Где печать в 1С: как найти и вывести документ на принтер

Вопрос «где печать в 1С» возникает у большинства новых пользователей, потому что кнопка вывода на принтер не находится на привычном месте, как в Word или Excel. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом) печать привязана к конкретному документу или справочнику и вызывается из его формы, а не из общего меню программы.

Логика проста: сначала вы открываете объект, который нужно напечатать (счёт, накладную, приказ, отчёт), а затем вызываете команду печати из его формы. При этом одна и та же кнопка «Печать» может скрывать целый список печатных форм — например, для реализации товаров доступны ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД и другие варианты.

Ниже разобрано, где именно искать команду печати в разных режимах интерфейса, как выбрать нужную форму, настроить принтер и что делать, если кнопка печати неактивна или документ выводится с ошибками.

Где находится кнопка «Печать» в форме документа

В интерфейсе «Такси», который используется в актуальных типовых конфигурациях, команда печати расположена на командной панели формы документа — это полоса с кнопками в верхней части окна, рядом с «Записать», «Провести» и «Закрыть». Чаще всего кнопка называется «Печать» и имеет значок принтера.

Если кнопки на видном месте нет, откройте меню «Ещё» — оно находится в правой части той же командной панели. Туда разработчики выносят реже используемые команды, и «Печать» нередко скрыта именно там, особенно если форма документа перегружена кнопками.

В списках документов (журналах) печать тоже доступна: выделите одну или несколько строк и нажмите «Печать» на командной панели списка. Это удобно для пакетного вывода — например, когда нужно распечатать все накладные за день одним действием.

1. 1
   Откройте нужный документ или выделите его в списке
2. 2
   Нажмите кнопку «Печать» на командной панели или найдите её в меню «Ещё»
3. 3
   Выберите нужную печатную форму из выпадающего списка
4. 4
   В окне предварительного просмотра нажмите «Печать» и укажите принтер
5. 5
   Проверьте распечатанный документ: реквизиты, суммы, подписи

Как выбрать нужную печатную форму

Нажатие кнопки «Печать» не всегда сразу запускает вывод на принтер. В большинстве документов открывается список доступных печатных форм: для «Реализации товаров и услуг» это могут быть ТОРГ-12, товарная накладная, счёт-фактура, УПД, акт; для кадровых документов — приказ по форме Т-1, Т-6 и другие.

Выберите форму, соответствующую задаче. Если нужен документ для контрагента, уточните у него, какая форма требуется: некоторые организации принимают только УПД, другие работают с классическим комплектом «накладная плюс счёт-фактура». Ошибка в выборе формы — частая причина возврата документов на переделку.

После выбора формы 1С формирует табличный документ и открывает его в окне предварительного просмотра. Здесь можно проверить содержимое до вывода на бумагу: перелистать страницы, изменить масштаб, при необходимости отредактировать отдельные ячейки, если включён режим редактирования.

Печать отчётов и справочников

Отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, карточка склада) печатаются иначе, чем документы. Сначала сформируйте отчёт кнопкой «Сформировать», убедитесь, что данные корректны, и только после этого вызывайте печать через главное меню программы: «Файл» → «Печать», либо стандартным сочетанием клавиш Ctrl+P.

Во многих отчётах на командной панели также есть собственная кнопка печати или меню «Ещё» с командой вывода. Перед печатью большого отчёта проверьте настройки страницы: ориентацию (для широких таблиц подходит альбомная), масштаб и поля — иначе таблица может разрезаться на неудобные фрагменты.

Списки справочников (номенклатура, контрагенты, сотрудники) выводятся аналогично: выделите нужные строки или весь список и используйте команду печати из меню «Ещё» либо «Файл» → «Печать». Часть конфигураций предлагает для справочников готовые печатные формы — например, список номенклатуры с ценами.

Настройки принтера и предварительный просмотр

Окно предварительного просмотра в 1С — это табличный документ со своей командной панелью. Кнопка с изображением принтера открывает стандартный диалог печати операционной системы, где выбирается принтер, число копий и диапазон страниц. Если принтеров несколько, проверьте, какой выбран по умолчанию, — документы нередко «уходят» не на то устройство.

Для настройки параметров страницы используйте пункт «Параметры страницы» в меню предварительного просмотра. Там задаются ориентация, поля, колонтитулы и масштаб. Опция «Автомасштаб» помогает уместить широкую таблицу на одну страницу по ширине, что особенно полезно для оборотных ведомостей.

