Где найти в 1С счета-фактуры на аванс

Счета-фактуры на аванс в 1С хранятся в общем журнале счетов-фактур, но отбираются по виду документа — «на аванс». В зависимости от конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) путь к журналу немного отличается, а сами документы создаются либо вручную, либо автоматической обработкой регистрации счетов-фактур на аванс.

Основная сложность обычно не в том, где лежит журнал, а в том, что авансовые счета-фактуры могут отсутствовать из-за настроек учётной политики, непроведённых поступлений оплаты или пропущенной регламентной операции. Поэтому ниже разобраны и пути к документам, и способы проверить, все ли авансы отражены.

Где находится журнал счетов-фактур в 1С:Бухгалтерии 3.0

В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 все выданные счета-фактуры собраны в одном журнале. Откройте раздел Продажи и перейдите по ссылке Счета-фактуры выданные. Если раздела «Продажи» нет в меню, проверьте настройку интерфейса: Главное меню → Вид → Настройка панели разделов.

В открывшемся журнале по умолчанию отображаются все счета-фактуры: на реализацию, на аванс, налогового агента и другие. Чтобы увидеть только авансовые, воспользуйтесь кнопкой Ещё → Настроить список и добавьте отбор по полю «Вид счета-фактуры» со значением «На аванс». Либо используйте быстрый поиск по номеру документа или контрагенту.

Альтернативный путь — через полнотекстовый список документов: раздел Операции → Счета-фактуры выданные. Этот же журнал доступен из документа поступления оплаты: в документе «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя» есть ссылка на созданный счёт-фактуру в нижней части формы.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Счета-фактуры выданные»
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор: Вид счета-фактуры = На аванс
3. 3
   Укажите период отбора, если документов много
4. 4
   Проверьте, что документ проведён — у непроведённых стоит серая пиктограмма
5. 5
   Откройте документ и сверьте сумму аванса и ставку НДС с платёжным документом

Обработка регистрации счетов-фактур на аванс

Массовое создание и просмотр авансовых счетов-фактур выполняется через специальную обработку. Путь: Операции → Регистрация счетов-фактур на аванс (в некоторых релизах — Операции → Регламентные операции → Регистрация счетов-фактур на аванс). Обработка анализирует остатки по счетам расчётов с покупателями (62.02, 76.АВ) и показывает, по каким контрагентам есть незакрытые авансы.

В форме обработки укажите период и нажмите Заполнить. Программа выведет таблицу: контрагент, договор, документ оплаты, сумма аванса, ставка НДС. По кнопке «Выполнить» будут созданы и проведены счета-фактуры. Уже созданные ранее документы обработка не дублирует — она показывает только необработанные остатки.

Если в обработке пусто, хотя авансы точно были, проверьте учётную политику: Главное → Учётная политика → НДС. Там задаётся порядок регистрации счетов-фактур на аванс — например, регистрировать всегда или только если аванс не зачтён в течение определённого срока. При варианте «не регистрировать» обработка ничего не сформирует.

Где искать авансовые счета-фактуры в УТ 11 и КА 2

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 журнал расположен иначе. Основной путь: раздел Продажи → Счета-фактуры выданные. Если документы формируются через регламентированный учёт, смотрите также раздел Регламентированный учёт (или НСИ и администрирование → Регламентированный учёт) → Счета-фактуры.

В УТ 11 авансовые счета-фактуры регистрируются на основании документов оплаты: «Поступление безналичных денежных средств», «Приходный кассовый ордер», «Операция по платёжной карте». Откройте документ оплаты — в нём по кнопке «Ввести на основании» или в связанных документах будет счёт-фактура на аванс.

Для массовой регистрации в этих конфигурациях используется рабочее место Оформление счетов-фактур и авансовых отчётов или помощник по учёту НДС, в зависимости от версии. Проверьте раздел «Регламентированный учёт» — там собраны все операции по НДС, включая формирование книги продаж.

Как проверить, что все авансовые счета-фактуры созданы

Найти журнал — половина задачи. Важнее убедиться, что по всем полученным авансам документы существуют и попали в книгу продаж. Базовый контроль выполняется сопоставлением трёх источников: остатка по счёту 62.02 (или 76.АВ), журнала выданных счетов-фактур и книги продаж за квартал.

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62.02 в разрезе контрагентов и договоров за квартал. Каждый ненулевой оборот по кредиту 62.02 — это полученный аванс, по которому должен быть счёт-фактура. Затем откройте отчёт Книга продаж (Продажи → Книга продаж или Операции → Книга продаж) и проверьте записи с видом «на аванс».

