Как выписать доверенность в 1С:Бухгалтерия

Доверенность в 1С:Бухгалтерия оформляется отдельным документом и печатается по унифицированной форме М-2 (или М-2а для организаций с большим объёмом выдачи). Программа автоматически подставляет реквизиты организации, данные сотрудника и паспортные данные, поэтому ручной ввод сводится к минимуму. Документ можно создать как самостоятельно, так и на основании поступления товаров или счёта на оплату.

Типовая ситуация: сотрудник едет забирать товар у поставщика или получать документы, и ему нужна доверенность на получение материальных ценностей. Бухгалтер оформляет документ в программе, распечатывает форму, руководитель подписывает, а бухгалтерия регистрирует выдачу в журнале учёта. Если доверенность не оформить, поставщик вправе отказать в отпуске товара, а при получении ценностей без доверенности возникают риски по признанию расходов.

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» документ называется «Доверенность» и находится в разделе «Покупки». Ниже разобраны пошаговое заполнение, особенности формы М-2, сроки действия, печать и частые ошибки при оформлении.

Где находится документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерия

Откройте раздел «Покупки» на панели разделов. В группе документов найдите ссылку «Доверенности» — откроется журнал, где хранятся все выписанные доверенности. Если ссылки нет в меню, воспользуйтесь командой «Ещё» → «Настроить меню» либо найдите документ через общий поиск по названию.

В некоторых настройках интерфейса журнал доверенностей доступен также из раздела «Продажи» или через «Все функции» → «Документы» → «Доверенность». Это зависит от роли пользователя и настройки командного интерфейса. Если вы работаете под ограниченными правами и не видите документ, проверьте права доступа у администратора.

Журнал доверенностей показывает номер, дату, сотрудника, контрагента и срок действия. По этому журналу удобно контролировать, какие доверенности выданы и какие уже истекли — это заменяет бумажный журнал регистрации.

Пошаговое создание доверенности

Нажмите кнопку «Создать» в журнале доверенностей. Откроется форма нового документа. Заполните поля последовательно: дата документа устанавливается автоматически (текущая), номер присваивается программой при записи.

Основные поля формы:

• Организация — подставляется по умолчанию, если в базе одна организация; при нескольких выберите нужную из списка.
• Физическое лицо — сотрудник, которому выдаётся доверенность. Выбирается из справочника «Физические лица». Паспортные данные и должность подтянутся автоматически, если они заполнены в карточке.
• Контрагент — поставщик, у которого сотрудник получает ценности.
• Срок действия — даты «с» и «по», в пределах которых доверенность действительна.
• Документ-основание — счёт, договор или накладная, по которым получаются ценности.
• Табличная часть «Материальные ценности» — перечень получаемых товаров с количеством и единицами измерения.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, физическое лицо и контрагента-поставщика
3. 3
   Заполните срок действия и документ-основание (счёт или договор)
4. 4
   Заполните табличную часть: наименование ценностей, единицы измерения, количество
5. 5
   Запишите документ и распечатайте форму М-2 кнопкой «Печать»
6. 6
   Передайте на подпись руководителю и главному бухгалтеру, заверьте печатью при её наличии

После заполнения нажмите «Записать», затем «Провести». Документ не формирует бухгалтерских проводок — он служит только для оформления и печати доверенности, поэтому проведение влияет лишь на статус документа в журнале.

Заполнение паспортных данных и должности сотрудника

Частая проблема: в печатной форме М-2 пустые поля «Документ, удостоверяющий личность» или «Должность». Это значит, что в карточке физического лица не заполнены соответствующие данные. Откройте справочник «Сотрудники» или «Физические лица», перейдите в карточку нужного человека и заполните раздел с паспортными данными: серия, номер, кем и когда выдан.

Должность программа берёт из кадровых данных — из приёма на работу или кадрового перевода. Если кадровый учёт в программе не ведётся (типично для малых организаций), должность можно указать вручную в карточке сотрудника. После заполнения вернитесь в доверенность и перевыберите физическое лицо или просто перепроведите документ — данные обновятся.

Создание доверенности на основании других документов

Удобный способ — создать доверенность на основании уже оформленного документа, чтобы не заполнять перечень ценностей вручную. Откройте, например, документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» или «Счёт на оплату поставщика», нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Доверенность».

Программа автоматически подставит контрагента и заполнит табличную часть номенклатурой из документа-основания. Останется указать физическое лицо и срок действия. Этот способ исключает расхождения между доверенностью и накладной поставщика — перечень ценностей будет совпадать дословно.

Если перечень товаров большой или заранее неизвестен, в практике допускается указывать ценности обобщённо («товарно-материальные ценности по счёту №… от…»), но многие поставщики требуют точный перечень. Уточните требования контрагента до выдачи доверенности.

