Акт сверки взаиморасчетов в 1С УТ: пошаговая инструкция

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на конкретную дату: сколько отгружено, сколько оплачено и какова итоговая задолженность. В 1С: Управление торговлей 11 (УТ) для этого есть штатный инструмент, который собирает данные из проведенных документов автоматически и не требует ручного сбора оборотов по счетам.

Механизм доступен в разделе «Продажи» (для покупателей) и «Закупки» (для поставщиков), а также через общий список «Акты сверки взаиморасчетов». Документ формируется на основании данных учета, поэтому корректность акта напрямую зависит от того, насколько полно и правильно введены реализации, поступления и оплаты.

Ниже разобрано, где находится документ, как его создать и заполнить, что делать с расхождениями, как распечатать или отправить контрагенту, а также какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится акт сверки в 1С УТ и что нужно проверить до начала

Документ «Акт сверки взаиморасчетов» расположен в двух местах: в разделе «Продажи» — для сверки с покупателями, и в разделе «Закупки» — для сверки с поставщиками. Оба списка ведут в один и тот же журнал, различается только отбор по типу контрагента. Если нужного пункта нет в меню, откройте настройки навигации раздела и добавьте команду — она могла быть скрыта при настройке интерфейса.

Перед формированием акта убедитесь в трех вещах. Во-первых, все реализации, поступления и оплаты за период сверки должны быть проведены — непроведенные и помеченные на удаление документы в акт не попадут. Во-вторых, проверьте, что у контрагента корректно заполнены договоры: в УТ 11 расчеты ведутся в разрезе договоров, заказов и накладных, и акт можно формировать как по контрагенту целиком, так и по конкретному договору. В-третьих, убедитесь, что ваша учетная политика и данные контрагента совпадают по валюте расчетов, если работаете в валюте.

Создание и заполнение акта сверки по шагам

Откройте список «Акты сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. Период лучше задавать по согласованию со второй стороной — чаще всего сверяются за месяц, квартал или год, а дата окончания совпадает с датой, на которую контрагент готовит свои данные.

Если нужна сверка по конкретному договору, выберите его в соответствующем поле. Если договор не указан, программа соберет все документы по контрагенту. Дополнительно можно включить детализацию по расчетным документам — тогда в акте будет видно, по каким заказам или накладным числится задолженность.

1. 1
   Откройте «Продажи» или «Закупки» → «Акты сверки взаиморасчетов» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, период и при необходимости договор
3. 3
   Нажмите «Заполнить по данным учета» — табличная часть загрузит реализации, поступления и оплаты
4. 4
   Проверьте сальдо на начало и конец периода, сопоставьте с ожиданиями
5. 5
   Запишите документ и распечатайте или выгрузите акт для контрагента

После нажатия кнопки заполнения табличная часть разделится на две стороны: «По данным организации» и «По данным контрагента». Сначала заполняется только первая колонка — данные второй стороны вы вносите вручную после получения ответа от контрагента или оставляете пустой, если сверка односторонняя.

Как внести данные контрагента и зафиксировать расхождения

Когда контрагент присылает свою версию акта, откройте документ и перенесите его данные в колонку «По данным контрагента». Это можно сделать вручную, добавляя строки документов, либо скопировать состав из своей колонки и скорректировать отличающиеся строки. Программа автоматически посчитает итоговое расхождение и покажет его в подвале документа.

Расхождения бывают трех типов: документ есть у вас, но отсутствует у контрагента (чаще всего непроведенная у него реализация или неучтенная оплата); документ есть у контрагента, но отсутствует у вас; документ есть у обеих сторон, но суммы различаются. Каждый случай разбирается по первичным документам — счетам-фактурам, УПД, платежным поручениям.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Сальдо «плывет» — значит, задним числом изменили документы прошлых периодов

Итоговая задолженность

Норма

Совпадает с отчетом «Ведомость расчетов с контрагентами» на ту же дату

Тревожный признак

Суммы различаются — есть непроведенные документы или выбран другой договор

Расхождение по данным сторон

Норма

Равно нулю или полностью объяснено конкретными документами

Тревожный признак

Есть разница без понятной причины — нужна построчная сверка первички

Печать, подписание и отправка акта контрагенту

Для печати используйте кнопку «Печать» в форме документа — доступна стандартная форма акта сверки. Если типовой макет не устраивает (например, нужен другой состав колонок или подписи), печатную форму можно доработать через механизм внешних печатных форм, не изменяя конфигурацию.

Отправить акт контрагенту можно несколькими способами: распечатать и передать на бумаге в двух экземплярах, сохранить в PDF и отправить по электронной почте прямо из программы, либо обменяться через сервисы электронного документооборота, если они подключены. В поле подписантов укажите ответственных лиц — эти данные попадут в печатную форму.

Удобно хранить подписанный скан акта прямо в карточке документа через механизм присоединенных файлов. Тогда при следующей сверке не придется искать бумажный оригинал, чтобы подтвердить входящее сальдо.

Типичные ошибки и ограничения механизма

Самая частая проблема — акт не совпадает с данными контрагента из-за разных принципов учета. Например, вы отражаете оплату датой списания с расчетного счета, а контрагент — датой зачисления. Разница в один-два дня на стыке периодов дает «висящую» сумму. Такие расхождения не ошибка, их достаточно зафиксировать в акте как «оплата в пути».

Вторая типичная ситуация — задним числом провели или отменили документ прошлого периода, после чего входящее сальдо нового акта перестало совпадать с ранее подписанным. В этом случае нужно либо вернуть документы в исходное состояние, либо согласовать с контрагентом корректировку ранее подписанной сверки.

Учтите ограничение: типовой акт в УТ 11 строится по данным учетной системы, а не по бухгалтерским счетам. Если учет ведется совместно с 1С:Бухгалтерией, сверяйте итоги с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62 — расхождения между УТ и БП укажут на ошибки переноса данных.

Частые вопросы по акту сверки в 1С УТ

Почему в акт не попадает оплата от контрагента?

Чаще всего документ оплаты не проведен, помечен на удаление или оформлен на другую организацию либо другой договор. Проверьте также дату оплаты — она должна входить в период сверки, указанный в шапке акта.

Можно ли сформировать акт сверки за прошлый год?

Да, период сверки задается произвольно, в том числе закрытыми периодами. Но если после подписания акта за тот период документы изменялись, сальдо может не совпасть с ранее подписанной версией — сначала сверьте входящее сальдо.

Как сверить расчеты по одному договору, если их несколько?

В поле «Договор» шапки акта выберите нужный договор перед заполнением. Программа отберет только документы, относящиеся к нему. Для полной картины по контрагенту сформируйте отдельные акты по каждому договору.

Чем акт сверки отличается от отчета «Ведомость расчетов с контрагентами»?

Акт сверки — двусторонний документ с колонкой для данных контрагента и печатной формой для подписания. Ведомость расчетов — внутренний отчет для анализа задолженности, он не предназначен для передачи контрагенту.

Контрагент прислал расхождение по документу, которого у нас нет. Что делать?

Запросите у контрагента копию первичного документа (УПД, накладную или платежное поручение). Если документ действительно относится к вашим расчетам, введите его в базу и перезаполните акт. Если документ ошибочный — зафиксируйте расхождение в акте с пояснением.

Можно ли изменить печатную форму акта под требования контрагента?

Да, через механизм внешних печатных форм (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»). Это позволяет добавить нужные колонки или подписи без доработки конфигурации и сохранения поддержки обновлений.