Документы и Печать · 11 мин
Как напечатать документ в 1С: пошаговая инструкция
Как напечатать документ в 1С: Предприятие 8.3 и 7.7. Печатные формы, настройка принтера, вывод в PDF, типичные ошибки и их решение.
Печать документа в 1С — одна из самых частых операций: счета, накладные, акты, доверенности и приказы выводятся на бумагу ежедневно. В большинстве конфигураций процедура занимает меньше минуты, но у новичков вызывает вопросы: где находится кнопка печати, какую форму выбрать, почему документ не выводится на принтер.
Логика печати во всех типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:ERP) одинакова: открываете документ, нажимаете кнопку «Печать», выбираете нужную печатную форму, проверяете предварительный просмотр и отправляете на принтер. Отличия касаются только состава доступных форм и расположения кнопок.
Важное условие: печать обычно доступна только для проведённого или записанного документа. Если документ не сохранён в базе, программа предложит сначала записать его, а для некоторых форм (например, ТОРГ-12 или счёта-фактуры) требуется именно проведение, потому что данные для печати берутся из движений документа.
Базовый способ: печать из открытого документа
Самый простой сценарий — печать одного документа, который уже открыт на экране. В интерфейсе «Такси» (1С:Предприятие 8.3) кнопка «Печать» расположена в командной панели формы документа, рядом с кнопками «Провести» и «Записать». Иногда она скрыта в подменю «Ещё», если форма узкая или кнопок много.
- 1Откройте нужный документ из журнала (например, «Продажи → Реализация товаров и услуг»).
- 2Убедитесь, что документ проведён — в заголовке не должно быть пометки о непроведённом состоянии.
- 3Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы.
- 4Выберите из выпадающего списка нужную форму: «Счёт на оплату», «ТОРГ-12», «Акт» и т. д.
- 5В окне предварительного просмотра проверьте данные, затем нажмите «Печать» (или Ctrl+P).
- 6В системном диалоге выберите принтер, число копий и нажмите «ОК».
После выбора формы 1С формирует табличный документ и открывает его в режиме предварительного просмотра. Здесь можно масштабировать страницу, переключаться между листами, изменить параметры страницы. Только после нажатия кнопки печати в этом окне документ отправляется на принтер.
Если кнопка печати неактивна (серая), проверьте, записан ли документ. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на печать: в некоторых базах администратор ограничивает доступ к отдельным формам через настройку ролей.
Какую печатную форму выбрать
Одному документу обычно соответствует несколько печатных форм. Например, для реализации товаров доступны: счёт на оплату, товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), акт оказания услуг, расходная накладная в свободной форме. Выбор зависит от того, какой документ требует контрагент и как оформляется сделка в договоре.
Сравнение вариантов
Подходит, когда контрагент требует документ по утверждённому образцу. Ограничение: форма фиксированная, изменить состав колонок без доработки конфигурации нельзя.
Подходит для внутреннего документооборота и сделок, где жёстких требований к бланку нет. Ограничение: контрагент может не принять такой документ как официальный.
Подходит, когда нужно совместить накладную и счёт-фактуру в одном документе. Ограничение: применим только при отгрузке с НДС и соответствующих настройках учёта.
Подходит, когда нужен нестандартный макет — например, с логотипом или особыми колонками. Ограничение: форму должен подключить администратор, при обновлениях конфигурации она может потребовать адаптации.
Если нужной формы нет в списке, проверьте раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки». Там включаются дополнительные печатные формы и подключаются внешние. В некоторых конфигурациях часть форм скрыта до тех пор, пока не включена соответствующая функциональность, например учёт по договорам или комиссионная торговля.
Настройки перед печатью: просмотр и параметры страницы
Прежде чем отправлять документ на принтер, откройте предварительный просмотр и проверьте разбивку на страницы. Частая проблема — таблица «расползается» на два листа, колонки обрезаются справа или итоговая строка уходит на отдельный лист. Это исправляется параметрами страницы: ориентацией (книжная/альбомная), масштабом и полями.
В окне просмотра доступны команды «Параметры страницы» и «Разместить на одной странице» (автомасштаб). Для широких накладных с большим числом колонок обычно помогает альбомная ориентация и масштаб 80–90%. Для длинных документов с десятками строк полезно включить повторение шапки таблицы на каждой странице — эта настройка находится в свойствах макета и в типовых формах уже включена.
Обратите внимание на колонтитулы: номер страницы и дата выводятся автоматически, если они предусмотрены макетом. Если на распечатке их нет, а они нужны, проверьте настройки колонтитулов в диалоге «Параметры страницы».
Печать нескольких документов и вывод в PDF
Когда нужно распечатать пачку документов — например, все накладные за день, — не обязательно открывать каждую. В журнале документов выделите нужные строки (с помощью Ctrl или Shift), нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму. 1С сформирует один общий табличный документ, где каждая накладная начинается с новой страницы, и отправит всё на принтер одним заданием.
