Быстрый старт · 12 мин
Как создать новый документ в 1С
Как создать новый документ в 1С: способы создания, заполнение реквизитов, проведение, типичные ошибки и проверка результата. Практическая инструкция для пользователей.
Документ в 1С — это основная учётная единица: именно документы фиксируют хозяйственные операции (поступление товара, продажу, оплату, начисление зарплаты) и формируют данные для отчётов и проводок. Создать новый документ можно несколькими способами: из журнала документов, через главное меню, копированием существующего или вводом на основании другого документа.
Конкретный набор действий немного различается в зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Зарплата и управление персоналом) и режима интерфейса — «Такси» или обычные формы. Однако общая логика везде одинакова: открыть список нужного вида документов, создать новый, заполнить обязательные реквизиты и провести документ, чтобы он отразился в учёте.
Важно понимать разницу между записью и проведением. Записанный документ просто сохранён в базе и не влияет на остатки и проводки. Проведённый документ формирует движения по регистрам и бухгалтерские проводки. Именно непонимание этой разницы — самая частая причина ситуаций, когда «документ есть, а в отчётах его нет».
Где находятся документы и как открыть журнал
В типовых конфигурациях документы сгруппированы по разделам главного меню. Например, в 1С:Бухгалтерии документы покупок и продаж находятся в разделах «Покупки» и «Продажи», кассовые и банковские — в разделе «Банк и касса», складские — в разделе «Склад». В 1С:Управление торговлей структура похожая: «Закупки», «Продажи», «Склад и доставка», «Казначейство».
Чтобы открыть журнал документов, перейдите в нужный раздел и выберите пункт с названием вида документа, например «Реализация (акты, накладные, УПД)» или «Поступление (акты, накладные, УПД)». Откроется список уже созданных документов с датами, номерами, контрагентами и суммами.
Если нужного пункта нет на панели разделов, воспользуйтесь командой «Все функции» (в режиме «Такси» она доступна через кнопку с изображением стрелки вниз в левом верхнем углу либо через меню). В списке «Все функции» раскройте ветку «Документы» и найдите нужный вид. Учтите: команда «Все функции» может быть скрыта настройками прав пользователя.
Создание документа через кнопку «Создать»
Это базовый и самый универсальный способ. В открытом журнале документов нажмите кнопку «Создать» на командной панели (или клавишу Insert). Если у документа есть несколько видов операций — например, у реализации это «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия» — программа предложит выбрать нужный вариант из выпадающего списка.
Откроется форма нового документа. Поля, обязательные для заполнения, обычно подчёркнуты красным или отмечены звёздочкой: как правило, это дата, организация, контрагент и договор. Без заполнения этих реквизитов провести документ не получится — программа выдаст сообщение об ошибке и укажет незаполненное поле.
Начните с проверки даты: по умолчанию подставляется текущая, но если вы вводите документ задним числом, измените её сразу. Дата определяет период, в котором документ отразится в отчётах, и очередность нумерации. Затем выберите организацию (если в базе их несколько), контрагента из справочника и договор — от договора зависят условия расчётов и валюта документа.
Заполнение табличной части
Табличная часть — это список товаров, услуг или иных строк документа. Нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру из справочника, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма по строке и итог по документу рассчитаются автоматически. Во многих конфигурациях доступна кнопка «Подбор» — она открывает удобную форму выбора нескольких позиций сразу с отображением остатков и цен.
Проверьте счета учёта, если конфигурация их использует: в 1С:Бухгалтерии они подставляются автоматически из настроек номенклатуры и контрагента, но при нестандартных операциях их стоит проконтролировать вручную.
