Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать лицевые счета сотрудников в 1С:ЗУП 8
Пошаговая инструкция: как сформировать и распечатать лицевые счета сотрудников в 1С:ЗУП 8.3 — настройки, отборы, массовая печать, типичные ошибки.
Лицевой счёт сотрудника — это сводный документ, в котором собраны все начисления, удержания, налоги и выплаты по конкретному работнику за выбранный период. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) такой отчёт формируется штатными средствами и не требует доработок конфигурации. Распечатать карточки можно как по одному сотруднику, так и массово по всему списку.
Отчёт называется «Лицевые счета сотрудников» и находится в разделе зарплатной отчётности. Он строится на данных проведённых документов расчёта, поэтому перед печатью важно убедиться, что расчёт за период завершён и документы проведены. Иначе в карточках будут пробелы или неактуальные суммы.
Ниже разобран полный порядок работы: где найти отчёт, как настроить период и отборы, как вывести карточки на печать, какие ошибки встречаются чаще всего и как проверить результат перед тем, как отдать документы в архив или сотрудникам.
Где находится отчёт «Лицевые счета сотрудников»
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 отчёт расположен в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Лицевые счета сотрудников». В некоторых настройках интерфейса тот же отчёт доступен из раздела «Отчеты, справки» → «Отчеты по зарплате». Если вы не видите пункт в меню, воспользуйтесь поиском по команде «Найти» в правом верхнем углу окна или откройте полный список отчётов через «Все отчеты».
Если отчёт отсутствует в списке даже через поиск, проверьте права пользователя. Доступ к зарплатной отчётности регулируется ролями: у пользователя должна быть роль, позволяющая читать данные расчёта зарплаты (например, «Расчетчик» или «Старший расчетчик»). Кадровику без прав на данные зарплаты отчёт будет недоступен.
Обратите внимание: в программе есть два похожих отчёта — «Лицевой счет» (карточка одного выбранного сотрудника) и «Лицевые счета сотрудников» (массовое формирование по списку). Для печати карточек сразу по нескольким работникам нужен второй вариант.
Настройка периода и отборов перед формированием
После открытия отчёта первым делом задайте период. По умолчанию программа обычно подставляет текущий месяц. Если нужны карточки за год или произвольный интервал, укажите даты начала и окончания вручную. Учитывайте, что чем длиннее период и чем больше сотрудников, тем дольше формируется отчёт и тем объёмнее получается печатная форма.
Для выборочной печати используйте кнопку «Настройки». На вкладке «Отбор» добавьте условие по полю «Сотрудник» или «Подразделение». Так можно сформировать карточки только по одному отделу, по конкретному списку работников или исключить уволенных. Отбор по организации актуален, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.
В настройках также доступна группировка и варианты детализации. Если нужна карточка с расшифровкой по каждому виду расчёта, оставьте стандартный вариант. Если требуется только итоговая сумма по месяцам, переключите вариант отчёта на упрощённый, если он предусмотрен в вашей редакции.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Лицевые счета сотрудников»
- 2Укажите период формирования
- 3Через «Настройки» задайте отбор по сотрудникам или подразделению при необходимости
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
- 5Проверьте данные в карточках на экране
- 6Нажмите кнопку печати и отправьте документ на принтер или сохраните в файл
Как вывести карточки на печать
После того как отчёт сформирован, результат выводится в табличный документ. Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели инструментов или используйте команду «Файл» → «Печать». Откроется стандартный диалог печати, где выбирается принтер, диапазон страниц и количество копий.
Перед печатью полезно открыть предварительный просмотр и проверить разбиение на страницы. Карточки разных сотрудников по умолчанию выводятся последовательно; если карточка одного работника «разрывается» между страницами некорректно, проверьте настройки масштаба и ориентацию бумаги. Для длинных карточек за год обычно удобнее альбомная ориентация.
Если печатать на бумаге не требуется, сформированный документ можно сохранить через «Файл» → «Сохранить копию» в формате PDF, Excel или MXL. PDF удобен для передачи сотрудникам в электронном виде, а Excel — если карточки нужно дополнительно обработать перед выдачей.
Массовая печать по списку сотрудников
Если нужно распечатать карточки сразу по всем работникам организации, не добавляйте отбор по сотрудникам — отчёт сформируется по всем, у кого были движения за период. Для большой численности формирование может занять заметное время, это нормально: программа собирает данные по каждому лицевому счёту отдельно.
Чтобы уволенные сотрудники не попадали в печатный комплект, добавьте в настройках отбор по состоянию или сформируйте отчёт отдельно для действующих и отдельно для уволенных, если карточки уволенных нужны для архива. Альтернатива — отбор по подразделению с последующей ручной корректировкой списка.