Вместо бумажной печати часто удобнее сохранить документ в PDF и отправить контрагенту по электронной почте. Для этого в окне предварительного просмотра нажмите «Файл → Сохранить» (или «Сохранить копию») и выберите формат PDF. Также во многих конфигурациях есть кнопка «Отправить по электронной почте», которая автоматически формирует PDF-вложение.
Как выбрать действие
Печать в 1С 7.7 и особенности старых версий
В 1С:Предприятие 7.7 механика отличается: печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в форме документа, но часто доступные формы представлены отдельными кнопками или пунктами в окне «Печатная форма». Предварительный просмотр открывается как таблица, из которой документ отправляется на принтер командой «Файл → Печать».
Особенность 7.7 — печатные формы хранятся внешними файлами (расширение .ert) в папке ExtForms базы данных. Если при нажатии «Печать» список форм пустой, проверьте, что в папке ExtForms и её подкаталогах присутствуют файлы печатных форм для данного вида документа. После обновления конфигурации внешние формы иногда нужно копировать заново.
Типичные проблемы и их решение
Чаще всего печать не работает не из-за 1С, а из-за принтера или драйвера. Если 1С формирует предварительный просмотр, но на принтер ничего не уходит, проверьте, печатает ли принтер из других программ, выбран ли он принтером по умолчанию и не остановлена ли очередь печати в операционной системе.
Вторая группа проблем — содержимое документа: пустые поля, отсутствующие подписи, нулевые суммы. Печатная форма берёт данные из документа и связанных справочников. Если в карточке организации не заполнены реквизиты, на печати они будут пустыми. Перед печатью убедитесь, что в документе указаны контрагент, договор, ответственный, а в карточке организации — ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты.
Как проверить результат
Все колонки видны, итоги на месте, разрывы страниц логичны
Колонки обрезаны справа, итоговая строка на отдельном листе
Реквизиты сторон, номер, дата и суммы совпадают с документом
Пустые поля, нулевые суммы, неверный номер
Распечатка совпадает с просмотром, число копий верное
Задание висит в очереди, страницы пустые или смещены
Когда нужна помощь администратора или разработчика
Штатными средствами пользователь может выбрать форму, настроить масштаб и сохранить документ в PDF. Всё, что касается изменения самого макета — добавления логотипа, новых колонок, изменения формулировок, — требует прав доступа и навыков работы с конфигуратором или механизмом внешних печатных форм.
Обращайтесь к администратору, если: нужная форма отсутствует в списке, внешняя печатная форма перестала работать после обновления, требуется скорректировать макет под требования контрагента или вывести дополнительные данные (например, штрихкод или номер ГТД). Самостоятельное редактирование типового макета в конфигураторе — рискованная операция: при следующем обновлении изменения могут быть затёрты, а ошибка в коде формы сломает печать для всех пользователей.
Перед массовой печатью документов за период сначала распечатайте один документ и сверьте его с экранной формой. Это дешевле, чем переводить пачку бумаги из-за незаполненного реквизита или неверного макета.
Что важно запомнить
Печать в 1С выполняется кнопкой «Печать» из формы проведённого документа или из журнала для группы документов. Всегда проверяйте предварительный просмотр, заполненность реквизитов и выбранную форму. Изменение макетов — задача администратора, выполняется на копии базы.
Частые вопросы
Почему кнопка «Печать» неактивна или её нет в форме документа?
Основные причины: документ не записан или не проведён; у пользователя нет прав на печать данного вида документов; кнопка скрыта в подменю «Ещё» из-за узкой формы. Проверьте состояние документа, разверните окно на весь экран и уточните права у администратора.
Как распечатать документ без предварительного просмотра?
В большинстве конфигураций в меню кнопки «Печать» есть пункт «Быстрая печать» или печать формируется сразу при выборе формы, если отключён показ просмотра в настройках. Однако пропускать просмотр не рекомендуется: так легко получить обрезанные колонки или лишние страницы.
Можно ли изменить печатную форму прямо в окне просмотра?
Табличный документ в просмотре можно редактировать, если в свойствах формы не включена защита, но такие правки не сохраняются в базе и исчезают при следующем формировании. Для постоянных изменений редактируется макет печатной формы — это работа администратора или разработчика.
Как сохранить документ в PDF и отправить по почте?
В окне предварительного просмотра выберите «Файл → Сохранить» (или «Сохранить копию») и укажите формат PDF. Во многих конфигурациях есть кнопка «Отправить по электронной почте» — она автоматически создаёт PDF-вложение, если в программе настроена учётная запись почты.
Почему на печати пустые поля: ИНН, адрес, подпись?
Печатная форма берёт данные из карточки организации и документа. Откройте карточку организации в справочнике и заполните реквизиты, проверьте, что в документе указаны ответственный и договор. После заполнения сформируйте печатную форму заново.
После обновления конфигурации внешняя печатная форма выдаёт ошибку. Что делать?
Внешние формы (.epf) могут быть несовместимы с новым релизом. Попросите администратора проверить форму на тестовой копии базы и при необходимости обновить её у разработчика. До устранения проблемы используйте типовую печатную форму конфигурации.