Как пользоваться 1С:УНФ — пошаговое руководство

1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — комплексная программа для малого бизнеса, которая объединяет CRM, продажи, закупки, склад, производство, деньги и зарплату в одной базе. Главная сложность для новичка — не интерфейс, а последовательность: если сразу начать вводить документы без настройки справочников и учётной политики, отчёты будут показывать неверные данные, и придётся переделывать работу заново.

Правильный путь освоения УНФ выглядит так: заполнить данные организации, настроить учётную политику и налоги, завести номенклатуру и контрагентов, ввести начальные остатки, и только потом оформлять операции. Такой порядок занимает один-два дня, но избавляет от типовых ошибок: отрицательных остатков на складе, дублирования контрагентов и расхождений в расчётах с покупателями.

Материал рассчитан на пользователя без опыта в 1С. Все действия описаны для типовой конфигурации без доработок; названия пунктов меню в вашей версии могут незначительно отличаться, но логика разделов сохраняется.

Первый запуск и начальная настройка

При первом открытии чистой базы УНФ предлагает помощник начальной настройки. Не пропускайте его: укажите организационно-правовую форму, систему налогообложения (ОСНО, УСН, патент), вид деятельности и состав нужных функций. На этом этапе программа включает только те разделы, которые вы отметили, — лишние пункты меню не будут отвлекать.

Далее заполните карточку организации: раздел «Компания» → «Реквизиты организации». Проверьте ИНН, КПП, расчётный счёт и подписанта — эти данные попадут в счета, накладные и акты. Ошибка в реквизитах обнаружится только когда контрагент вернёт документ, поэтому сверьте их с банковской выпиской сразу.

Настройте учётную политику: метод списания себестоимости (по средней или ФИФО), порядок резервирования товаров под заказы, счета учёта. Если не уверены в выборе, оставьте значения по умолчанию — они подходят большинству малых компаний, а изменить их можно позже, но до ввода большого объёма документов.

Справочники: номенклатура и контрагенты

Номенклатура — основа всех операций. Создавайте карточки через раздел «Закупки» или «Продажи» → «Номенклатура». Для каждой позиции укажите тип (товар, услуга, работа), единицу измерения, категорию и ставку НДС. Тип определяет поведение позиции: товар учитывается на складе, услуга — нет. Если ошибочно завести услугу как товар, программа потребует склад в документах продажи и покажет фантомные остатки.

Цены задаются документом «Установка цен номенклатуры» либо прямо в карточке через виды цен: закупочная, оптовая, розничная. В документах продажи цена подставляется автоматически по выбранному виду цен. Если цена не подставилась — проверьте, заполнен ли нужный вид цен и действует ли он на дату документа.

Контрагентов заводите по ИНН: программа подтянет наименование и адрес из открытых источников, что снижает риск опечаток. Перед созданием нового контрагента воспользуйтесь поиском — дубли карточек приводят к разрыву взаиморасчётов: долг «повисает» на одной карточке, а оплата приходит на другую.

Ввод начальных остатков

Если вы переходите в УНФ из Excel или другой программы, остатки вводятся документами раздела «Компания» → «Начальные остатки». Программа предлагает ввод по разделам учёта: товары на складах, деньги на счетах и в кассе, расчёты с покупателями и поставщиками, расчёты по зарплате.

Остатки товаров вводите с указанием партий и себестоимости — без этого отчёты по валовой прибыли будут показывать нулевую или искажённую маржу. Взаиморасчёты вводите по каждому контрагенту отдельной строкой с суммой долга: положительная сумма — долг покупателя вам, отрицательная — ваш долг поставщику или аванс.

После ввода сверьтесь с источником: сумма остатков на складах должна совпасть с инвентаризацией, деньги — с банковской выпиской, взаиморасчёты — с актами сверки. Точность на этом этапе определяет достоверность всех последующих отчётов.

1. 1
   Откройте «Компания» → «Начальные остатки» и выберите раздел учёта
2. 2
   Заполните остатки товаров с себестоимостью и складами
3. 3
   Введите деньги по банковским счетам и кассе по выписке
4. 4
   Внесите задолженность контрагентов построчно
5. 5
   Сверьте итоговые суммы с инвентаризацией и актами сверки

Оформление продаж

Типовая цепочка продажи: заказ покупателя → расходная накладная → счёт на оплату → оплата. Все звенья необязательны: розничная точка может работать только чеками ККМ, а услуги — актами. Заказ покупателя резервирует товар на складе и фиксирует потребность, поэтому его стоит использовать, если отгрузка происходит не в день обращения.

Расходная накладная списывает товар со склада и формирует долг покупателя. Перед проведением проверьте склад, вид цен и скидку. Если программа сообщает о нехватке товара, не отключайте контроль остатков «на скорую руку» — сначала выясните, почему остатка нет: не оприходована поставка, указан не тот склад или ошибка в количестве.

Оплата оформляется документом «Поступление на счёт» (безнал) или «Приходный кассовый ордер» (наличные). При загрузке выписки из банка программа сопоставляет платежи с контрагентами и закрывает задолженность автоматически, но сопоставленные документы стоит просматривать: одинаковые суммы у разных покупателей — частая причина неверного разнесения.

Закупки и складской учёт

Поступление товара оформляется документом «Приходная накладная»: укажите поставщика, склад, позиции и цены. На основании накладной формируется задолженность перед поставщиком, которую закрывает документ «Расход со счета» или «Расходный кассовый ордер». Если поставщик работает по предоплате, оплата вводится первой, а накладная зачитывает аванс.

