Документы и Печать · 12 мин
Что такое печатная форма в 1С и как с ней работать
Печатная форма в 1С: что это, виды макетов, где хранятся, как отредактировать и добавить внешнюю печатную форму. Пошаговые инструкции и ответы на вопросы.
Печатная форма в 1С — это готовый шаблон документа, который программа заполняет данными из базы и выводит на печать или в файл. Счёт на оплату, накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ, приказ о приёме на работу — всё это печатные формы. Без них данные существуют только внутри программы, а с ними превращаются в документы, которые можно подписать, передать контрагенту или сдать в архив.
Формально печатная форма состоит из двух частей: макета (шаблона с областями, текстом и параметрами) и программного кода, который подставляет в этот макет данные конкретного документа — номер, дату, контрагента, таблицу товаров, итоговые суммы. Пользователь нажимает кнопку «Печать», выбирает нужный вариант, и 1С формирует готовый табличный документ.
Важно понимать: печатная форма не изменяет данные в базе. Она только считывает их и оформляет. Поэтому эксперименты с печатью безопасны для учёта — испортить можно сам шаблон, но не проводки и не остатки. Это делает работу с печатными формами одной из немногих задач в 1С, которую пользователь может осваивать самостоятельно без риска для данных.
Из чего состоит печатная форма: макет и код заполнения
Макет — это скелет будущего документа. В типовых конфигурациях он чаще всего выполнен как табличный документ: сетка ячеек, похожая на лист Excel, где заданы шрифты, границы, шапка, строки таблицы и подвал. Внутри ячеек находятся либо фиксированные тексты («Поставщик», «ИНН»), либо параметры — места, куда программа подставит реальные значения, например <НомерДокумента> или <НаименованиеКонтрагента>.
Макет разбит на именованные области: «Шапка», «Строка», «Подвал», «Итого». Код обращается к этим областям по очереди: вывел шапку, затем в цикле вывел строки табличной части, затем подвал с итогами и подписями. Именно этот механизм позволяет одной форме печатать и накладную на 3 позиции, и на 300.
Вторая часть — программный код на встроенном языке 1С. Он получает ссылку на документ, читает его реквизиты и табличные части, выполняет нужные запросы (например, подтягивает банковские реквизиты организации) и последовательно заполняет области макета. В типовых конфигурациях этот код находится в модуле менеджера объекта, в процедурах печати.
Какие виды печатных форм бывают в 1С
По происхождению формы делятся на встроенные и внешние. Встроенные поставляются вместе с конфигурацией и обновляются вместе с ней: это унифицированные формы (ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, Т-1, Т-6, расчётный листок) и фирменные формы вендора (счёт на оплату, акт сверки). Внешние — это файлы с расширением .epf, которые подключаются к базе без изменения конфигурации.
По типу макета различают табличные документы (самый распространённый вариант), макеты Word и Excel (активно используются в современных конфигурациях для договоров и соглашений), а также макеты на основе СКД — системы компоновки данных. Формы на DOCX удобны тем, что их может править пользователь прямо в Word, не открывая конфигуратор.
Отдельно стоит упомянуть регламентированные формы — те, чей внешний вид закреплён законодательством: счёт-фактура, УПД, кассовые ордера. Их нельзя перерисовывать произвольно: изменение структуры обязательных реквизитов делает документ недействительным для налогового и бухгалтерского учёта. Свобода настройки есть только у внутренних и договорных форм.
Сравнение вариантов
Подходит для типовых задач, обновляется вместе с конфигурацией. Ограничение: править её напрямую нельзя без снятия конфигурации с поддержки.
Подходит, когда нужен свой шаблон без доработки конфигурации. Ограничение: требует разработки или готового файла, не обновляется автоматически.
Подходит для договоров и писем, редактируется пользователем в офисном пакете. Ограничение: поддерживается не во всех объектах и менее гибок для сложных таблиц.
