Как в 1С поставить фильтр: пошаговая инструкция для списков и отчётов

Фильтр (отбор) в 1С — это основной способ сузить список документов, элементов справочника или строк отчёта до нужных записей. Механизм отбора встроен практически в каждую форму списка: журналы документов, справочники «Номенклатура», «Контрагенты», регистры сведений и отчёты на системе компоновки данных.

Способ постановки фильтра зависит от того, где вы работаете: в обычном списке используется кнопка «Ещё → Настроить список» или панель быстрого отбора, в отчётах — вкладка «Отбор» в настройках, а для разовой фильтрации по видимой колонке удобен поиск по текущему значению. Ниже разобраны все основные сценарии с точными действиями и проверкой результата.

Важно понимать: отбор не изменяет и не удаляет данные в базе — он лишь скрывает записи, не подходящие под условие. Сняв фильтр, вы снова увидите полный список. Поэтому экспериментировать с настройками отбора безопасно.

Где в 1С вообще есть фильтры и как они называются

В терминологии 1С фильтр чаще всего называется «отбор». Один и тот же механизм встречается в четырёх местах: в формах списков (журналы документов, справочники), в отчётах на СКД, в динамических списках на произвольных формах и в стандартной обработке «Групповое изменение реквизитов», где отбор определяет, какие объекты будут обработаны.

Признак того, что в списке уже стоит фильтр, — над таблицей появляется строка с описанием условия, например «Организация равно ООО Ромашка», а рядом — крестик для снятия отбора. Если список выглядит подозрительно пустым, в первую очередь проверьте, не остался ли включённым старый отбор.

Как поставить фильтр в списке документов или справочника

Основной способ — команда «Настроить список». Откройте нужный журнал (например, «Продажи → Реализации (акты, накладные)»), нажмите кнопку «Ещё» в правой части командной панели и выберите пункт «Настроить список». Откроется окно с вкладками «Отбор», «Сортировка», «Группировка», «Условное оформление».

На вкладке «Отбор» в левой части находятся доступные поля. Раскройте нужную группу (например, «Контрагент») и перетащите поле в правую часть или дважды кликните по нему. Затем задайте вид сравнения — «Равно», «Не равно», «В списке», «Содержит», «Больше», «Меньше» и другие — и укажите значение. После нажатия «Завершить редактирование» список сразу обновится.

1. 1
   Откройте список документов или справочника
2. 2
   Нажмите «Ещё → Настроить список»
3. 3
   На вкладке «Отбор» выберите поле и перенесите его вправо
4. 4
   Укажите вид сравнения и значение отбора
5. 5
   Нажмите «Завершить редактирование» и проверьте, что список сократился
6. 6
   Убедитесь, что над списком появилась строка с условием отбора

Если нужно отобрать по нескольким условиям одновременно, добавьте несколько строк отбора. По умолчанию они объединяются логическим «И» — показываются только записи, удовлетворяющие всем условиям. Для логики «ИЛИ» используйте кнопку «Сгруппировать условия» и выберите тип группы «Группа Или».

Быстрый фильтр без настройки списка

Для разового отбора не обязательно открывать настройки. Встаньте курсором на ячейку с нужным значением (например, на конкретного контрагента в колонке «Контрагент») и нажмите кнопку «Найти: по текущему значению» на панели или сочетание клавиш, предусмотренное конфигурацией. Список мгновенно отфильтруется по этому значению.

Во многих типовых конфигурациях над списком есть панель быстрого отбора: поля «Организация», «Период», «Ответственный». Заполните нужное поле — фильтр применится автоматически. Отдельно работает строка поиска: она не ставит отбор, а ищет совпадения по видимым колонкам и подсвечивает результаты, что удобно, когда запись нужно найти, а не скрыть остальные.

Ещё один быстрый приём — отбор по периоду. В журналах документов нажмите «Ещё → Установить интервал дат» или воспользуйтесь стандартной кнопкой периода: список покажет документы только за выбранные даты.

Как поставить фильтр в отчёте

В отчётах на системе компоновки данных (это почти все отчёты типовых конфигураций: «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ продаж», «Ведомость по товарам на складах») отбор настраивается через кнопку «Настройки» или «Показать настройки». Перейдите на вкладку «Отбор», добавьте поле из списка доступных, задайте вид сравнения и значение, затем нажмите «Закрыть и сформировать».

Часто параметры и отборы выведены прямо в шапку отчёта в виде полей быстрого доступа — например, «Организация» и «Период». Если поле есть в шапке, заполняйте его там: это то же самое условие, просто вынесенное для удобства. Условие, заданное и в шапке, и в расширенных настройках, может конфликтовать, поэтому проверяйте оба места, если отчёт выдаёт пустой результат.

