Как в 1С ввести новую организацию

Новая организация в 1С вводится через справочник «Организации» — это базовый шаг, без которого нельзя создавать документы, начислять зарплату и формировать отчетность. Порядок действий почти одинаков в «1С:Бухгалтерии 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:Зарплата и управление персоналом»: открывается карточка организации, заполняются реквизиты, настраивается учетная политика и параметры учета.

Ошибки на этом этапе дорого обходятся: неверный ИНН попадет в счета-фактуры и отчетность, неправильная система налогообложения исказит расчет налогов, а отсутствие учетной политики приведет к сбоям при закрытии месяца. Поэтому ввод организации лучше выполнять по чек-листу и сразу проверять результат на тестовом документе.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до проверки корректности настройки. Инструкция ориентирована в первую очередь на «1С:Бухгалтерия 8.3», но логика применима и к другим типовым конфигурациям.

Подготовка: какие данные понадобятся заранее

Прежде чем открывать программу, соберите учредительные реквизиты. Минимальный набор: ИНН, КПП (для юридического лица), ОГРН, полное и сокращенное наименование, юридический и фактический адреса, данные руководителя. Если организация на общей системе налогообложения, дополнительно понадобятся сведения о применении НДС.

Также заранее подготовьте банковские реквизиты: расчетный счет, БИК и наименование банка. Их можно ввести позже, но без расчетного счета не получится корректно сформировать счет покупателю или платежное поручение. Для организации с сотрудниками потребуются регистрационные номера в фондах — они используются в отчетности по взносам.

Проверьте, что у вашего пользователя есть права на изменение справочника «Организации». В типовых конфигурациях это роли «Полные права» или «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации». Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору базы.

Создание карточки организации

В «1С:Бухгалтерии 8.3» перейдите в раздел «Главное» → «Реквизиты организации», если в базе еще нет ни одной организации, либо «Главное» → «Организации», чтобы открыть список. Нажмите кнопку «Создать». В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» справочник находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Организации».

В форме нового элемента выберите вид организации: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель». От этого выбора зависит набор полей: у ИП нет КПП, а вместо ОГРН указывается ОГРНИП. Затем заполните наименование — сокращенное используется в интерфейсе, полное попадет в печатные формы документов.

Самый быстрый способ заполнить реквизиты — ввести ИНН и нажать кнопку «Заполнить» (или «Заполнить реквизиты по ИНН»). Программа при наличии подключения к сервисам 1С подтянет наименование, КПП, ОГРН и адрес из официальных данных. Проверьте подставленные значения по выписке из ЕГРЮЛ: сервис иногда возвращает устаревший адрес, если организация недавно переехала.

1. 1
   Откройте раздел «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Введите ИНН и нажмите «Заполнить» для автозаполнения реквизитов
4. 4
   Проверьте и при необходимости исправьте наименование, КПП, ОГРН, адрес
5. 5
   Добавьте банковский счет на вкладке «Банковские счета»
6. 6
   Укажите систему налогообложения и заполните учетную политику
7. 7
   Запишите карточку и проверьте результат на тестовом документе

Заполнение реквизитов и банковских счетов

На вкладке «Адреса и телефоны» укажите юридический и фактический адреса. Юридический адрес попадает в отчетность, фактический — в ряд документов. Вводите адрес через классификатор (поле с подсказкой ФИАС/КЛАДР): вручную введенный текст может не пройти проверку при выгрузке отчетности.

Банковский счет добавляется по ссылке «Банковские счета» в карточке организации. Укажите номер счета и банк — банк удобно выбирать по БИК из классификатора, тогда наименование и корсчет подставятся автоматически. Если счетов несколько, отметьте один как основной: он будет подставляться в документы по умолчанию.

Проверьте поле «Префикс» в карточке организации. Оно используется в нумерации документов, когда в одной базе работают несколько организаций. Уникальный префикс избавит от пересечения номеров счетов и накладных разных компаний.

Настройка системы налогообложения и учетной политики

После записи карточки программа предложит настроить учетную политику — не откладывайте этот шаг. В «1С:Бухгалтерии» перейдите по ссылке «Система налогообложения» в карточке организации и укажите режим: общий (ОСНО), упрощенный (УСН «доходы» или «доходы минус расходы»), патент или их комбинацию. От этого зависят налоговые регистры и состав отчетности.

Далее откройте раздел «Главное» → «Учетная политика» и создайте настройку для новой организации на текущий год. Заполните методы оценки запасов (ФИФО или средняя), порядок признания расходов, параметры начисления амортизации и резервов. Если оставить учетную политику пустой, регламентные операции закрытия месяца будут выполняться с ошибками или по настройкам по умолчанию, которые могут не соответствовать вашему учету.

