостоятельно менять роли и настройки без понимания модели доступа не стоит — можно нарушить разграничение прав в базе.
Частые вопросы
Можно ли посмотреть подпись, если документ подписывали в другой программе?
Да, если файл подписи (обычно с расширением .sig или .p7s) загружен вместе с документом. Откройте присоединённые файлы и проверьте наличие файла подписи. Саму подпись 1С проверит только при установленном криптопровайдере, иначе используйте внешние средства проверки.
Почему в списке подписей статус «Не проверена»?
Это означает, что программа сохранила подпись, но криптографическую проверку не выполняла — например, на компьютере нет средств криптографии. Откройте карточку подписи и нажмите «Проверить» на машине с установленным криптопровайдером.
Где посмотреть, каким сертификатом подписан документ?
Откройте карточку подписи двойным кликом по строке в списке подписей — в ней указаны владелец сертификата, издатель, срок действия и отпечаток. По отпечатку можно найти сам сертификат в хранилище сертификатов компьютера.
Видит ли контрагент мою подпись после отправки по ЭДО?
Да. Подпись передаётся вместе с файлом документа, и оператор ЭДО, и сторона получателя могут её проверить. В своей базе вы можете убедиться, что подпись ушла, через карточку электронного документа.
Подпись наложена, но печатная форма без отметки — это нормально?
Да. Электронная подпись не влияет на внешний вид печатной формы. Отметка о подписании появляется на бланке только если это предусмотрено макетом печатной формы вашей конфигурации.
Что важно запомнить
Подпись конкретного документа смотрите на вкладке «Электронные подписи» в его карточке или у присоединённого файла, все подписи — в журнале через раздел «Администрирование». Действительность проверяйте командой «Проверить» на компьютере с установленным криптопровайдером и корневыми сертификатами.