Для каких документов может быть основанием документ в 1С

В типовых конфигурациях 1С почти любой документ может быть создан не «с нуля», а на основании другого документа. При этом программа сама копирует контрагента, договор, товары, суммы и другие реквизиты, а между документами формируется постоянная связь: у нового документа в поле «Основание» (или «Документ-основание») сохраняется ссылка на исходный. Это снижает количество ручного ввода и ошибок, а также позволяет строить цепочки взаимосвязанных документов.

Понимание того, какие документы могут служить основанием, важно для правильного ведения учёта: от этого зависит корректность проводок, печатных форм, взаиморасчётов и отчётности. Например, счёт-фактура, созданный на основании реализации, автоматически подтянет суммы и номенклатуру, а не связанный с отгрузкой счёт-фактура может привести к расхождениям в книге продаж.

Что такое документ-основание и как работает механизм

Документ-основание — это объект информационной базы, реквизиты которого используются для заполнения нового документа. Технически связь реализуется двумя способами: через реквизит «ДокументОснование» в шапке документа и через критерий отбора «Связанные документы» (структуру подчинённости), который показывает всю цепочку документов от заказа до оплаты.

Механизм ввода на основании опирается на обработчик заполнения, прописанный в конфигурации. Для каждого вида документа разработчик (или фирма «1С» в типовом решении) определяет, из каких типов документов он может быть создан и какие данные при этом переносятся. Поэтому состав допустимых оснований — это не произвольный список, а жёстко заданная настройка конфигурации.

Основания в торговом и складском учёте

Наиболее развитые цепочки оснований — в торговых конфигурациях (1С:Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP). Типичная цепочка выглядит так: заказ покупателя → реализация товаров и услуг → счёт-фактура выданный → платёжное поручение входящее. Каждый следующий документ создаётся на основании предыдущего.

Конкретные примеры оснований в торговле:

• Счёт на оплату покупателю — основание для реализации товаров и услуг, счёта-фактуры, входящего платежа.
• Заказ покупателя — основание для реализации, счёта на оплату, расходного ордера на товары, счёта-фактуры.
• Заказ поставщику — основание для поступления товаров и услуг, приходного ордера, исходящего платежа.
• Реализация товаров и услуг — основание для счёта-фактуры выданного, возврата товаров от покупателя, корректировки реализации, акта сверки.
• Поступление товаров и услуг — основание для счёта-фактуры полученного, возврата товаров поставщику, допрасходов.
• Инвентаризация товаров — основание для оприходования излишков и списания недостач.
• Перемещение товаров — основание для приходного и расходного ордеров при ордерной схеме склада.

Основания в бухгалтерском учёте и расчётах

В 1С:Бухгалтерии механизм оснований связывает первичные документы с регламентированной отчётностью и денежными операциями. Счёт-фактура практически всегда вводится на основании документа отгрузки или поступления — это гарантирует совпадение сумм НДС с проводками.

Типовые связи в бухгалтерии:

• Реализация (акты, накладные) — основание для счёта-фактуры выданного и корректировки реализации.
• Поступление товаров и услуг — основание для счёта-фактуры полученного.
• Счёт на оплату поставщика — основание для платёжного поручения и списания с расчётного счёта.
• Поступление на расчётный счёт — основание для оформления подтверждающих документов и связки с реализацией при зачёте авансов.
• Отчёт комитенту / отчёт комиссионера — основание для счетов-фактур при посреднических схемах.
• Требование-накладная — основание для списания материалов в производство и связанных документов движения МПЗ.

Особое внимание уделите корректировочным документам: корректировка реализации или поступления создаётся строго на основании исходного документа. Именно через эту связь программа понимает, какие суммы изменить в книге покупок или продаж и как сформировать корректировочный счёт-фактуру.

Основания в кадровом учёте и зарплате

В 1С:Зарплате и управлении персоналом кадровые документы также выстраиваются в цепочки. Основанием здесь обычно служит первичный кадровый приказ, а производные документы уточняют или изменяют условия труда сотрудника.