Для перемещений между складами используйте документ «Перемещение запасов», для списаний и оприходований по результатам инвентаризации — соответствующие документы раздела «Склад». Инвентаризация в УНФ оформляется документом «Инвентаризация запасов», который сравнивает учётные и фактические остатки и создаёт документы корректировки.

Проверяйте складской учёт отчётом «Остатки товаров» и «Ведомость по товарам на складах». Отрицательные остатки — тревожный признак: они означают, что отгрузка проведена раньше поступления по времени, и себестоимость таких продаж рассчитана некорректно.

Деньги, банк и касса

Раздел «Деньги» объединяет расчётные счета, кассу и платёжный календарь. Выписку из банка удобнее загружать через обмен с клиент-банком (формат 1C:DirectBank или файл выгрузки): программа создаёт документы поступлений и списаний автоматически, вам остаётся проверить сопоставление контрагентов и статей движения денежных средств.

Статьи ДДС заполняйте осознанно — от них зависит отчёт «Движение денежных средств», который показывает, куда реально уходят деньги. Если все платежи записывать на одну статью, отчёт теряет смысл, и планировать платежи по календарю не получится.

Кассовая дисциплина в УНФ ведётся через приходные и расходные кассовые ордера. Сверяйте остаток кассы в отчёте с фактическими деньгами регулярно — расхождение проще найти в день возникновения, чем в конце месяца.

Отчёты и контроль результата

Ключевые отчёты для управления: «Валовая прибыль» (маржинальность продаж по товарам и клиентам), «Дебиторская задолженность» (кто и сколько должен, с разбивкой по срокам), «Остатки товаров» (склад), «Движение денежных средств» (притоки и оттоки по статьям). Все они доступны в соответствующих разделах и настраиваются по периоду, организации и отборам.

Выработайте привычку сверять отчёты между собой: прирост дебиторки плюс поступления должны увязываться с суммой продаж за период. Если цифры «не бьются», чаще всего причина в неразнесённых платежах, дублях контрагентов или документах, проведённых не тем периодом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Складской отчёт

Норма

Нет отрицательных остатков по строкам

Тревожный признак

Минусовые остатки — отгрузка раньше поступления, себестоимость искажена

Взаиморасчёты с контрагентом

Норма

Один контрагент — одна карточка, долг совпадает с актом сверки

Тревожный признак

Несколько карточек одного клиента, долг разорван между ними

Касса и банк

Норма

Остаток в отчёте равен выписке и фактическим деньгам

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые или задвоенные документы

Ограничения и когда привлекать специалиста

УНФ рассчитана на малый бизнес и имеет естественные границы: упрощённый блок бухгалтерии (полноценный бухучёт ведут в 1С:Бухгалтерии с обменом данными), ограниченные возможности производственного учёта и нетривиальные схемы ценообразования. Если компания вырастает из этих рамок, вопрос решают интеграцией или переходом на другую конфигурацию, а не доработкой «в лоб».

Самостоятельно безопасно выполнять: настройку справочников, ввод документов, работу с отчётами, обмен с банком. К специалисту стоит обращаться при обновлении конфигурации с доработками, настройке обмена с интернет-магазином или сайтом, переносе данных из других программ и восстановлении базы после сбоя. Перед любыми такими работами требуйте резервную копию.

Частые вопросы

Можно ли начать работать в УНФ без ввода начальных остатков?

Да, если компания новая и остатков нет. Действующему бизнесу без остатков начинать нельзя: складские отчёты и взаиморасчёты будут неверными, а первые же продажи уйдут в минус по товару. Введите хотя бы укрупнённые остатки по инвентаризации и выписке.

Чем УНФ отличается от 1С:Бухгалтерии?

УНФ — управленческая программа: продажи, CRM, склад, закупки, деньги, простое производство. 1С:Бухгалтерия — регламентированный учёт и отчётность. Часто их используют вместе: оперативный учёт в УНФ, бухгалтерия и налоги — в Бухгалтерии, с настроенным обменом документами.

Почему в отчёте по прибыли нулевая или странная себестоимость?

Чаще всего товар был продан до оприходования (отрицательный остаток на момент продажи) или начальные остатки введены без себестоимости. Проверьте хронологию приходных и расходных накладных по проблемной позиции и при необходимости перепроведите документы в правильном порядке.

Как загрузить товары из Excel в номенклатуру?

В карточке списка номенклатуры есть функция загрузки данных из табличного документа: подготовьте файл с колонками наименование, артикул, цена, единица измерения, сопоставьте колонки полям программы и выполните загрузку. Перед массовой загрузкой проверьте результат на 5–10 строках и сделайте копию базы.

Нужно ли закрывать месяц в УНФ?

В УНФ есть процедура закрытия месяца, которая рассчитывает себестоимость и финансовый результат. Её стоит выполнять регулярно, особенно если вы смотрите отчёты по прибыли: без закрытия себестоимость может считаться предварительно и меняться при последующих движениях товара.

Можно ли работать в УНФ через интернет?

Да, существует облачная версия через сервис 1С:Фреш, а также вариант публикации собственной базы на веб-сервере. Облачный вариант удобен для распределённой команды: не нужен свой сервер, обновления выполняются автоматически, но требуется стабильный интернет и действующая подписка.