Документы и Печать · 10 мин
Акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3: как сделать пошагово
Как сделать акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3: пошаговая инструкция по созданию, заполнению, проверке расхождений и печати документа с контрагентом.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов между вашей организацией и контрагентом на определенную дату. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0) он формируется автоматически на основании проведенных документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Ручной ввод данных не требуется — программа сама собирает обороты по счетам расчетов.
Типовая ситуация: контрагент просит подтвердить задолженность перед инвентаризацией, аудитом или подписанием договора на новый период. Бухгалтер открывает документ «Акт сверки расчетов с контрагентом», указывает период и организацию, нажимает «Заполнить» — и получает готовую таблицу взаиморасчетов, которую остается проверить и распечатать.
Ниже — полный порядок действий от поиска документа в интерфейсе до выгрузки подписанного акта, а также разбор типичных расхождений и способов их устранения. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика работы в Управлении торговлей и ERP аналогична.
Где находится акт сверки в 1С 8.3
Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» доступен сразу в нескольких разделах интерфейса. Основные пути: «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и «Покупки» → «Акты сверки расчетов». Оба пункта ведут в один и тот же журнал, поэтому неважно, откуда вы создаете акт — по покупателю или по поставщику.
Если нужного пункта нет в меню, используйте полнотекстовый поиск (иконка лупы в правом верхнем углу) или команду «Все функции» → «Документы» → «Акт сверки расчетов с контрагентом». Отсутствие пункта в меню обычно означает, что раздел скрыт настройками интерфейса конкретного пользователя, а не ограничением прав.
В некоторых доработанных конфигурациях журнал может называться иначе или быть вынесен в отдельный раздел «Расчеты». Если акт не находится стандартными способами, уточните у администратора 1С, не переименован ли документ и не ограничены ли права доступа к нему.
Создание и заполнение акта по шагам
Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите кнопку «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента и период сверки. Период обычно соответствует кварталу, году или сроку действия договора — договоритесь о нем с контрагентом заранее, чтобы обе стороны готовили акт за одинаковый интервал.
Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда акт соберет расчеты по всем договорам с этим контрагентом. Если нужна сверка по конкретному договору, выберите его из списка. Также проверьте валюту: для расчетов в рублях укажите рубли, иначе документы в другой валюте не попадут в таблицу.
Далее нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Программа подберет все проведенные документы расчетов за указанный период: реализации, поступления, счета-фактуры, платежные поручения, корректировки и возвраты. В табличной части появятся строки с дебетом и кредитом, а внизу — итоговое сальдо на конец периода.
- 1Откройте «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор
- 3Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета»
- 4Проверьте таблицу документов и итоговое сальдо на вкладке «Расчеты»
- 5На вкладке «Дополнительно» укажите представителей организации и контрагента
- 6Распечатайте акт кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов» и запишите документ
Настройка счетов расчетов и состава данных
По умолчанию акт собирает обороты по стандартным счетам расчетов: 60, 62, 66, 67, 76. Если ваша организация ведет расчеты по нестандартным счетам или нужно исключить часть из них (например, кредиты 66 счета не должны попадать в сверку с поставщиком), состав счетов можно скорректировать в табличной части документа на соответствующей вкладке.
Обратите внимание на аналитику: обороты собираются по субконто «Контрагенты» и «Договоры». Если по одному контрагенту есть расчеты в разных валютах, по каждой валюте формируется отдельный акт. Смешивать рублевые и валютные обороты в одном акте нельзя — это типичный источник ошибок при сверке с нерезидентами.
Если в акте не хватает документов, которые точно должны там быть, в первую очередь проверьте: проведен ли документ, попадает ли его дата в период сверки, тот ли указан договор и валюта, а также не заведен ли контрагент в базе дважды (дубль с другим написанием имени).
Сверьте итоговое сальдо с отчетом «Обороты по счету» по 60/62
Проверьте договор, валюту, период и проведенность документов
Запросите у контрагента его акт и сравните построчно
Проверка расхождений с контрагентом
После заполнения сравните итоговое сальдо акта с данными аналитических отчетов: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 60 или 62 с отбором по контрагенту. Сальдо в акте и в ОСВ должно совпадать до копейки. Если цифры различаются, ищите операции, введенные вручную (документ «Операция»), — они могут не попадать в акт, но влиять на остатки.
Когда контрагент присылает свой акт с расхождениями, наиболее частые причины таковы: неотраженный у одной из сторон платеж, разные даты признания отгрузки (вы провели реализацию в одном квартале, покупатель оприходовал в другом), неучтенный возврат или корректировка, а также задвоение контрагента в базе одной из сторон.
