Как сохранить макет печатной формы в 1С

Макет печатной формы в 1С — это шаблон, по которому программа строит документ для печати: счёт, акт, накладную, доверенность. Сохранить макет требуется в двух типовых ситуациях: когда нужно изменить стандартную форму под себя (добавить логотип, подпись, строку) и когда нужно перенести готовый макет в другую базу или отправить разработчику. Способ сохранения зависит от того, работаете ли вы в пользовательском режиме или в конфигураторе, и от того, включён ли в конфигурации механизм изменения макетов.

В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 (Управление торговлей, Бухгалтерия, Управление нашей фирмой и другие) пользователь может править макет прямо из режима предприятия, без конфигуратора и без снятия конфигурации с поддержки. Для более глубоких изменений макет редактируется в конфигураторе, а для внедрения без изменения типовой конфигурации используется механизм внешних печатных форм.

Ниже разобраны все рабочие способы: сохранение макета из формы печати, редактирование через команду «Ещё», работа в конфигураторе, сохранение в файл MXL и подключение внешней печатной формы. Отдельно показано, как проверить результат и каких ошибок стоит избегать.

Где хранится макет печатной формы и в каком виде его можно сохранить

Прежде чем сохранять, полезно понимать, где физически находится макет. В типовых решениях встречаются три варианта хранения. Первый — макет встроен в конфигурацию: он лежит в ветке «Общие — Макеты» конфигуратора или привязан к конкретному документу. Второй — макет хранится в информационной базе как пользовательская настройка: именно так работает команда «Изменить макет» в типовых конфигурациях, правки сохраняются в регистре и не трогают саму конфигурацию. Третий — макет находится в файле внешней печатной формы (EPF), подключённой через механизм дополнительных отчетов и обработок.

Соответственно и сохранить макет можно по-разному: как пользовательскую настройку внутри базы, как изменение конфигурации (с сохранением через обновление конфигурации базы данных) или как отдельный файл. Формат файла макета — MXL, это стандартный табличный документ 1С. Такой файл открывается в конфигураторе и в режиме предприятия через «Файл — Открыть», что удобно для передачи макета коллегам или в другую базу.

Как сохранить макет через команду «Изменить макет» в режиме предприятия

Это основной способ для пользователя без навыков программирования. Откройте документ, нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму — откроется окно предварительного просмотра. В командной панели этого окна нажмите «Ещё» и выберите пункт «Изменить макет». Если такого пункта нет, значит, в конфигурации отключена возможность редактирования макетов пользователями либо у вашей роли нет соответствующих прав — этот случай разобран ниже.

Откроется редактор макета, внешне похожий на таблицу Excel. В нём видны области шаблона: шапка, строка таблицы, подвал и другие. Ячейки с параметрами обычно содержат текст в квадратных скобках или ссылки на данные — их не нужно удалять, иначе в печатную форму перестанут подставляться значения. Вносите правки: меняйте текст, добавляйте строки, вставляйте логотип через «Таблица — Рисунки» (в зависимости от версии платформы пункт может называться иначе).

Чтобы сохранить макет, нажмите кнопку «Завершить редактирование» в командной панели редактора. Программа запишет изменённый макет в базу, и с этого момента печатная форма будет строиться по вашему шаблону. Отдельной кнопки «Сохранить» в пользовательском редакторе обычно нет — сохранение происходит именно при завершении редактирования. Если закрыть окно редактора крестиком и отказаться от завершения, правки будут потеряны.

1. 1
   Откройте документ и нажмите «Печать», выберите нужную форму
2. 2
   В окне просмотра нажмите «Ещё — Изменить макет»
3. 3
   Внесите правки, не удаляя ячейки с параметрами в квадратных скобках
4. 4
   Нажмите «Завершить редактирование» для сохранения макета в базе
5. 5
   Сформируйте печатную форму повторно и проверьте результат

Как сохранить макет в файл MXL для переноса или архива

Если макет нужно передать в другую базу, отправить разработчику или просто сохранить резервную копию перед правками, используйте сохранение в файл. В окне предварительного просмотра печатной формы нажмите кнопку с дискетой или выберите «Файл — Сохранить как» (в разных конфигурациях оформление отличается) и укажите формат «Табличный документ (*.mxl)». Учтите: так сохраняется уже заполненная данными печатная форма, а не сам шаблон с параметрами — для переноса шаблона этот способ не подходит.