У поля отбора в отчёте есть флажок использования: снятый флажок означает, что условие сохранено, но временно не применяется. Это удобно, чтобы не удалять настройку, когда она понадобится снова.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка над списком

Норма

Отображается текст условия, например «Склад равно Основной»

Тревожный признак

Строки нет, а записей меньше ожидаемого — отбор мог быть задан в другом месте

Количество записей

Норма

Список сократился, видимые записи соответствуют условию

Тревожный признак

Список пустой — условие слишком строгое или конфликтует с другим отбором

Результат отчёта

Норма

В шапке сформированного отчёта указан применённый отбор

Тревожный признак

Данные выведены без учёта условия — у поля отбора снят флажок использования

Отбор по нескольким значениям и по части строки

Чтобы отобрать записи сразу по нескольким значениям одного поля (например, документы по трём контрагентам), выберите вид сравнения «В списке» и добавьте значения в появившийся список. Обратный вариант — «Не в списке» — скроет записи с указанными значениями.

Для текстовых полей полезны виды сравнения «Содержит» и «Начинается с». Условие «Наименование содержит кабель» покажет все позиции, где это слово встречается в любом месте названия. Учтите, что отбор по «Содержит» выполняется медленнее, чем по «Равно», особенно в больших списках, потому что программе приходится проверять каждую запись.

Для иерархических справочников (номенклатура, статьи затрат) есть вид сравнения «В группе» — он отбирает элементы указанной папки со всеми вложенными подпапками. Это правильный способ показать, например, всю номенклатуру раздела «Материалы», не перечисляя каждую подгруппу.

Сравнение вариантов

Равно

Точное совпадение с одним значением. Самый быстрый вариант, но требует точного знания значения

В списке

Несколько точных значений одного поля. Подходит для отбора по набору контрагентов или складов

Содержит

Поиск подстроки в текстовом поле. Удобно для наименований, но медленнее на больших объёмах

В группе

Все элементы папки иерархического справочника с вложенными группами

Как сохранить, снять и сбросить фильтр

Чтобы снять отбор, нажмите крестик в строке условия над списком или снова откройте «Настроить список» и удалите строки отбора. Команда «Ещё → Установить стандартные настройки» возвращает список к виду по умолчанию, сбрасывая отбор, сортировку и группировку одновременно.

Если настройка нужна постоянно, сохраните её: в окне настройки списка есть кнопка «Сохранить настройки» (или пункт «Сохранить настройки» в меню «Ещё»). Заданные варианты потом выбираются из списка сохранённых. В отчётах аналогичная функция — «Сохранить вариант отчёта»: настройки с отборами будут доступны вам или всем пользователям, если у вас есть соответствующие права.

Учтите, что в типовых конфигурациях настройки списка обычно сохраняются автоматически для текущего пользователя: закрыв программу с активным отбором, при следующем открытии вы снова увидите отфильтрованный список. Это частая причина «пропавших» документов.

Ограничения и когда фильтра недостаточно

Отбор в форме списка работает только по полям, которые разработчик конфигурации включил в динамический список. Если нужного поля нет в окне настройки, стандартными средствами отобрать по нему не получится — потребуется отчёт, где это поле доступно, или доработка формы программистом.

В больших базах сложные отборы с «Содержит» или по нетиповым полям могут заметно замедлять открытие списка. Если фильтр выполняется десятки секунд, замените «Содержит» на точное условие или ограничьте список периодом — это резко сокращает объём проверяемых записей.

Для анализа данных по многим условиям с итогами фильтр списка не подходит в принципе: используйте отчёты или обработку «Групповое изменение реквизитов», если задача — не только посмотреть, но и изменить отобранные объекты. В последнем случае перед запуском обязательно проверьте отбор кнопкой просмотра отобранных элементов, чтобы не изменить лишнее.

Если список после настройки отбора стал открываться медленно, добавьте первым условием отбор по периоду или организации — по этим полям обычно есть индексы, и сервер отсекает большую часть записей до проверки остальных условий.

Частые вопросы

Почему в списке пропали документы, хотя я их не удалял?

Почти всегда причина — активный отбор или ограничение периода. Посмотрите на строку условий над списком и нажмите крестик рядом с условием либо выполните «Ещё → Установить стандартные настройки». Также проверьте интервал дат: журнал мог быть ограничен, например, текущим месяцем.

Как отобрать документы сразу по нескольким контрагентам?

В настройке списка добавьте отбор по полю «Контрагент», выберите вид сравнения «В списке» и добавьте нужных контрагентов в список значений. Будут показаны документы, где контрагент совпадает с любым из перечисленных.

Можно ли поставить фильтр по колонке, которой нет в настройках отбора?

Нет, отбор возможен только по полям, доступным в динамическом списке формы. Если поля нет, поищите подходящий отчёт по этим данным или обратитесь к программисту для доработки формы списка.

Чем отличается отбор в шапке отчёта от отбора в настройках?

Это одно и то же условие: поля в шапке — просто вынесенные для удобства элементы настроек. Конфликт возникает, если одно поле заполнено и там, и там с разными значениями. При пустом результате отчёта проверьте оба места и флажки использования условий.

Сохранится ли фильтр после закрытия программы?

В типовых конфигурациях настройки списка, включая отбор, обычно сохраняются автоматически для текущего пользователя. Чтобы вернуть полный список, снимите отбор вручную или сбросьте настройки командой «Установить стандартные настройки».

Опасно ли экспериментировать с отборами?

Нет, отбор только скрывает записи и никак не изменяет данные. Осторожность нужна лишь там, где отбор используется для последующего действия — например, в обработке группового изменения реквизитов, где по условию отбора изменяются сами объекты.