Где найти печатные формы и как вывести документ на печать
Формы привязаны к объектам: у каждого документа и справочника свой набор. Откройте нужный документ — например, «Реализация товаров и услуг» — и найдите кнопку «Печать» на панели команд. В выпадающем списке будут все доступные для этого объекта формы: встроенные и подключённые внешние.
После выбора формы 1С формирует табличный документ и открывает его в окне предпросмотра. Здесь можно пролистать страницы, проверить заполнение, при необходимости вручную поправить текст ячеек (если в настройках не запрещено редактирование) и только потом отправить на принтер, сохранить в PDF или Excel либо отправить по электронной почте.
Многие конфигурации поддерживают групповую печать: в списке документов выделите несколько строк через Ctrl или Shift и нажмите «Печать» — программа сформирует один общий файл со всеми формами подряд. Это удобно в конце месяца, когда нужно распечатать пачку актов или накладных.
- 1Откройте документ или выделите строки в списке документов.
- 2Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму из списка.
- 3Проверьте данные в окне предпросмотра: номер, дату, контрагента, суммы.
- 4При необходимости отредактируйте ячейки вручную или вернитесь и исправьте сам документ.
- 5Отправьте на принтер, сохраните в PDF/Excel или отправьте по почте.
Как подключить и настроить внешнюю печатную форму
Внешняя печатная форма — стандартный способ добавить свой шаблон, не трогая конфигурацию. Сначала включите механизм: перейдите в «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки» и установите флажок «Дополнительные отчёты и обработки». После этого в том же разделе появится ссылка на список дополнительных обработок.
Нажмите «Добавить из файла» и укажите файл с расширением .epf. Программа предложит выбрать размещение — объекты, для которых форма будет доступна (например, документ «Счёт на оплату покупателю»). После записи новая форма появится в меню «Печать» соответствующих документов, часто в подменю «Дополнительные печатные формы».
Готовый .epf-файл можно получить от разработчика или найти в открытых библиотеках, но перед подключением в рабочую базу проверьте его на копии: внешняя обработка — это исполняемый код, и недобросовестный файл теоретически может навредить данным. В типовых конфигурациях есть защита: обработки из непроверенных источников открываются с предупреждением безопасности.
Как отредактировать макет печатной формы
Простейший случай — формы на основе макетов Word. В конфигурациях на БСП (Библиотека стандартных подсистем) такие макеты можно править прямо из пользовательского режима: откройте список печатных форм объекта, найдите нужную и выгрузите макет, отредактируйте в Word и загрузите обратно. Конфигуратор для этого не нужен.
Табличные макеты встроенных форм правятся в конфигураторе: Конфигурация → открыть объект → закладка «Макеты». Здесь можно изменить текст, шрифты, ширину колонок, добавить логотип. Однако любое изменение типового макета снимает объект с поддержки — при следующем обновлении конфигурации правки либо конфликтуют с обновлением, либо затираются. Поэтому корректный путь — скопировать форму во внешнюю .epf и править уже её.
Если нужно только подставить логотип, печать организации или изменить подписанта, сначала проверьте настройки: в типовых конфигурациях логотип и факсимиле часто задаются в карточке организации, а подписанты — в регистре ответственных лиц. Значительная часть «доработок» решается заполнением правильных данных, а не правкой макета.
Типичные проблемы с печатными формами и их решение
Чаще всего пользователи сталкиваются с пустыми полями: в форме нет ИНН, банковского счёта или адреса. Причина почти всегда не в макете, а в данных — не заполнена карточка организации или контрагента. Проверьте соответствующий справочник, заполните реквизиты и сформируйте форму заново: изменения подтянутся автоматически.
Вторая группа проблем — внешняя форма перестала работать после обновления конфигурации. Происходит это потому, что в новой версии изменились имена реквизитов или процедур, к которым обращается обработка. Решение — попросить разработчика актуализировать .epf под новый релиз. Именно поэтому перед обновлением рабочей базы стоит проверять внешние формы на копии.