- 1Откройте раздел меню и журнал нужного вида документов
- 2Нажмите «Создать» и при необходимости выберите вид операции
- 3Проверьте и при необходимости измените дату документа
- 4Заполните организацию, контрагента и договор
- 5Добавьте строки в табличную часть: номенклатура, количество, цена, НДС
- 6Проверьте итоговую сумму и счета учёта
- 7Нажмите «Провести и закрыть»
- 8Убедитесь, что документ появился в журнале без пометки непроведённого
Быстрые способы: копирование и ввод на основании
Если документ похож на уже существующий, быстрее всего создать его копированием. Выделите документ-образец в журнале и нажмите F9 или кнопку «Скопировать» (значок с двумя листами). Откроется новый документ с теми же реквизитами и табличной частью, но с текущей датой и новым номером. Останется скорректировать изменившиеся данные — количество, цены, контрагента.
Ввод на основании используется, когда документы связаны в цепочку: заказ покупателя → реализация → счёт-фактура → оплата. Откройте исходный документ, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите нужный вид документа. Программа автоматически перенесёт контрагента, договор, табличную часть и суммы, а также установит связь между документами — её видно в панели «Связанные документы».
Ввод на основании предпочтительнее ручного создания: он исключает расхождения между связанными документами и позволяет отследить цепочку расчётов. Копирование удобнее для повторяющихся однотипных операций, например ежемесячной реализации одному и тому же покупателю.
Сравнение вариантов
Подходит для новых уникальных операций. Требует полного ручного заполнения всех реквизитов.
Быстро для повторяющихся документов, но легко забыть изменить дату, номер счёта или количество.
Лучший вариант для связанных цепочек документов: данные переносятся автоматически, сохраняется связь. Ограничение — нужен исходный документ.
Для массового ввода (банковские выписки, ЭДО). Требует настройки обмена и контроля загруженных данных.
Запись, проведение и отмена проведения
Кнопка «Записать» сохраняет документ в базе без формирования движений. Такой документ виден в журнале, но не влияет на остатки, взаиморасчёты и отчёты. Запись без проведения удобна как черновик, когда данные ещё не полные.
Кнопка «Провести» сохраняет документ и формирует движения по регистрам: списывает или приходует товар, изменяет задолженность, создаёт бухгалтерские проводки. Команда «Провести и закрыть» делает то же самое и закрывает форму. Признак проведённого документа в журнале — отсутствие серой пометки (иконка документа без карандаша).
Если документ нужно исправить, его сначала отменяют проведение (команда «Отмена проведения» в журнале или в форме документа), затем редактируют и проводят заново. Учтите: при перепроведении документа задним числом может потребоваться восстановление последовательности проведения — программа обычно предлагает это автоматически.
Проверка результата: как убедиться, что документ работает
После проведения откройте движения документа: в форме документа нажмите кнопку «Дт/Кт» (в 1С:Бухгалтерии) или «Проводки и движения» / «Движения документа» (в других конфигурациях). Вы увидите сформированные проводки и записи по регистрам — это прямое подтверждение, что документ отразился в учёте.
Дополнительно проверьте влияние на взаиморасчёты и остатки. Для документа реализации сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62 или «Задолженность покупателей» и убедитесь, что сумма по контрагенту увеличилась на сумму документа. Для поступления товаров проверьте складской отчёт — остатки должны вырасти на проведённое количество.
Если документ проводится, но движений нет, проверьте вид операции и настройки: например, в некоторых конфигурациях документ с видом операции «Передача на комиссию» не формирует выручку. Также убедитесь, что в настройках учётной политики выбран ожидаемый метод оценки и налогообложения.
Как проверить результат
Документ отображается без серой пометки (проведён)
Иконка с карандашом — документ записан, но не проведён
Проводки и записи регистров сформированы, суммы совпадают с документом
Список движений пуст или суммы отличаются
ОСВ, взаиморасчёты или складские отчёты изменились на сумму документа
Отчёт не изменился — проверяйте вид операции и дату
При вводе на основании видна связь с исходным документом
Связи нет — документ создан вручную, возможны расхождения
Типичные ошибки при создании документов
Неверная дата — лидер среди ошибок. Документ, созданный копированием, наследует содержимое, но пользователь забывает проверить дату, и операция попадает не в тот месяц или квартал. Всегда сверяйте дату с первичным документом (накладной, актом, счётом).