Если печатная форма используется регулярно и требует нестандартных настроек, сохраните их через настройки печатной формы — в ряде конфигураций доступно сохранение вариантов, чтобы не выставлять параметры заново при каждом выводе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Содержимое печатной формы

Норма

Реквизиты, суммы и ФИО совпадают с данными документа

Тревожный признак

Пустые поля, прочерки, устаревшие реквизиты организации

Разбиение на страницы

Норма

Таблица не обрезана, подписи не «висят» на отдельном листе

Тревожный признак

Часть колонок перенесена на следующий лист

Выбор принтера

Норма

Документ напечатан на нужном устройстве

Тревожный признак

Задание ушло на другой принтер или зависло в очереди

Почему кнопка «Печать» недоступна или форма не выводится

Если кнопка печати серая и не нажимается, чаще всего причина в правах пользователя. Администратор мог ограничить доступ к печати для отдельных ролей. Проверьте, есть ли печать у коллеги с тем же документом: если у него кнопка активна, обратитесь к администратору 1С за настройкой прав.

Вторая типичная причина — непроведённый или незаписанный документ. Многие печатные формы формируются только для записанных объектов, а фискальные формы (счёт-фактура) — только для проведённых. Запишите и проведите документ, затем повторите попытку.

Если печатная форма открывается пустой или с ошибкой, возможны проблемы с самим макетом: повреждённый внешний модуль печати, незаполненные обязательные данные (например, отсутствует ответственное лицо или договор). Текст ошибки обычно указывает, какого именно реквизита не хватает.

Дополнительные возможности: сохранение и отправка

Помимо вывода на принтер, печатную форму можно сохранить в файл: PDF, Excel, Word и другие форматы. Кнопка сохранения находится на командной панели окна предварительного просмотра. PDF удобен для отправки контрагентам — формат сохраняет оформление и не редактируется получателем.

Во многих конфигурациях доступна отправка печатной формы по электронной почте прямо из 1С — кнопка «Отправить» рядом с «Печатью». Для этого в программе должна быть настроена учётная запись почты. Это избавляет от цепочки «напечатать — отсканировать — отправить».

Если стандартных печатных форм не хватает, конфигурации с подсистемой «Дополнительные отчеты и обработки» позволяют подключать внешние печатные формы без изменения конфигурации. Подключение выполняет администратор или специалист по 1С через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».

Частые вопросы

Где кнопка печати, если я работаю в тонком клиенте через браузер?

В веб-клиенте расположение команд то же: кнопка «Печать» на командной панели формы документа или в меню «Ещё». Отличие в том, что вывод на принтер выполняется через механизм печати браузера или скачивание PDF — зависит от настроек веб-клиента. Если печать из браузера работает нестабильно, попросите администратора проверить настройки веб-сервера и разрешения на печать.

Можно ли распечатать сразу несколько документов?

Да. Выделите в списке документов несколько строк (с зажатой клавишей Ctrl или Shift), нажмите «Печать» и выберите форму — 1С сформирует печатные формы для всех выделенных объектов и объединит их в один табличный документ либо выведет пакетом, в зависимости от конфигурации.

Почему печатная форма выходит пустой?

Чаще всего не заполнены данные, которые форма выводит: реквизиты организации, ответственные лица, договор, подписанты. Проверьте карточку организации и сам документ. Вторая причина — непроведённый документ: некоторые формы строятся по данным проводок и для непроведённого объекта пусты.

Как изменить стандартную печатную форму под свои нужды?

Мелкие правки (текст в ячейке) можно сделать в предпросмотре, но они не сохранятся. Для постоянных изменений нужна доработка макета печатной формы — этим занимается программист 1С. Безопасный путь без изменения конфигурации — внешняя печатная форма, подключаемая через «Дополнительные отчеты и обработки».

Что делать, если документ печатается не на том принтере?

В диалоге печати вручную выберите нужный принтер перед запуском. Если проблема повторяется, установите нужное устройство принтером по умолчанию в операционной системе. Также проверьте, не зависли ли задания в очереди печати — очистите её и повторите вывод.

Можно ли напечатать документ, к которому нет доступа на изменение?

Да, если у вашей роли есть право просмотра и печати объекта. Право на изменение для печати не требуется: документ открывается в режиме чтения, а команда «Печать» остаётся доступной. Если кнопка неактивна даже в режиме чтения — право печати ограничено, обратитесь к администратору.