Как выписать счёт-фактуру в 1С:Бухгалтерия

Счёт-фактура в 1С:Бухгалтерия почти никогда не создаётся «с нуля» вручную — программа формирует его на основании документа реализации, поступления или полученного аванса. Такой подход исключает расхождения между отгрузкой и счётом-фактурой: номенклатура, суммы и ставки НДС подтягиваются автоматически. Ручное создание требуется только в особых ситуациях, например при оформлении счёта-фактуры на аванс без документа поступления оплаты или при работе налогового агента.

Прежде чем выписывать документ, убедитесь, что в учётной политике организации (раздел «Главное» — «Учётная политика») корректно настроен порядок регистрации счетов-фактур и что у контрагента заполнены ИНН, КПП и адрес. Ошибка в реквизитах покупателя — самая частая причина отказа в вычете НДС у вашей стороны сделки.

Ниже разобраны все основные сценарии: счёт-фактура на отгрузку, на аванс, исправительный и корректировочный документы, а также формирование универсального передаточного документа (УПД) и отправка по ТКС.

Подготовка: что проверить перед выпиской

Корректность счёта-фактуры зависит от трёх настроек. Первая — учётная политика: откройте «Главное» — «Настройки» — «Учётная политика» и убедитесь, что система налогообложения указана верно, а порядок регистрации счетов-фактур соответствует вашей практике (обычно «По факту отгрузки»).

Вторая — карточка контрагента. Поля «ИНН», «КПП», «Юридический адрес» должны быть заполнены, так как они попадают в строки 2, 2а, 2б счёта-фактуры. Если контрагент — физическое лицо или иностранная компания, проверьте, что в карточке выбран правильный вид контрагента: от этого зависит, какие поля программа выведет в печатную форму.

Третья — договор с покупателем. В договоре должен быть указан вид расчётов и корректный тип цен. Если в договоре отмечен признак «НДС включён в стоимость», суммы в документе реализации и счёте-фактуре формируются с учётом этого признака, и несоответствие печатной формы договору вызовет вопросы у покупателя.

Счёт-фактура на отгрузку: стандартный сценарий

Это основной сценарий, который закрывает большинство потребностей. Счёт-фактура выписывается на основании уже проведённого документа реализации.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» — «Реализация (акты, накладные)» и найдите нужный документ.
2. 2
   Проверьте, что документ проведён: непроведённую реализацию нельзя использовать как основание.
3. 3
   Нажмите кнопку «Выписать счёт-фактуру» в командной панели внизу формы документа.
4. 4
   Программа создаст счёт-фактуру: проверьте дату, реквизиты покупателя, суммы и ставки НДС.
5. 5
   Нажмите «Провести и закрыть» — документ зарегистрируется в подсистеме НДС.
6. 6
   Распечатайте форму через кнопку «Печать» — «Счёт-фактура» или отправьте по ТКС.

После проведения счёт-фактура автоматически попадает в книгу продаж того квартала, к которому относится его дата. Если дата счёта-фактуры отличается от даты реализации (например, накладная проведена задним числом), именно дата счёта-фактуры определяет период отражения в книге продаж — это важно при закрытии квартала.

Если по одной реализации нужно выписать счёт-фактуру на несколько строк с разными ставками НДС, ничего дополнительно делать не требуется: программа группирует строки по ставкам в печатной форме автоматически. Проверьте только, что в табличной части реализации у каждой позиции указана верная ставка.

Счёт-фактура на аванс от покупателя

Авансовый счёт-фактура формируется на основании документа поступления оплаты: «Поступление на расчётный счёт» или «Приходный кассовый ордер». Откройте документ оплаты и нажмите «Создать на основании» — «Счёт-фактура выданный (аванс)».

Альтернатива — массовое формирование через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» (раздел «Банк и касса» либо «Операции» — «Регистрация счетов-фактур на аванс», в зависимости от релиза). Обработка сама подбирает все неотработанные предоплаты за период и создаёт по ним счета-фактуры пакетно. Это удобно при большом числе покупателей и исключает пропуски.

Ставка НДС в авансовом счёте-фактуре всегда расчётная (например, 20/120), а наименование товара указывается обобщённо по договору — программа подставляет его из настроек. Если в договоре прописан конкретный перечень, проверьте, что обобщённое наименование не противоречит условиям сделки.

Исправительный и корректировочный счета-фактуры

Исправительный счёт-фактура нужен, когда в исходном документе допущена ошибка в реквизитах: неверный ИНН, адрес, номер или дата. В 1С он создаётся из формы исходного счёта-фактуры: откройте документ, выберите «Создать на основании» — «Корректировка реализации» с видом операции «Исправление в первичных документах», либо воспользуйтесь механизмом исправления в самом документе реализации, если релиз это поддерживает.

Корректировочный счёт-фактура оформляется при изменении стоимости или количества после отгрузки — например, при согласованной скидке или частичном возврате. Основание — документ «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон». После проведения корректировки выпишите счёт-фактуру той же кнопкой внизу формы документа.

Сравнение вариантов

Исправительный счёт-фактура

Применяется при ошибках в реквизитах (ИНН, адрес, номер, дата). Стоимость не меняется. Номер исправления увеличивается: 1, 2 и так далее.

