Как добавить организацию в 1С УНФ

В программе 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) справочник «Организации» — один из базовых: от него зависят печатные формы документов, нумерация счетов-фактур, отчетность и выгрузка платежных поручений. Если компания только начинает работу в программе или в учете появляется вторая фирма, добавить организацию нужно до ввода первого документа — иначе реквизиты придется исправлять задним числом во всех проведенных операциях.

Добавление организации в УНФ выполняется в пользовательском режиме и не требует прав программиста. Достаточно прав на редактирование справочников и настройку учетной политики. Ниже разобран полный цикл: от создания карточки до проверки, что документы формируются с корректными данными.

Где находится справочник организаций и что подготовить заранее

Справочник «Организации» в типовой УНФ расположен в разделе «Компания» (в некоторых интерфейсах — «Настройки» или «Справочники»). Откройте «Компания» → «Еще» → «Организации» либо воспользуйтесь поиском по команде «Организации» в строке навигации. В свежей базе там уже есть одна запись, созданная стартовым помощником, — её можно либо отредактировать, либо создать новую карточку.

Перед созданием карточки соберите данные, чтобы не возвращаться к настройке повторно: полное и сокращенное наименование по уставу, ИНН, КПП (для юридического лица), ОГРН, юридический и фактический адреса, реквизиты расчетного счета (банк, БИК, корсчет), ФИО и должность руководителя, а также систему налогообложения организации. Если фирма — ИП, вместо КПП указывается ОГРНИП, а КПП остается пустым.

Создание карточки организации: пошаговый порядок

Откройте список организаций и нажмите «Создать». Форма новой карточки в УНФ разбита на вкладки: основные сведения, адреса и контакты, банковские счета, подписи, логотип и печать. Обязательных для записи полей немного, но для полноценной работы заполнить стоит больше.

1. 1
   Откройте «Компания» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель
3. 3
   Заполните наименование (краткое и полное), ИНН, КПП, ОГРН
4. 4
   На вкладке адресов укажите юридический и фактический адрес, телефон и email
5. 5
   Добавьте банковский счет: банк, БИК, номер счета, корсчет
6. 6
   На вкладке подписей укажите руководителя и главного бухгалтера с должностями
7. 7
   Запишите карточку и перейдите к настройке учетной политики

Поле «Префикс» задает префикс нумерации документов этой организации. Если в базе ведется одна фирма, префикс можно оставить пустым. Если фирм несколько, задайте каждой уникальный префикс — это исключит пересечение номеров счетов и накладных разных организаций.

Вид организации влияет на состав полей и на доступные системы налогообложения. Для ИП недоступен КПП, а в учетной политике появляются специфичные варианты (например, патент). Перепутать вид на этапе создания — значит потом удалять карточку или менять данные вручную, поэтому проверьте этот переключатель сразу.

Настройка учетной политики

Без учетной политики организация формально существует в справочнике, но документы по ней могут проводиться с ошибками: программа не знает, как считать налоги и какие ставки применять. Учетная политика в УНФ создается из карточки организации по ссылке «Учетная политика» или через раздел «Компания» → «Настройки» → «Учетная политика».

В политике укажите систему налогообложения (общая, упрощенная «доходы» или «доходы минус расходы», патент, их сочетание), признак плательщика НДС, способ оценки запасов и параметры резервов, если они используются. Для УСН дополнительно задается порядок признания расходов — от него зависит книга учета доходов и расходов.

Учетная политика действует с указанной даты. Если организация меняет систему налогообложения, не редактируйте старую запись — создайте новую с датой начала применения. Иначе документы прошлых периодов при перепроведении пересчитаются по новым правилам и «поплывут» регистры.

Подписанты, печать и логотип

На вкладке подписей указываются руководитель и главный бухгалтер (или лицо, ответственное за оформление документов). Эти данные подставляются в счета, акты, накладные и УПД. Если подписи оформляются по доверенности, в УНФ можно указать ответственное лицо с основанием — тогда в печатной форме появится соответствующая отметка.

