Как сделать доверенность в 1С:Бухгалтерия 8.3

Доверенность в 1С:Бухгалтерия оформляется в разделе «Покупки» и предназначена для ситуаций, когда сотрудник организации получает товарно-материальные ценности у поставщика от имени компании. Программа формирует печатную форму по образцу М-2 (или М-2а), при этом все реквизиты подставляются из справочников, поэтому важно заранее проверить корректность данных организации и сотрудника.

Типовая конфигурация позволяет выписать доверенность буквально за минуту, но ошибки в паспортных данных, сроке действия или наименовании поставщика делают документ юридически недействительным. Ниже разобран порядок создания доверенности, проверка печатной формы, типичные ошибки и особенности для разных сценариев.

Где находится доверенность в 1С и что нужно подготовить

Журнал доверенностей расположен в разделе Покупки → Доверенности. Если этого пункта нет в меню, проверьте настройку функциональности: раздел «Главное» → «Функциональность», на закладке «Покупки» должен быть включён соответствующий признак. В некоторых интерфейсах доверенности также доступны через «Покупки» → «Все документы».

Перед созданием документа убедитесь, что заполнены справочники, откуда программа берёт данные:

• Организация — полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, банковские реквизиты (справочник «Организации»);
• Сотрудник — ФИО полностью, должность, паспортные данные (справочник «Сотрудники», поле «Документ, удостоверяющий личность»);
• Контрагент-поставщик — наименование и реквизиты, у которого получаются ценности;
• Ответственные лица — руководитель и главный бухгалтер, чьи подписи выводятся на печатную форму.

Пошаговое создание доверенности

Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите кнопку «Создать». Форма документа содержит несколько ключевых полей, порядок заполнения которых описан ниже.

1. 1
   Откройте Покупки → Доверенности и нажмите «Создать»
2. 2
   Проверьте организацию и дату документа — номер присвоится автоматически
3. 3
   Укажите сотрудника — подтянутся должность и паспортные данные
4. 4
   Выберите контрагента-поставщика и при необходимости договор
5. 5
   Установите срок действия доверенности
6. 6
   Заполните табличную часть перечнем получаемых материальных ценностей
7. 7
   Запишите документ и откройте печатную форму М-2 для проверки
8. 8
   Распечатайте, подпишите у руководителя и главного бухгалтера, заверьте печатью при её наличии

После выбора сотрудника программа автоматически подставляет его должность и паспортные данные из справочника. Если подставились не те значения — не исправляйте их вручную в документе, а откройте карточку сотрудника и приведите данные в порядок там, иначе ошибка повторится в каждой следующей доверенности.

Поле «Срок действия» заполняется датой, до которой доверенность считается действительной. По общему правилу срок доверенности законодательно не ограничен, но на практике организации выписывают доверенности на разумный период — как правило, от нескольких дней до месяца, реже дольше. Внутренними регламентами компании срок может быть ограничен, уточните это в учётной политике или у руководителя.

Заполнение перечня получаемых ценностей

Табличная часть «Материальные ценности» — обязательная часть доверенности. В ней перечисляется, что именно сотрудник вправе получить у поставщика: наименование товара или материала, единица измерения и количество. Формулировки должны совпадать со счётом, договором или накладной поставщика — расхождения становятся основанием для отказа в отпуске товара.

Если перечень большой, допустимо указать обобщённую формулировку со ссылкой на документ-основание, например: «Материалы по счёту № 145 от 12.05». Однако безопаснее перечислить позиции явно — тогда у поставщика не возникнет вопросов, а сотрудник не сможет получить лишнее.

Печать формы М-2 и проверка результата

После записи документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Доверенность (М-2)». Форма М-2 применяется при разовом получении ценностей, форма М-2а — при многократном получении, когда на обороте ведутся записи о каждом факте получения. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, организация вправе утвердить собственный бланк, но М-2 остаётся привычным и безопасным вариантом, который принимают все поставщики.

Печатная форма состоит из двух частей: сама доверенность, которую сотрудник передаёт поставщику, и корешок, который остаётся в бухгалтерии и хранится вместе с журналом учёта выданных доверенностей.

