Быстрый старт · 10 мин
Как завести новую организацию в 1С
Как добавить новую организацию в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях: заполнение реквизитов, учетная политика, проверка ИНН, типичные ошибки и проверка результата.
Карточка организации — базовый элемент любой конфигурации 1С: от неё зависят реквизиты в первичных документах, отчетность, налоговые регистры и подписи на печатных формах. Ошибка на этапе заведения организации приводит к неверным счетам-фактурам, расхождениям в отчетности и необходимости исправлять уже проведенные документы.
Процедура во всех типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:ЗУП) устроена схоже: организация создается в одноименном справочнике, заполняются реквизиты, затем настраивается учетная политика и параметры учета. Ниже разобран порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 с уточнениями для других конфигураций.
Перед началом подготовьте основные сведения: ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адреса, коды статистики, реквизиты расчетного счета и данные руководителя. Если у вас есть выписка из ЕГРЮЛ или свидетельство о постановке на учет — держите их под рукой, это исключит опечатки в ключевых полях.
Где находится справочник организаций и как создать карточку
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Главное» → «Организации». В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP путь выглядит как «НСИ и администрирование» → «Организации» или «Регламентированный учет» → «Организации» в зависимости от версии. В 1С:ЗУП справочник находится в разделе «Настройка» → «Организации».
Нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать вид организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого выбора зависит набор полей: у ИП нет КПП, а вместо ОГРН указывается ОГРНИП. Если вид выбран неверно, изменить его после сохранения карточки можно, но часть реквизитов придется перепроверить вручную.
Если в базе уже есть организации, новая карточка добавляется той же кнопкой «Создать» — ограничений на количество организаций в типовых конфигурациях нет. Многоорганизационный учет включается автоматически при появлении второй организации, отдельной настройки для этого не требуется.
- 1Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид: юридическое лицо или ИП
- 3Введите ИНН и нажмите «Заполнить по ИНН» при наличии интернет-подключения
- 4Проверьте наименование, КПП, ОГРН и адреса
- 5Добавьте банковский счет и кассу
- 6Настройте учетную политику и систему налогообложения
- 7Проверьте карточку на тестовом документе
Заполнение реквизитов: вручную и автоматически
Самый быстрый способ — автоматическое заполнение по ИНН. Введите ИНН в соответствующее поле и нажмите кнопку заполнения: программа обратится к сервису 1С и подставит наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес и дату регистрации. Для работы сервиса требуется действующая подписка ИТС и подключение к интернету.
Если автозаполнение недоступно, реквизиты вводятся вручную. Сверяйте каждое поле с выпиской из ЕГРЮЛ: сокращенное наименование должно совпадать с официальным, а адрес — соответствовать данным налоговой. Программа проверяет контрольные цифры ИНН, КПП и ОГРН и выдаст предупреждение при опечатке — не игнорируйте такие сообщения.
Поле «Префикс» задает начало номеров документов этой организации. В многоорганизационной базе задайте каждой организации уникальный короткий префикс (например, «А1», «Б2»), чтобы номера документов не пересекались и их было легко различать.
Настройка системы налогообложения и учетной политики
После сохранения карточки перейдите по ссылке «Система налогообложения» прямо из формы организации. Укажите применяемый режим: общая система, УСН (доходы или доходы минус расходы), патент или их сочетание. От этого выбора зависят налоговые регистры, состав отчетности и поведение документов при проведении.
Далее настройте учетную политику: способ оценки МПЗ, методы амортизации, порядок признания расходов, применение ПБУ 18. Учетная политика задается на конкретный год — при создании организации в середине года проверьте, что период действия настроек указан корректно.
Критично сделать это до ввода первых документов. Если документы уже проведены, а затем меняется система налогообложения или учетная политика, потребуется перепроведение документов и пересчет регистров — на больших объемах это длительная операция с риском расхождений.
Банковские счета, касса и подписанты
В карточке организации перейдите на вкладку «Банковские счета» и создайте основной расчетный счет: укажите номер счета, банк (выберите из классификатора по БИК — наименование и корсчет подставятся автоматически). Счет, отмеченный как основной, будет подставляться в платежные документы и счета покупателям по умолчанию.
Касса организации в типовых конфигурациях создается автоматически, дополнительных действий обычно не требуется. Если используется несколько касс (например, обособленные подразделения), добавьте их в соответствующем справочнике.
Заполните данные ответственных лиц: руководителя, главного бухгалтера и при необходимости уполномоченных представителей. Эти данные попадают в подписи печатных форм, декларации и расчеты. Укажите дату, с которой действует каждое лицо, — это важно при смене руководителя в середине периода.