Расхождения разбирайте построчно: отметьте совпадающие документы и выпишите несовпадающие. По каждой спорной строке поднимите первичку — накладную, УПД или платежное поручение. Если ошибка на вашей стороне, исправления вносятся корректировочными документами учета, а не правкой акта сверки вручную.
Печать, подписание и отправка акта
Для вывода на бумагу нажмите «Печать» → «Акт сверки расчетов». В печатной форме выводятся реквизиты обеих сторон, таблица документов с дебетом и кредитом, итоговое сальдо и текстовая расшифровка задолженности («в пользу…»). Перед печатью заполните вкладку «Дополнительно»: представителя организации, ответственного за сверку со стороны контрагента — эти данные попадут в подписи документа.
Если типовая форма не устраивает (например, нужен другой шаблон текста или логотип), макет можно изменить через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм». Для точечной доработки макета привлеките специалиста по 1С — некорректное изменение макета может сломать форму.
Подписанный акт удобно хранить в базе: воспользуйтесь кнопкой «Прикрепить» (скрепка) в форме документа и загрузите скан. Если обе стороны используют ЭДО, акт можно отправить через сервис 1С-ЭДО прямо из документа — статус подписания при этом отобразится в журнале.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница есть — ищите ручные операции и непроведенные документы
Присутствуют все реализации, поступления и оплаты за период
Документов не хватает — проверьте договор, валюту и дубли контрагента
Заполнены представители обеих сторон, верные ИНН и адреса
Пустые поля подписантов или устаревшие реквизиты контрагента
Особые сценарии: несколько договоров, валюта, встречные обязательства
Если с контрагентом несколько договоров, решите заранее, как сверяться: одним актом по всем договорам или отдельными актами по каждому. Второй вариант удобнее, когда по договорам разные ответственные менеджеры или разные условия оплаты — расхождения локализуются быстрее.
При взаиморасчетах, где контрагент одновременно поставщик и покупатель (встречные поставки), формируйте акт по полному набору счетов 60 и 62 — тогда в сальдо свернется чистая задолженность. Если нужно показать задолженность развернуто, формируйте два акта отдельно по продажам и закупкам.
По валютным договорам помните: акт формируется в валюте расчетов, а переоценка валютных остатков в рублях в акт не попадает. Если контрагент-резидент ведет учет в рублях, согласуйте, в какой валюте сверяться, чтобы избежать ложных расхождений из-за курсовых разниц.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?
Да. Акт сверки не изменяет учетные данные, поэтому его можно создать за любой период, даже закрытый для редактирования. Дата запрета изменения данных на формирование акта не влияет — но и исправить найденные в закрытом периоде ошибки без открытия периода не получится.
Почему в акт не попал платеж, который точно есть в программе?
Чаще всего причины такие: платежное поручение не проведено, в документе указан другой договор или другая карточка контрагента (дубль), дата платежа выходит за границы периода сверки либо оплата отражена ручной операцией на счете, не включенном в состав счетов акта.
Как показать в акте расчеты по авансам отдельно?
Стандартная форма акта выводит документы без разделения на авансы и оплаты по факту. Если нужен детальный анализ авансов, сформируйте дополнительно отчет «Обороты по счету» по 62.02 и 60.02 с отбором по контрагенту и приложите его к акту как расшифровку.
Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?
Акт сверки не является первичным учетным документом, но подписанный обеими сторонами акт признается судами как доказательство признания долга и может прерывать срок исковой давности. Для этого важно, чтобы акт подписали уполномоченные лица с указанием реквизитов обеих организаций.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту по ЭДО?
Да, если подключен сервис 1С-ЭДО и контрагент также работает с ЭДО. Акт отправляется из формы документа кнопкой «Отправить» в разделе ЭДО, и вы увидите статус его подписания второй стороной. Если у контрагента ЭДО нет, акт распечатывается и подписывается на бумаге.
Что делать, если контрагент не отвечает на акт сверки?
Направьте акт официальным письмом с уведомлением о вручении и укажите разумный срок для ответа. Отсутствие подписанного ответа само по себе не признает задолженность, но зафиксированная отправка акта пригодится как доказательство вашей позиции при возможном споре.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С 8.3 создается за пару минут: «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчетов» → «Создать» → «Заполнить по данным учета». Главное — до печати сверить сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью, проверить состав счетов, договор и период, а расхождения исправлять в учетных документах, а не в самом акте.