Чтобы сохранить именно шаблон с параметрами и областями, откройте макет в конфигураторе: найдите нужный макет в дереве конфигурации, откройте его двойным щелчком и выберите «Файл — Сохранить как», указав формат MXL. Полученный файл можно открыть в конфигураторе другой базы и загрузить в аналогичный макет через «Файл — Открыть» с последующим копированием содержимого, либо использовать как основу внешней печатной формы.

Как сохранить макет в конфигураторе

Работа в конфигураторе нужна, когда пользовательских возможностей недостаточно: требуется изменить состав областей, добавить новые параметры, поменять модуль формирования печати. Откройте конфигуратор, в дереве конфигурации перейдите в ветку «Общие — Макеты» либо найдите макет внутри конкретного документа или менеджера печати. Двойной щелчок открывает редактор табличного документа.

Внесите изменения и нажмите «Файл — Сохранить» или Ctrl+S — макет сохранится в конфигурации. Но этого недостаточно: чтобы изменения заработали в режиме предприятия, нужно обновить конфигурацию базы данных через «Конфигурация — Обновить конфигурацию базы данных» (клавиша F7). До обновления пользователи продолжат видеть старую форму.

Если конфигурация находится на поддержке, изменение типового макета потребует включения возможности изменения для соответствующего объекта. Это усложнит последующие автоматические обновления конфигурации: при обновлении платформа спросит, что делать с изменённым объектом. Поэтому для типовых решений безопаснее использовать пользовательское изменение макета или внешнюю печатную форму.

Сохранение макета как внешней печатной формы

Внешняя печатная форма — это файл обработки с расширением EPF, который подключается к типовой конфигурации без её изменения. Такой вариант выбирают, когда макет сильно отличается от типового или когда нужно сохранить возможность автоматического обновления конфигурации. Подключение выполняется в разделе «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки», где нужно включить использование дополнительных отчетов и обработок, а затем добавить файл в справочник.

Сам макет внутри внешней обработки сохраняется в конфигураторе так же, как обычный макет: открываете EPF-файл через «Файл — Открыть», редактируете макет в структуре обработки и нажимаете «Сохранить». Внешняя форма должна содержать не только макет, но и процедуру формирования печати — обычно её создают, копируя типовой модуль печати и меняя макет и код под свои задачи. Для простых правок текста и логотипа этот способ избыточен.

Сравнение способов сохранения макета

Команда «Изменить макет» в режиме предприятия

Подходит для правки текста, логотипа, шрифтов без программирования. Ограничение: нельзя менять состав областей и логику заполнения параметров.

Изменение макета в конфигураторе

Полный контроль над шаблоном и кодом. Ограничение: затрагивает конфигурацию, усложняет обновления, требует навыков разработки и резервной копии.

Внешняя печатная форма (EPF)

Не меняет типовую конфигурацию, переживает обновления. Ограничение: нужно создавать обработку с модулем формирования печати.

Сохранение в файл MXL

Подходит для архива, передачи и переноса шаблона между базами. Ограничение: файл сам по себе не подключается к печати, его нужно загрузить в макет.

Как проверить, что макет сохранился и применился

После сохранения обязательно сформируйте печатную форму заново: закройте старое окно просмотра и снова нажмите «Печать». Если макет редактировался через «Изменить макет», изменения видны сразу. Если правка делалась в конфигураторе, сначала убедитесь, что выполнено обновление конфигурации базы данных, иначе вы увидите прежнюю форму и решите, что сохранение не сработало.

Проверьте форму на разных документах: с длинными наименованиями, с несколькими строками и без скидок. Частая ситуация — макет выглядит правильно на одном документе, но ломается на другом: текст обрезается, таблица «разъезжается», итоги не выводятся. Также проверьте вывод на печать или в PDF: иногда в предпросмотре всё хорошо, а на бумаге обрезаются поля.