Для плательщиков НДС проверьте настройку в разделе «Главное» → «Налоги и отчеты» → «НДС». УСН-плательщикам стоит сразу задать порядок признания доходов и расходов в книге учета. Все эти параметры действуют с даты начала ведения учета, указанной в настройках.

Особенности для разных ситуаций

Вторая организация в одной базе

Если в базе уже есть организация, новая добавляется тем же способом через «Главное» → «Организации» → «Создать». Обратите внимание: учетная политика, налоги и настройки зарплаты задаются для каждой организации отдельно. Скопировать настройки можно вручную, ориентируясь на уже настроенную компанию.

Индивидуальный предприниматель

Для ИП в поле вида организации выберите «Индивидуальный предприниматель». Вместо наименования указывается ФИО, вместо ОГРН — ОГРНИП, КПП отсутствует. Система налогообложения для ИП чаще всего УСН или патент — убедитесь, что выбранный режим совпадает с уведомлением, поданным в налоговую.

Обособленное подразделение

Обособленное подразделение в типовых конфигурациях не создается как отдельная организация — оно заводится в справочнике «Подразделения» с признаком обособленности. Создавать его отдельной организацией стоит только если подразделение выделено на отдельный баланс и ведет самостоятельный учет, что встречается редко.

Проверка результата

После заполнения карточки создайте тестовый документ, например «Счет покупателю». Убедитесь, что в печатной форме корректно выводятся наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты. Если что-то не подставилось — вернитесь в карточку и проверьте соответствующее поле.

Затем откройте «Главное» → «Налоги и отчеты» и проверьте список формируемой отчетности: он должен соответствовать вашей системе налогообложения. Лишние формы можно отключить, недостающие — добавить. Полезно также выполнить «Экспресс-проверку ведения учета» (раздел «Отчеты»): она покажет явные проблемы с настройками.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета

Норма

Выводятся полное наименование, ИНН/КПП, адрес и банковские реквизиты

Тревожный признак

Пустые поля реквизитов или данные другой организации

Список отчетности

Норма

Присутствуют только формы, соответствующие вашей системе налогообложения

Тревожный признак

Нет нужных деклараций или присутствуют формы чужого режима

Закрытие месяца

Норма

Регламентные операции выполняются без ошибок

Тревожный признак

Ошибки с указанием на отсутствие учетной политики

Нумерация документов

Норма

Номера содержат префикс новой организации

Тревожный признак

Пересечение номеров с документами другой организации

Частые вопросы

Можно ли ввести организацию, если нет подключения к интернету и сервисам 1С?

Да. Автозаполнение по ИНН лишь ускоряет ввод. Все реквизиты — наименование, КПП, ОГРН, адрес — можно ввести вручную по данным выписки из ЕГРЮЛ. Адрес при этом лучше выбирать через классификатор, который работает локально, если загружен в базу.

Что делать, если ошибся в ИНН и уже создал документы?

Исправьте ИНН в карточке организации — документы подтянут актуальное значение, так как реквизиты берутся из справочника на момент печати. Но уже отправленные отчеты и подписанные счета-фактуры придется корректировать: сдавайте уточненные декларации и исправленные счета-фактуры.

Нужно ли создавать отдельную базу для новой организации?

Нет, типовые конфигурации поддерживают многофирменный учет в одной базе. Отдельная база оправдана, если организации обслуживают разные бухгалтерии с разграничением доступа или требуется изоляция данных. В одной базе удобнее консолидированная отчетность и общие справочники.

Почему в документах не подставляется новая организация?

Проверьте настройку «Основная организация» в персональных настройках пользователя («Главное» → «Персональные настройки»). Если поле организации в документе пустое, выберите ее вручную один раз — программа запомнит выбор. Также убедитесь, что карточка организации записана и не помечена на удаление.

Как перенести начальные остатки для новой организации?

В «1С:Бухгалтерии» используется помощник ввода остатков: раздел «Главное» → «Помощник ввода остатков». Остатки вводятся на дату, предшествующую началу ведения учета, по каждому разделу учета — банк, касса, расчеты с контрагентами, товары, основные средства. До ввода остатков не проводите оперативные документы.

Можно ли скопировать настройки с существующей организации?

Штатной кнопки «скопировать организацию» в типовой «1С:Бухгалтерии» нет. Учетную политику и настройки налогов нужно создать заново, ориентируясь на заполненные формы первой организации. Для массового переноса данных между базами существуют обработки выгрузки-загрузки, но это задача для специалиста.