Вторая частая проблема — дублирование контрагентов. Если при заполнении поля «Контрагент» программа не находит нужного, пользователь создаёт новый элемент справочника, хотя контрагент уже есть в базе под слегка другим написанием. Перед созданием нового контрагента выполните поиск по ИНН — в типовых конфигурациях он работает автоматически при вводе.
Третья группа ошибок связана с незаполненными аналитиками: не выбран склад, статья расходов, подразделение или договор. Документ проводится, но данные ложатся в отчёты некорректно. Заведите привычку перед проведением пробегать взглядом по всем вкладкам формы, а не только по основной.
Особенности в разных конфигурациях и режимах работы
В файловой базе на одном компьютере проблем с созданием документов обычно нет. В клиент-серверном режиме или при работе через веб-браузер возможны задержки при проведении больших документов и блокировки: если коллега редактирует тот же документ, программа сообщит о конфликте. Не пытайтесь обойти блокировку принудительно — дождитесь завершения работы коллеги.
В 1С:Зарплата и управление персоналом многие документы (начисления, отпуска, больничные) имеют сложную логику расчёта: после заполнения реквизитов нужно дождаться автоматического расчёта или нажать кнопку «Рассчитать». Проведение без расчёта приведёт к нулевым или неполным суммам.
Если в организации настроен обмен данными между конфигурациями (например, между Управлением торговлей и Бухгалтерией), уточните у администратора, в какой программе следует создавать конкретный вид документа. Создание документа «не в той» базе приведёт к дублям после синхронизации.
Если вы регулярно создаёте однотипные документы, сохраните журнал нужного вида в избранное (звёздочка рядом с пунктом меню) — это сократит путь до кнопки «Создать» до одного клика. А для повторяющихся операций с одинаковым набором строк используйте копирование последнего документа с последующей правкой даты и количества.
Что важно запомнить
Документ создаётся из журнала кнопкой «Создать», копированием (F9) или вводом на основании. Заполните обязательные поля — дату, организацию, контрагента и табличную часть. Учёт формируется только после проведения, а не записи. Результат проверяйте через движения документа (Дт/Кт) и влияние на отчёты. Документы закрытых периодов не редактируйте без согласования.
Часто задаваемые вопросы
Почему кнопка «Создать» неактивна или нужного документа нет в меню?
Чаще всего причина в правах доступа: вашей роли не разрешено создание этого вида документов. Обратитесь к администратору 1С для проверки ролей. Вторая возможная причина — документ скрыт настройками интерфейса; проверьте его наличие через «Все функции» → «Документы».
Чем отличается «Записать» от «Провести»?
«Записать» сохраняет документ как черновик: он виден в журнале, но не создаёт проводок и не влияет на остатки и отчёты. «Провести» сохраняет документ и формирует движения по регистрам учёта. Для отражения операции в учёте документ обязательно должен быть проведён.
Можно ли создать документ задним числом?
Да, если период не закрыт датой запрета редактирования и отчётность за него не сдана. Измените дату в форме документа до проведения. Учтите, что после ввода документа задним числом может потребоваться перепроведение более поздних документов (восстановление последовательности), чтобы остатки рассчитались корректно.
Как создать документ на основании другого?
Откройте исходный документ (например, счёт или заказ), нажмите кнопку «Создать на основании» на командной панели и выберите нужный вид документа из списка. Реквизиты и табличная часть перенесутся автоматически, а между документами установится связь, видимая в панели связанных документов.
Документ проведён, но в отчёте его нет. Что проверить?
Сначала откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Движения документа»): если список пуст, проблема в виде операции или настройках учёта. Затем проверьте дату документа и период отчёта, а также отборы в самом отчёте — возможно, отбор по организации или складу отсекает вашу операцию.
Как удалить ошибочно созданный документ?
Удалить сразу проведённый документ нельзя: сначала отмените его проведение, затем установите пометку удаления (клавиша Delete). Физическое удаление выполняется администратором через обработку «Удаление помеченных объектов» после проверки ссылочной целостности. Если на документ ссылаются другие документы, сначала нужно убрать эти ссылки.