Если нужно вернуть типовой вид, в окне предварительного просмотра нажмите «Ещё — Вернуться к стандартному макету» (название пункта может отличаться в зависимости от конфигурации). Пользовательский макет при этом удаляется из настроек, и форма снова строится по шаблону из конфигурации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Повторное формирование печатной формы

Норма

Форма открывается с вашими правками

Тревожный признак

Видна старая форма — не завершено редактирование или не обновлена конфигурация БД

Печать документа с длинными наименованиями

Норма

Текст переносится, таблица не разъезжается

Тревожный признак

Текст обрезан, колонки налезают друг на друга

Вывод в PDF или на принтер

Норма

Поля и подписи не обрезаются

Тревожный признак

Край формы уходит за область печати

Печать у другого пользователя

Норма

Форма одинаковая для всех

Тревожный признак

У коллег старый макет — правки сохранены только в личных настройках или не применились

Типичные ошибки при сохранении макета

Самая частая ошибка — удаление или переименование ячеек с параметрами. Макет заполняется программно: код обращается к параметрам по именам. Если вы удалили параметр или изменили его имя в ячейке, при печати появится пустое место, а при обращении к несуществующей области — ошибка выполнения. Правьте оформление, но сохраняйте имена параметров и областей.

Вторая ошибка — сохранение макета в конфигураторе без обновления конфигурации базы данных и последующее удивление, что «ничего не поменялось». Третья — редактирование типового макета вместо создания пользовательской копии, из-за чего правки затираются при очередном обновлении релиза. Наконец, пользователи нередко путают сохранение заполненной формы в MXL с сохранением шаблона и передают коллегам файл с чужими данными вместо чистого макета.

Ответы на частые вопросы

Почему в меню «Ещё» нет пункта «Изменить макет»?

Чаще всего причина в правах: редактирование макетов доступно пользователям с ролью администратора или с включённым правом на изменение макетов печатных форм. Также пункт отсутствует, если в настройках конфигурации отключён механизм пользовательских макетов или если форма построена не через стандартный менеджер печати. Проверьте права у администратора базы.

Сохранятся ли мои правки макета после обновления конфигурации?

Макеты, изменённые через «Изменить макет» в режиме предприятия, хранятся в базе как пользовательские настройки и обычно переживают обновления. А вот макеты, изменённые непосредственно в конфигураторе в типовых объектах, при обновлении могут быть заменены на типовые, если при сравнении конфигураций не выбрать режим объединения с сохранением изменений.

Как перенести изменённый макет в другую базу?

Если макет правился в конфигураторе, откройте его и сохраните через «Файл — Сохранить как» в формате MXL, затем в другой базе откройте аналогичный макет и загрузите содержимое из файла. Пользовательский макет из режима предприятия напрямую не выгружается — проще открыть его на редактирование, сохранить заполненный табличный документ как основу и пересоздать шаблон в конфигураторе второй базы.

Чем отличается сохранение печатной формы в MXL от сохранения макета?

При сохранении из окна предварительного просмотра вы получаете готовый документ с уже подставленными данными — это результат, а не шаблон. В нём нет параметров и областей, поэтому использовать его как макет для других документов нельзя. Шаблон с параметрами существует только в конфигурации, в пользовательских настройках или внутри внешней обработки.

Можно ли добавить логотип или факсимиле в макет без конфигуратора?

Да, если конфигурация поддерживает редактирование макетов пользователем. Откройте макет через «Ещё — Изменить макет», встаньте в нужную ячейку и вставьте картинку через меню вставки рисунка в редакторе табличного документа. Учтите, что крупное изображение может сдвинуть верстку, поэтому после вставки проверьте форму на печати.

Что делать, если после правок печатная форма выдаёт ошибку?

Вернитесь к стандартному макету через «Ещё — Вернуться к стандартному макету» — это сразу восстановит работоспособность печати. Затем повторите правки аккуратно, не удаляя области и параметры. Если ошибка возникает в конфигураторе после изменения кода формирования печати, проверьте, что имена областей и параметров в коде совпадают с именами в макете.