Контрольные точки

Как проверить результат

ФИО и паспортные данные сотрудника

Норма

Полностью совпадают с паспортом, без сокращений

Тревожный признак

Сокращённое имя, старый паспорт, пустые поля

Реквизиты организации

Норма

Наименование, ИНН, адрес и счёт актуальны

Тревожный признак

Старый адрес или расчётный счёт после реорганизации

Срок действия

Норма

Дата окончания позже даты получения товара

Тревожный признак

Истекший срок или пустое поле

Подписи и печать

Норма

Подписи руководителя и главбуха проставлены

Тревожный признак

Доверенность без подписей — недействительна

Доверенность на физическое лицо и другие сценарии

Доверенность для получения товара по безналичному счёту

Самый частый сценарий: компания оплатила счёт, сотрудник едет забирать товар. В этом случае в доверенности указывается поставщик, а в перечне — позиции из счёта. Печатную форму удобно формировать сразу после оплаты, чтобы сотрудник получил документ до выезда на склад поставщика.

Доверенность со ссылкой на договор

Если поставки регулярные, в поле контрагента и договора укажите действующий договор, а в перечне ценностей используйте формулировку «по накладным в рамках договора № …». Учтите, что часть поставщиков требует точный перечень — заранее уточните их требования, чтобы не выписывать доверенность повторно.

Если в базе несколько организаций

При ведении нескольких юрлиц в одной базе обязательно проверяйте поле «Организация» в шапке документа. Доверенность, выписанная от не той организации, не даёт права получить товар, оплаченный другим юрлицом, — это одна из самых частых и неприятных ошибок.

Учёт и хранение выданных доверенностей

Журнал «Доверенности» в программе сам по себе является регистром учёта выданных документов: в нём видны номер, дата, сотрудник, поставщик и срок действия. Корешки отрывных форм М-2 подшиваются и хранятся в бухгалтерии вместе с документами, подтверждающими получение ценностей (накладными, актами).

Контроль использования доверенности выполняется сопоставлением: по каждой выданной доверенности в базе должно появиться поступление товаров или документальное подтверждение того, что доверенность не использована. Если сотрудник не отчитался, доверенность следует аннулировать внутренним распоряжением, а в журнале сделать отметку.

Удобно завести правило: доверенность создаётся только на основании счёта или заказа поставщику, а не «с нуля». Тогда перечень ценностей всегда совпадает с оплатой, а в журнале остаётся связь между документами, что упрощает проверку при инвентаризации расчётов.

Часто задаваемые вопросы

Нет пункта «Доверенности» в разделе «Покупки». Что делать?

Проверьте настройку функциональности: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Покупки». Также журнал доступен через «Покупки» → «Все документы» в списке видов документов. Если документа нет и там, возможно, используется сильно изменённая конфигурация — уточните у администратора 1С.

Можно ли выписать доверенность на несколько сотрудников?

Типовая форма в 1С рассчитана на одного доверенного лица. Если получать товар должны двое, создают отдельную доверенность на каждого либо используют собственный бланк, утверждённый в учётной политике, где допускается несколько представителей.

Обязательна ли форма М-2 или можно свой бланк?

Унифицированные формы не обязательны: организация вправе разработать собственный бланк доверенности и закрепить его в учётной политике. Однако форма М-2 универсально принимается поставщиками, поэтому большинство компаний продолжает использовать именно её.

Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?

Данные подставляются из справочника «Сотрудники» → поле документа, удостоверяющего личность. Откройте карточку сотрудника, заполните серию, номер, кем и когда выдан паспорт, затем перезаполните или пересоздайте доверенность.

Как аннулировать выданную, но неиспользованную доверенность?

В типовой конфигурации нет отдельного статуса аннулирования. Документ можно пометить на удаление, если он не был выдан, либо оформить внутреннее распоряжение об отзыве и сделать отметку в комментарии документа, а корешок хранить с пометкой «не использована».

Можно ли отправить доверенность поставщику в электронном виде?

Программа позволяет сохранить печатную форму в PDF и отправить по электронному документообороту, однако юридическая сила такого документа зависит от требований поставщика: многие принимают только оригинал с «живыми» подписями. Уточняйте порядок у контрагента заранее.