Характерные примеры:

• Приём на работу — основание для кадрового перевода, отпуска, командировки, увольнения.
• Больничный лист — основание для расчёта пособия и отражения отсутствия в табеле.
• Отпуск — основание для начисления отпускных и разовых выплат.
• Начисление зарплаты и взносов — основание для ведомостей на выплату зарплаты.
• Ведомость в банк / кассу — основание для списания с расчётного счёта или расходного кассового ордера при синхронизации с бухгалтерией.

Как создать документ на основании: порядок действий

Стандартный сценарий одинаков во всех типовых конфигурациях. Откройте документ-основание (или выделите его в списке) и нажмите кнопку «Создать на основании» — программа покажет список доступных видов документов именно для этого типа основания.

1. 1
   Откройте проведённый документ-основание, например «Реализация товаров и услуг».
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» и выберите нужный вид, например «Счёт-фактура выданный».
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные реквизиты: контрагент, договор, суммы, номенклатура.
4. 4
   При необходимости скорректируйте данные, которые не переносятся автоматически (номер, дата, способ выставления).
5. 5
   Проведите документ и откройте «Связанные документы» (структуру подчинённости), чтобы убедиться, что связь зафиксирована.

Если нужного вида документа нет в меню «Создать на основании», значит, такая связь не предусмотрена конфигурацией, либо у пользователя нет прав на создание этого вида документов. В первом случае документ создаётся вручную, а ссылку на основание при необходимости указывают в соответствующем поле, если оно есть в форме.

Ограничения и типичные ошибки

Механизм оснований удобен, но у него есть границы. Во-первых, состав допустимых оснований фиксирован: нельзя создать, например, счёт-фактуру на основании произвольного документа, если это не заложено в конфигурацию. Во-вторых, многократный ввод на основании одного и того же документа (две реализации по одному заказу) допустим не всегда — часть конфигураций контролирует количество и суммы, часть нет, что приводит к задвоению отгрузок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Структура подчинённости документа

Норма

Видна вся цепочка: заказ, реализация, счёт-фактура, оплата

Тревожный признак

Документ отображается один, связей нет

Реквизит «Основание» в подчинённом документе

Норма

Заполнен ссылкой на исходный документ

Тревожный признак

Поле пустое или содержит «Объект не найден»

Суммы в основании и подчинённом документе

Норма

Суммы и НДС совпадают либо отличаются обоснованно (частичная отгрузка)

Тревожный признак

Произвольные расхождения без корректировочных документов

Частые вопросы

Можно ли указать основание после создания документа?

Да, если в форме документа есть поле «Основание» или «Документ-основание» — его можно заполнить вручную, выбрав документ из списка допустимых типов. Однако автоматическое заполнение табличной части при этом не произойдёт, данные придётся сверять самостоятельно.

Почему в меню «Создать на основании» нет нужного документа?

Две основные причины: связь между этими видами документов не предусмотрена конфигурацией, либо у пользователя недостаточно прав. Проверьте права доступа и убедитесь, что документ-основание проведён — для непроведённых документов часть вариантов ввода недоступна.

Может ли у одного документа быть несколько оснований?

В большинстве типовых документов поле основания одно. Но существуют механизмы объединения: например, реализацию можно создать на основании нескольких заказов через рабочее место оформления накладных, а связи при этом фиксируются в табличной части или регистрах, а не в единственном поле.

Что будет, если удалить документ-основание?

В подчинённых документах ссылка превратится в «битую» (отобразится как «Объект не найден»), структура подчинённости разорвётся, а отчёты, опирающиеся на связи документов, могут показать некорректные данные. Перед удалением сначала удалите или перепривяжите все подчинённые документы.

Обязательно ли создавать счёт-фактуру на основании реализации?

Формально документ можно создать вручную, но на практике ввод на основании — рекомендуемый способ: он гарантирует совпадение сумм НДС с отгрузкой и корректное отражение в книге продаж. Ручное создание оправдано только для авансовых счетов-фактур и особых случаев.

Как посмотреть все документы, созданные на основании конкретного?

Откройте документ и нажмите кнопку «Связанные документы» (или «Структура подчинённости» в классических интерфейсах). Программа покажет дерево всех связанных документов — как вышестоящих, так и созданных на основании текущего.