Документы и Печать · 10 мин
Как оформить заявки в 1С: практическое руководство
Как оформить заявку в 1С: создание заявки на закупку, расход денег и ремонт, заполнение полей, согласование, типичные ошибки и проверка результата.
Заявка в 1С — это внутренний документ, который фиксирует потребность подразделения до совершения операции: закупить товар, оплатить поставщику, выполнить ремонт, выдать деньги подотчётному лицу. Документ не формирует бухгалтерских проводок, но запускает маршрут согласования и служит основанием для последующих документов — заказа поставщику, платёжного поручения, заказ-наряда.
Набор доступных заявок зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» есть заявки на закупку и на расходование денежных средств, в «1С:Документооборот» — заявки на оплату и внутренние документы, в отраслевых решениях для ТОиР — заявки на ремонт. Базовая логика оформления во всех случаях одинакова: создать документ, заполнить обязательные поля, указать табличную часть, сохранить и отправить на согласование.
Главная ошибка начинающих пользователей — попытка оформить закупку или оплату напрямую, минуя заявку, когда в настройках предприятия включён заявочный режим. В этом случае документ либо не проведётся, либо нарушит контроль лимитов и бюджета. Поэтому перед работой стоит уточнить у администратора, какие операции в вашей базе требуют предварительной заявки.
Какие виды заявок есть в 1С и какую выбрать
Прежде чем создавать документ, определите его тип. От этого зависят раздел меню, набор полей и дальнейший маршрут документа.
- Заявка на закупку (заказ внутренний) — потребность в товарах, материалах, услугах. Оформляется в разделе «Закупки».
- Заявка на расходование денежных средств — оплата поставщику, выдача под отчёт, перечисление налогов, возврат покупателю. Создаётся в разделе «Казначейство» или «Банк и касса».
- Заявка на ремонт (обслуживание) — используется в конфигурациях для управления ремонтами оборудования.
- Внутренняя заявка в 1С:Документооборот — произвольный запрос внутри компании: на пропуск, канцтовары, командировку.
Сравнение видов заявок
Подходит, когда нужно зафиксировать потребность в номенклатуре с количеством и сроком. Ограничение: требует заполненного справочника номенклатуры и договоров.
Подходит для любых платежей при включённом заявочном режиме оплаты. Ограничение: без утверждённой заявки платёжное поручение может не провестись.
Подходит для нефинансовых запросов и произвольных согласований. Ограничение: не связана с учётной системой напрямую.
Если в вашей базе несколько видов заявок и вы не уверены в выборе, посмотрите, какой документ станет результатом: для последующего заказа поставщику нужна заявка на закупку, для платёжного поручения — заявка на расход денежных средств.
Как создать заявку на закупку в 1С
Откройте раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» или «Закупки» → «Заявки на закупку» (название зависит от конфигурации) и нажмите кнопку «Создать». В некоторых решениях заявка называется «Внутренний заказ» или «Заказ на потребность».
- 1Откройте раздел «Закупки» и нажмите «Создать» в журнале заявок
- 2Укажите организацию, подразделение-заказчика и склад поступления
- 3Заполните табличную часть: номенклатура, количество, желаемая цена, дата потребности
- 4Проверьте ставку НДС и итоговую сумму документа
- 5Нажмите «Провести» и отправьте заявку на согласование
- 6Убедитесь, что статус изменился на «Согласована» или «К исполнению»
Табличная часть — ключевая часть документа. Номенклатуру подбирайте из справочника, а не вводите произвольным текстом: иначе заявка не сможет автоматически превратиться в заказ поставщику, и снабженцу придётся сопоставлять позиции вручную. Если нужной позиции нет в справочнике, создайте её заранее или обратитесь к ответственному за ведение номенклатуры.
Поле «Дата потребности» (или «Дата отгрузки») влияет на планирование закупок: по нему формируется график потребностей и отчёты по обеспечению. Не оставляйте его пустым и не ставьте заведомо нереальные сроки — это искажает планирование.
Как оформить заявку на расходование денежных средств
Перейдите в раздел «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств» (в «1С:Бухгалтерии» — «Банк и касса») и создайте новый документ. Главное поле — «Операция»: от неё зависит состав остальных реквизитов.
- Оплата поставщику — укажите контрагента, договор, сумму и при необходимости документ основания.
- Выдача денежных средств подотчётному лицу — выберите сотрудника из справочника физических лиц и укажите назначение.
- Перечисление налога — заполните вид налога и период.
- Возврат покупателю — обязательна ссылка на реализацию или поступление оплаты.