Регистрация в налоговом органе и коды статистики
В карточке организации укажите регистрацию в налоговом органе: код ИФНС и наименование. Эти данные используются в отчетности и платежных поручениях. Если организация стоит на учете в нескольких инспекциях (по обособленным подразделениям), каждую регистрацию нужно добавить отдельно и выбирать нужную при формировании отчетов.
Коды статистики (ОКПО, ОКТМО, ОКАТО при необходимости) заполняются в соответствующих полях карточки. ОКТМО особенно важен: он попадает в декларации и платежки. Код можно узнать из уведомления Росстата или проверить по адресу на официальном ресурсе статистики.
Особенности для ИП и многоорганизационного учета
Индивидуальный предприниматель
Для ИП при создании выберите соответствующий вид. Поле КПП будет скрыто, вместо ОГРН укажите ОГРНИП. Наименование формируется по шаблону «ИП Фамилия Имя Отчество». Учтите, что в Банковских документах и отчетности для ИП действуют свои правила — например, по налогу на профдоход или патенту набор настроек отличается от организаций на ОСНО.
Несколько организаций в одной базе
При ведении нескольких юрлиц в одной базе проверьте, что в документах поле «Организация» заполняется корректно — в типовых конфигурациях можно задать организацию по умолчанию в настройках пользователя. Это снижает риск провести документ не по той компании, особенно когда бухгалтер обслуживает несколько фирм.
Перед массовым вводом документов создайте один тестовый счет покупателю и распечатайте его. Так вы сразу увидите, какие реквизиты (адрес, банк, подписант) подтягиваются в печатную форму, и исправите карточку до того, как документов станут сотни.
Проверка результата
После заполнения карточки выполните контрольную проверку. Откройте список организаций и убедитесь, что карточка одна, без дублей. Затем создайте тестовый документ реализации или счет покупателю и проверьте печатную форму: наименование, ИНН/КПП, адрес, банковские реквизиты и подпись должны быть корректными.
Дополнительно сформируйте пробный отчет — например, откройте список регламентированных отчетов и проверьте, что для новой организации доступны нужные формы деклараций с правильным кодом ИФНС. Если отчетность будет сдаваться электронно, настройте обмен с контролирующими органами (1С-Отчетность) заранее — подключение занимает время.
Как проверить результат
Верные наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты
Пустые поля, старый адрес или чужой КПП
Одна карточка на каждое юрлицо
Дубли с похожими наименованиями
Задана на текущий период до ввода документов
Пустой список или неверный период действия
Код инспекции соответствует постановке на учет
Код инспекции другого региона или пустое поле
Частые вопросы
Можно ли создать организацию копированием существующей?
Да, в списке организаций есть кнопка «Скопировать». Карточка создастся с теми же настройками, но все ключевые реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН, счета, учетная политика) придется заменить вручную. Способ удобен, когда в группе компаний одинаковые параметры учета, но требует особенно тщательной проверки каждого поля.
Что делать, если автозаполнение по ИНН не работает?
Проверьте подключение к интернету и наличие действующей подписки ИТС — сервис доступен только зарегистрированным пользователям. Если сервис недоступен, заполните реквизиты вручную по выписке из ЕГРЮЛ. На корректность учета это не влияет, важна только точность введенных данных.
Можно ли изменить реквизиты организации после ввода документов?
Технически да, карточка редактируется в любой момент. Но уже выписанные документы в печатных формах могут сохранять старые реквизиты, а смена системы налогообложения потребует перепроведения документов. Исправляйте реквизиты как можно раньше и перепроверяйте отчетность за затронутый период.
Нужно ли заводить обособленное подразделение как отдельную организацию?
Нет, если подразделение не является самостоятельным юрлицом. В типовых конфигурациях для этого предусмотрен справочник «Подразделения» с признаком обособленности и отдельные регистрации в налоговых органах. Отдельную карточку организации создают только для самостоятельного юридического лица.
Как удалить ошибочно созданную организацию?
Если по карточке нет документов, пометьте её на удаление и выполните удаление помеченных объектов. Если документы уже введены, карточку удалить нельзя — программа выдаст список ссылок. В этом случае либо удалите документы, либо просто не используйте карточку, установив в наименовании пометку «не использовать».
Что важно запомнить
Организация создается в справочнике «Организации» через кнопку «Создать», реквизиты удобнее заполнять по ИНН. До ввода документов обязательно настройте систему налогообложения, учетную политику, банковский счет и подписантов, а результат проверьте на тестовой печатной форме.