Удобный контрольный отчёт — Экспресс-проверка ведения учёта (Отчёты → Экспресс-проверка). Она показывает ошибки раздела «учёт НДС», включая авансы без счетов-фактур. Также полезен отчёт «Анализ учёта по НДС» — он визуально связывает начисление НДС с авансов и его последующий вычет при отгрузке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток 62.02 по контрагенту

Норма

На каждый кредитовый оборот есть проведённый счёт-фактура на аванс

Тревожный признак

Аванс в оборотах есть, а счёта-фактуры в журнале нет

Книга продаж за квартал

Норма

Авансовые счета-фактуры присутствуют с корректной ставкой НДС

Тревожный признак

Документ проведён, но в книгу продаж не попал

Статус документа

Норма

Счёт-фактура проведён, номер и дата заполнены

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведён

Почему счёт-фактура на аванс не создаётся или не виден

Типичная ситуация: оплата от покупателя проведена, а счёта-фактуры нет. Причины обычно такие: в документе оплаты не указан счёт расчётов с авансом (оплата отнесена сразу на 62.01), не заполнен договор, либо вид операции не предполагает аванс. Откройте платёжный документ и проверьте счета учёта в проводках — аванс должен пройти по 62.02.

Вторая группа причин — настройки. В учётной политике может быть выбран порядок «не регистрировать счета-фактуры на аванс» или регистрация только по авансам, не зачтённым в течение пяти календарных дней либо до конца месяца. Тогда часть авансов обоснованно останется без счетов-фактур — это не ошибка, а выбранная методология.

Третья причина — документ создан, но не попадает в отбор. Проверьте период журнала, отборы по организации (если в базе несколько юрлиц) и не помечен ли документ на удаление. Также убедитесь, что вы смотрите журнал под пользователем с достаточными правами.

Отчёты и дополнительные способы поиска

Для быстрого поиска конкретного документа удобна функция поиска по номеру: в журнале счетов-фактур нажмите Ctrl+F или используйте строку поиска, введите номер или фрагмент наименования контрагента. Если номер неизвестен, ориентируйтесь на дату оплаты — счёт-фактура на аванс датируется датой поступления денег.

Для анализа массива документов используйте универсальный отчёт (Отчёты → Универсальный отчёт) по документу «Счёт-фактура выданный» с отбором по виду «На аванс» и группировкой по контрагентам или месяцам. Это удобно при сверке с налоговой или при подготовке к выгрузке книги продаж.

Если организация работает с ЭДО, авансовые счета-фактуры также видны в разделе обмена электронными документами — там можно проверить, отправлен ли документ покупателю и подписан ли он с той стороны.

Частые вопросы

Можно ли найти счёт-фактуру на аванс прямо из платёжного поручения?

Да. Откройте документ «Поступление на расчётный счёт» или «Приходный кассовый ордер» — внизу формы отображается ссылка на связанный счёт-фактуру. Если ссылки нет, документ ещё не создан, и его можно ввести на основании оплаты.

Почему обработка регистрации не показывает аванс, который точно был?

Чаще всего оплата прошла по счёту 62.01 вместо 62.02, либо аванс уже зачтён отгрузкой в том же периоде, а учётная политика предписывает не регистрировать такие счета-фактуры. Проверьте проводки документа оплаты и настройку порядка регистрации в учётной политике.

Где посмотреть счета-фактуры на аванс, выданные поставщику (полученные)?

Авансы, перечисленные поставщикам, отражаются в журнале полученных счетов-фактур: раздел «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». Документ создаётся на основании списания с расчётного счёта, а НДС по нему принимается к вычету при наличии счёта-фактуры от поставщика и соблюдении условий договора.

Счёт-фактура проведён, но в книгу продаж не попадает. Что делать?

Проверьте, что документ проведён, не помечен на удаление и относится к нужной организации. Затем перепроведите регламентные операции по НДС за квартал через «Операции» → «Регламентные операции» или помощник учёта НДС — записи книги продаж формируются именно ими.

Как найти все авансовые счета-фактуры за прошлый год?

Откройте журнал «Счета-фактуры выданные», установите период отбора на нужный год и добавьте отбор по виду «На аванс». Для выгрузки в табличный вид удобнее универсальный отчёт по документу «Счёт-фактура выданный» с теми же отборами.