Статья движения денежных средств (ДДС) обязательна, если в компании ведётся платёжный календарь или бюджетирование. Неверная статья не блокирует оплату, но искажает отчёт о движении денежных средств и контроль лимитов. Если нужной статьи нет в списке — не подставляйте первую попавшуюся, запросите её добавление у финансового отдела.
Согласование и статусы заявки
В большинстве настроек заявка проходит маршрут: «Черновик» → «На согласовании» → «Согласована» → «К оплате» / «К исполнению» → «Закрыта». Маршрут может быть жёстко настроен администратором: например, заявки свыше определённой суммы уходят руководителю направления, затем финансовому директору.
Чтобы отправить заявку на согласование, используйте кнопку «Согласовать» или команду «Отправить» в форме документа. В «1С:Документооборот» согласование запускается автоматически при старте процесса. Отслеживать состояние можно в журнале заявок по колонке «Состояние» или в отчёте по согласованию.
Как проверить результат
«Согласована» или «К исполнению»
«На согласовании» дольше установленного срока или «Отклонена» без комментария
Номенклатура из справочника, заполнены количество и сумма
Позиции введены текстом, пустые строки, нулевые суммы
По кнопке «Связанные документы» виден созданный заказ или платёж
Заявка согласована, но исполнительный документ не создан
Если заявка отклонена, проверьте комментарий согласующего — обычно он доступен в истории согласования или на закладке «Согласование». Исправьте замечания и отправьте документ повторно; создавать дубликат заявки не нужно.
Создание документов на основании заявки
Главная ценность заявочного режима — управляемый переход к исполнению. После согласования на основании заявки создаются рабочие документы: из заявки на закупку — «Заказ поставщику», из заявки на расход ДС — «Платёжное поручение» или «Расходный кассовый ордер».
Используйте кнопку «Создать на основании» в форме заявки — тогда все реквизиты перенесутся автоматически, а в базе сохранится связь между документами. Ручное создание платежа без ссылки на заявку при включённом контроле приведёт к ошибке проведения или к «висящей» незакрытой заявке.
Типичные ошибки при оформлении заявок
Отдельная группа проблем — права доступа. Если кнопка «Создать» недоступна или документ не проводится с сообщением о нарушении прав, не ищите обходных путей: обратитесь к администратору 1С за настройкой роли. Самостоятельное изменение прав требует полномочий и понимания модели доступа конфигурации.
Как выбрать действие
Отчёты и контроль исполнения заявок
Для контроля используйте штатные отчёты: «Заявки на расходование денежных средств», «Анализ причин отмены заявок», отчёты по состоянию исполнения заказов. Они показывают, какие заявки согласованы, но не исполнены, какие просрочены и где зависли на согласовании.
Регулярно закрывайте исполненные и отменённые заявки: открытые документы прошлых периодов искажают планирование и резервирование. Закрытие выполняется командой «Закрыть заявку» или установкой состояния «Закрыта» с указанием причины.
Что важно запомнить
Выберите правильный вид заявки, заполните обязательные поля и табличную часть из справочников, проведите документ и отправьте на согласование. Исполнительные документы создавайте только на основании согласованной заявки и контролируйте остаток к исполнению по отчётам.
Частые вопросы
Можно ли изменить заявку после согласования?
Технически — да, если у вас есть права, но изменение согласованной заявки обычно сбрасывает статус согласования, и документ придётся отправлять по маршруту заново. Незначительные правки лучше согласовать с утверждающим лицом до внесения изменений.
Почему платёжное поручение не проводится и ругается на заявку?
В настройках казначейства включён контроль заявочного режима: оплата возможна только по согласованной заявке с достаточным остатком. Создайте платёж кнопкой «Создать на основании» из заявки — связь установится автоматически.
Что делать, если заявку согласовали, но потребность отпала?
Не удаляйте документ — закройте его с указанием причины отмены. Так сохранится история потребности и корректная аналитика по отменённым заявкам, а резервы и лимиты будут освобождены.
Как оформить заявку на услугу, которой нет в номенклатуре?
Правильный путь — создать (или запросить создание) позиции в справочнике номенклатуры с типом «Услуга» и затем указать её в заявке. Ввод произвольным текстом допустим только если это прямо разрешено настройками конфигурации.
Видна ли заявка в бухгалтерском учёте и проводках?
Нет, заявка — управленческий документ и не формирует бухгалтерских проводок. Проводки появятся только при проведении исполнительных документов: поступления товаров, платёжного поручения, расходного кассового ордера.
Как узнать, кто сейчас должен согласовать мою заявку?
Откройте закладку «Согласование» или историю состояний в форме документа — там указан текущий согласующий и дата передачи. В «1С:Документооборот» маршрут виден в карточке процесса согласования.