При массовой печати следите за порядком страниц на принтере. Если карточки планируется раздавать сотрудникам лично, удобно сначала отсортировать отчёт по подразделениям, а внутри — по фамилиям: тогда стопка распечаток сразу ляжет в удобном для раздачи порядке.
Какой вариант выбрать
Проверка результата перед выдачей
Сформированные карточки стоит проверить до печати, особенно если документы пойдут сотрудникам или в архив. Минимальная сверка — итоговая сумма к выплате в лицевом счёте должна совпадать с данными ведомостей на выплату за тот же период. Начисления сверяются с расчётным листком сотрудника.
Отдельно проверьте, что в карточках отражены все месяцы периода. Если какой-то месяц отсутствует, вероятная причина — не проведён или не рассчитан документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц, либо сотрудник в этот период не работал. Разрывы без объяснимой причины — повод вернуться к расчёту.
Обратите внимание на отрицательные суммы и сторно. Они не обязательно являются ошибкой: перерасчёты отпусков, больничных и удержаний законно отражаются с минусом. Но если сторно появилось неожиданно, проверьте документы-исправления за период.
Как проверить карточки
Совпадает с ведомостью на выплату
Расходится с ведомостью — проверяйте проведение документов выплаты
Каждый рабочий месяц присутствует в карточке
Месяц пропущен — вероятно, не завершён расчёт за этот период
Суммы соответствуют расчётному листку
НДФЛ отличается — проверяйте перерасчёты и вычеты
Карточка сотрудника читается целиком, без обрезанных строк
Таблица обрезана — измените масштаб или ориентацию страницы
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустой отчёт. Причины обычно три: неверно задан период, установлен слишком жёсткий отбор, оставшийся от прошлого формирования, или расчёт за период не проведён. Начните диагностику со сброса настроек кнопкой «Установить стандартные настройки» и проверки периода.
Вторая типичная ситуация — в карточках не хватает данных по части сотрудников. Это происходит, когда документы начисления проведены, но не выполнен окончательный расчёт, либо когда сотрудник оформлен в другой организации базы, а в отборе стоит конкретная организация. Проверьте, что в отборе указана та же организация, по которой вёлся расчёт.
Третья группа ошибок связана с печатью: обрезанные колонки, нечитаемый мелкий шрифт, разрыв карточки между страницами. Всё это решается настройками печати табличного документа — масштабом, ориентацией, полями. Изменять макет отчёта в конфигураторе ради печати не требуется и небезопасно: неправленый типовой макет может сломаться при обновлении.
FAQ
Можно ли распечатать лицевой счёт за несколько лет одним отчётом?
Технически да — достаточно задать широкий период формирования. Однако отчёт за несколько лет по многим сотрудникам формируется долго и даёт очень объёмный табличный документ. Практичнее формировать карточки по одному календарному году.
Почему отчёт пустой, хотя зарплата начислялась?
Проверьте три вещи: корректность периода, отсутствие лишних отборов в настройках (сбросьте их к стандартным) и то, что документы «Начисление зарплаты и взносов» за период проведены. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на чтение данных расчёта зарплаты.
Как распечатать карточки только по уволенным сотрудникам?
В настройках отчёта добавьте отбор по полю, отражающему статус сотрудника (например, по наличию увольнения в периоде), либо сформируйте список уволенных в справочнике сотрудников и задайте отбор по конкретным людям. Точный набор полей отбора зависит от версии конфигурации.
Чем лицевой счёт отличается от расчётного листка?
Расчётный листок — ежемесячный документ, который работодатель обязан выдавать сотруднику при выплате зарплаты. Лицевой счёт — сводная карточка за произвольный период с накоплением данных по месяцам; он используется для сверок, архива и ответов на запросы сотрудников, но не заменяет расчётный листок.
Можно ли изменить внешний вид печатной формы без программиста?
В пользовательском режиме можно влиять на состав колонок через настройки отчёта и на параметры печати (масштаб, ориентацию, поля). Изменение самого макета — заголовков, расположения блоков — требует доработки конфигурации или создания внешнего отчёта, что безопаснее поручить специалисту.
Карточка сотрудника не помещается на страницу, что делать?
Откройте настройки печати табличного документа: уменьшите масштаб, переключите ориентацию на альбомную, сузьте поля страницы. Также проверьте предварительный просмотр — там видно, как документ разобьётся на страницы, ещё до отправки на принтер.
Что важно запомнить
Лицевые счета печатаются из отчёта «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Лицевые счета сотрудников»: задайте период, при необходимости отбор, сформируйте и отправьте на печать. Перед массовой печатью завершите расчёт периода и сверьте тестовую карточку с ведомостью и расчётным листком. Проблемы с внешним видом решаются настройками печати, а не правкой макета.