Третья типичная ситуация — форма «не влезает» на страницу или разрывается посередине таблицы. В предпросмотре откройте настройки печати табличного документа: масштаб, ориентация листа, поля, автомасштаб по ширине. Для многостраничных форм в макете задаётся повторение шапки на каждой странице — если шапка пропадает, это признак того, что в макете не настроена строка повторения.
Как проверить результат и когда обращаться к разработчику
После любых изменений формы проверьте её на реальных данных: сформируйте документ с одной строкой и с большим числом строк, с длинными наименованиями и без скидок. Убедитесь, что итоги сходятся с суммами документа, переносы страниц корректны, а все обязательные реквизиты на месте.
Самостоятельно безопасно делать: заполнение реквизитов организации, настройку параметров страницы, подключение проверенных внешних форм, правку макетов Word через стандартный механизм. К разработчику стоит идти, когда нужна новая логика заполнения (расчёты, дополнительные запросы), создание внешней формы с нуля или актуализация .epf после обновления.
Как проверить результат
Итоги, НДС и суммы строк совпадают с данными документа
Расхождения в итогах — ошибка в коде заполнения или в данных
ИНН, адреса, номера, даты и подписи заполнены
Пустые поля — проверьте карточки организации и контрагента
Шапка таблицы повторяется на каждой странице, строки не обрезаны
Таблица разрывается без шапки, текст обрезан — проблема настроек макета
Внешняя форма формируется без ошибок на новом релизе
Ошибки «Поле не найдено» — форму нужно актуализировать под новую версию
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить печатную форму без программиста?
Да, в ограниченных пределах. Подписантов, логотип и реквизиты вы меняете через карточку организации, параметры страницы — в предпросмотре, а макеты форматов Word и Excel — через стандартный механизм редактирования макетов в пользовательском режиме. Изменение логики заполнения и табличных макетов требует конфигуратора и навыков разработки.
Чем внешняя печатная форма отличается от встроенной?
Встроенная поставляется в составе конфигурации и обновляется вместе с ней. Внешняя — отдельный файл .epf, который подключается через «Дополнительные отчёты и обработки» и не затрагивает конфигурацию. Минус внешней формы — она не обновляется автоматически и может перестать работать после смены релиза.
Почему в форме пустые поля, хотя документ заполнен?
Почти всегда причина в незаполненных связанных данных: реквизитах организации, карточке контрагента, договоре или ответственных лицах. Печатная форма берёт данные не только из самого документа, но и из связанных справочников. Заполните их и сформируйте форму заново.
Испортит ли доработка печатной формы учётные данные?
Сама печатная форма только читает данные и не изменяет их, поэтому учёт она повредить не может. Риск в другом: правка типового макета снимает конфигурацию с поддержки, а недобросовестная внешняя обработка теоретически может содержать опасный код. Работайте с копией и используйте проверенные источники.
Как сохранить печатную форму в PDF или отправить по почте?
В окне предпросмотра используйте кнопку «Сохранить» и выберите формат PDF, Excel или другой. Для отправки по почте в типовых конфигурациях есть кнопка «Отправить» — программа сформирует файл и прикрепит его к письму, если настроена учётная запись электронной почты.
Что делать, если нужной формы нет в списке печати?
Проверьте три вещи: подключена ли нужная внешняя форма в разделе «Дополнительные отчёты и обработки», указано ли у неё правильное размещение (тип документа) и есть ли у вас права на использование дополнительных обработок. Если формы нет в принципе — её нужно разработать или заказать как внешнюю .epf.
Что важно запомнить
Печатная форма — это макет плюс код заполнения, превращающий данные документа в готовый документ. Простые настройки делайте через карточки организации и параметры страницы, свои шаблоны добавляйте внешними формами .epf, типовые макеты в конфигураторе не правьте, а любые новые формы сначала проверяйте на копии базы.