Срок действия и правила выдачи

По общему правилу срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей ограничен периодом, необходимым для их получения. На практике чаще всего выписывают доверенность на 5–15 дней. Если срок не указан, доверенность считается недействительной — поле срока в форме М-2 обязательно для заполнения.

Доверенность подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (или уполномоченными лицами). Подпись главного бухгалтера подтверждает регистрацию выдачи. Печать организации ставится, если она используется — с учётом того, что для многих ООО печать сейчас необязательна, но отдельные контрагенты по-прежнему требуют её на доверенностях.

Отчитываться по доверенности сотрудник должен, передав в бухгалтерию оправдательные документы: накладные, акты, чеки. Неиспользованная или просроченная доверенность возвращается и помечается как неиспользованная — в 1С её можно пометить на удаление или оставить в журнале с комментарием.

Печать формы М-2 и настройка печатной формы

Для печати откройте проведённую доверенность и нажмите кнопку «Печать» — в списке будет доступна форма «М-2 (Доверенность)». Форма содержит все обязательные реквизиты: наименование организации, ОКПО, номер и дату доверенности, данные доверенного лица, перечень ценностей и строки для подписей.

Перед печатью используйте предварительный просмотр: проверьте, что подставились ИНН/КПП организации, паспортные данные и должность сотрудника. Если какое-то поле пустое — закройте предпросмотр, заполните источник данных (карточку организации или физлица) и сформируйте печать заново. Исправлять пустые поля от руки на распечатке нежелательно: поставщик может отклонить такой документ.

Если типовая форма не устраивает (например, нужен другой макет логотипа или дополнительные реквизиты), макет можно доработать через механизм внешних печатных форм — «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Доработку макета лучше поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить обязательную структуру формы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные и должность в печатной форме

Норма

Серия, номер, кем выдан паспорт и должность заполнены

Тревожный признак

Поля пустые — заполните карточку физического лица

Срок действия

Норма

Указаны обе даты, срок разумный (обычно до 15 дней)

Тревожный признак

Срок пустой или дата «по» раньше даты «с»

Перечень ценностей

Норма

Совпадает со счётом или накладной поставщика

Тревожный признак

Расхождения в наименованиях или количестве

Подписи

Норма

Подписи руководителя и главного бухгалтера проставлены

Тревожный признак

Нет одной из подписей — доверенность недействительна

Типичные ошибки при оформлении

Практика показывает несколько повторяющихся ошибок, из-за которых поставщики отклоняют доверенности или возникают споры при проверках. Большинство из них связаны не с программой, а с невнимательностью при заполнении справочников.

Отдельно стоит сказать о доверенностях от контрагентов, которые ваши сотрудники принимают при отпуске товара со своей стороны. В 1С входящие доверенности как отдельный документ не регистрируются — достаточно хранить оригинал вместе с накладной. Но проверять подлинность и срок действия входящей доверенности перед отпуском товара обязательно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выписать доверенность в 1С, если кадровый учёт не ведётся?

Да. Документ «Доверенность» не требует проведённого приёма на работу. Достаточно, чтобы физическое лицо было заведено в соответствующем справочнике, а в его карточке были заполнены паспортные данные и должность — тогда печатная форма М-2 сформируется полностью.

Создаёт ли доверенность бухгалтерские проводки?

Нет. Документ «Доверенность» не влияет на бухгалтерский и налоговый учёт, он нужен только для оформления и печати формы М-2. Оприходование полученных ценностей выполняется отдельным документом поступления на основании накладной поставщика.

Как исправить ошибку в уже распечатанной доверенности?

Откройте документ, исправьте нужные поля, перепроведите и распечатайте заново. Исправления от руки на подписанном бланке недопустимы — такую доверенность следует заменить новой. Старую пометьте как испорченную или удалите, если она ещё не выдавалась.

Можно ли выписать одну доверенность на нескольких сотрудников?

Нет, форма М-2 предполагает одно доверенное лицо. Если забирать товар поедут двое сотрудников, оформите отдельную доверенность на каждого — это займёт пару минут, так как можно скопировать существующий документ и поменять только физическое лицо.

Что делать, если в журнале нет кнопки «Доверенности»?

Проверьте раздел «Покупки» — журнал находится там. Если ссылки нет, откройте «Все функции» (через главное меню) → «Документы» → «Доверенность». Если документ недоступен и там, вероятно, у вашей роли нет прав — обратитесь к администратору базы для настройки профиля доступа.

Нужна ли печать организации на доверенности?

Если организация официально отказалась от печати, доверенность действительна и без неё — достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера. Однако некоторые поставщики по внутренним правилам требуют печать, поэтому при её наличии лучше поставить, чтобы избежать отказа в отпуске товара.