Корректировочный счёт-фактура

Применяется при изменении цены или количества по соглашению сторон. Содержит строки «до изменения» и «после изменения», разница отражается в книге покупок или продаж.

УПД

Объединяет накладную и счёт-фактуру. Подходит, если покупатель согласен принимать универсальный документ; сокращает документооборот, но требует настройки статуса в печатной форме.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Если покупатель работает с УПД, отдельный счёт-фактура может не понадобиться. В документе реализации при выборе печатной формы «Универсальный передаточный документ (УПД)» программа формирует документ со статусом 1, который одновременно является и накладной, и счётом-фактурой.

При этом счёт-фактуру в базе всё равно нужно выписать — он необходим для регистрации в книге продаж и корректной передачи данных по ТКС. Печатная форма УПД использует номер и дату именно этого счёта-фактуры, поэтому порядок действий не меняется: сначала «Выписать счёт-фактуру», затем печать УПД.

Проверка результата и отправка покупателю

После проведения откройте печатную форму и сверьте ключевые поля: номер и дата, наименование и адрес продавца и покупателя, ИНН/КПП обеих сторон, валюта документа, итоговые суммы по колонкам «Стоимость товаров», «Сумма налога», «Всего с учётом налога». Любое расхождение с договором или накладной исправляйте до отправки документа покупателю.

Для отправки в электронном виде используйте встроенный сервис 1С-ЭДО или подключённого оператора: в форме счёта-фактуры нажмите «ЭДО» — «Отправить документ». Электронный счёт-фактура, переданный через оператора, имеет юридическую силу и автоматически фиксирует дату отправки — это защищает покупателя от потери вычета по срокам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Счёт-фактура в книге продаж

Норма

Документ виден в книге продаж за квартал своей даты

Тревожный признак

Документа нет в книге — проверьте, проведён ли он и не помечен ли на удаление

Сумма НДС

Норма

Сумма налога в счёте-фактуре равна НДС документа реализации

Тревожный признак

Расхождение копеек или рублей — проверьте ставки в табличной части реализации

Реквизиты покупателя

Норма

ИНН, КПП и адрес совпадают с договором и карточкой контрагента

Тревожный признак

Пустые или устаревшие реквизиты — исправьте карточку и перевыпустите документ

Частые ошибки и ограничения

Отдельное ограничение касается организаций на спецрежимах. Если организация применяет УСН и не является плательщиком НДС, счёт-фактура в стандартном сценарии не требуется. Исключения — выставление счёта-фактуры с выделенным НДС по просьбе покупателя (тогда возникает обязанность уплатить налог и подать декларацию) и работа в качестве налогового агента. В этих случаях документ создаётся теми же инструментами, но налоговые последствия стоит оценить заранее.

Если учёт ведётся в разделённом режиме по нескольким организациям в одной базе, перед выпиской проверяйте поле «Организация» в документе реализации. Счёт-фактура унаследует организацию из основания, и ошибку придётся исправлять через исправительный документ.

Перед закрытием квартала полезно запустить «Помощник по учёту НДС» (раздел «Операции»). Он покажет незарегистрированные счета-фактуры по реализациям и авансам и позволит исправить пропуски до формирования декларации, а не после камеральной проверки.

Частые вопросы

Можно ли выписать счёт-фактуру без документа реализации?

Да, через журнал «Счета-фактуры выданные» кнопкой «Создать», но тогда суммы и номенклатуру придётся вводить вручную, а документ не будет связан с учётом. Такой способ оправдан только в особых случаях, например при восстановлении утерянных данных. В штатной работе всегда создавайте счёт-фактуру на основании первичного документа.

Что делать, если кнопка «Выписать счёт-фактуру» неактивна?

Чаще всего документ реализации не проведён или у пользователя недостаточно прав. Проверьте статус документа и права доступа. Также кнопка недоступна, если счёт-фактура уже выписан — тогда внизу формы отображается ссылка на существующий документ.

Как перевыписать счёт-фактуру, если покупатель сообщил об ошибке в своих реквизитах?

Сначала исправьте данные в карточке контрагента. Затем оформите исправительный счёт-фактуру с новым номером исправления — программа подтянет актуальные реквизиты. Исходный документ не удаляйте и не редактируйте задним числом.

Нужно ли выписывать счёт-фактуру при безвозмездной передаче?

Да, при безвозмездной передаче товаров возникает объект обложения НДС. В 1С оформляется документ «Безвозмездная передача» (или реализация с нулевой ценой, в зависимости от релиза и методики учёта), и на его основании выписывается счёт-фактура в одном экземпляре — покупателю он не передаётся.

Как выписать один счёт-фактуру на несколько накладных?

В документе реализации можно подобрать несколько отгрузок по одному договору, если релиз поддерживает такой режим, либо оформить сводный счёт-фактуру при соблюдении условий для непрерывных отгрузок в адрес одного покупателя. В стандартном сценарии на каждую накладную создаётся отдельный счёт-фактура — это самый безопасный вариант для сверки с контрагентом.

Почему счёт-фактура не попал в книгу продаж?

Проверьте три вещи: проведён ли документ, не помечен ли он на удаление и какая дата у него указана — в книгу продаж он попадает по своей дате, а не по дате реализации. Также убедитесь, что в учётной политике организация является плательщиком НДС. После исправлений пересформируйте книгу продаж за нужный квартал.