Изображения логотипа, факсимиле и печати загружаются в карточку организации как файлы картинок. Учтите два момента: факсимильная подпись на бухгалтерских документах допустима только если это предусмотрено договором с контрагентом, а крупные файлы изображений замедляют формирование печатных форм — используйте картинки разумного размера с прозрачным фоном.

Несколько организаций в одной базе

УНФ позволяет вести учет по нескольким юрлицам и ИП в одной информационной базе. Каждая добавляется отдельной карточкой по описанной выше схеме со своей учетной политикой, префиксом нумерации и банковскими счетами. В документах организация выбирается в шапке, а в разделе «Компания» → «Настройки» можно задать организацию по умолчанию — она будет подставляться в новые документы автоматически.

Сравнение вариантов

Одна база, несколько организаций

Подходит для связанных компаний с общей номенклатурой и контрагентами. Ограничение: все пользователи видят данные всех фирм, если не настроить разграничение прав.

Отдельная база на каждую организацию

Подходит при разных учетных процессах и требованиях к изоляции данных. Ограничение: дублирование справочников и усложнение консолидированной отчетности.

Общие справочники (номенклатура, контрагенты, склады) в одной базе совместно используются всеми организациями. Это удобно, но требует дисциплины: документ одной фирмы не должен ссылаться на банковский счет другой. Перед вводом второй организации проверьте права пользователей — стандартно в УНФ доступ к данным всех организаций открыт.

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки выполните контрольную проверку: создайте тестовый счет покупателю от новой организации и сформируйте печатную форму. На ней должны быть корректные наименование, ИНН/КПП, адрес, банковские реквизиты и подписант. Затем создайте платежное поручение и проверьте, что выгрузка в банк-клиент содержит правильный счет плательщика.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета или УПД

Норма

Все реквизиты совпадают с выпиской из ЕГРЮЛ, подписант указан верно

Тревожный признак

Пустые поля, старый адрес, неверный ИНН или отсутствует подпись

Нумерация документов

Норма

Номера идут с префиксом организации и не пересекаются с другой фирмой

Тревожный признак

Дубли номеров у разных организаций

Проведение документа

Норма

Документ проводится без сообщений об отсутствии учетной политики

Тревожный признак

Ошибка «не задана учетная политика» или неверная ставка налога

Если документы уже введены от неправильной организации, исправляйте их по одному с распроведением, а не массовой обработкой без понимания связей: у документа могут быть связанные оплаты и счета-фактуры, которые тоже потребуют корректировки.

FAQ

Можно ли добавить организацию в УНФ без прав администратора?

Да, если у вашей роли есть права на редактирование справочника «Организации» и настройку учетной политики. Обычно это профили «Руководитель» или «Бухгалтер». Если кнопка «Создать» недоступна, попросите администратора расширить права — настройка конфигурации для этого не нужна.

Что делать, если организация сменила адрес или расчетный счет?

Не создавайте новую карточку — отредактируйте существующую. Новый банковский счет добавьте дополнительной записью и при необходимости назначьте его основным, чтобы он подставлялся в новые документы. Старые документы сохранят прежние реквизиты, что корректно исторически.

Почему в печатной форме счета не выводится подпись руководителя?

Чаще всего в карточке организации не заполнена вкладка подписей или не указано действующее лицо на дату документа. Проверьте, что руководитель заведен как ответственное лицо с должностью. Если используется факсимиле — убедитесь, что изображение подписи загружено в карточку.

Как удалить ошибочно созданную организацию?

Если по ней нет документов, откройте карточку и используйте «Еще» → «Пометить на удаление», затем выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование». Если документы есть, сначала пометьте их на удаление или перенесите на другую организацию — программа не даст удалить карточку со ссылками.

Можно ли вести в одной базе УНФ организацию и ИП одновременно?

Да, это штатный сценарий. Создайте две карточки с разными видами (юрлицо и ИП), настройте каждой свою учетную политику и префикс нумерации. Справочники товаров и контрагентов будут общими, а отчетность формируется отдельно по каждому лицу.

Нужно ли заполнять все вкладки карточки сразу?

Нет. Для записи карточки достаточно наименования и ИНН, а для проведения документов — учетной политики. Адреса, банковский счет и подписи понадобятся при первой печати документов и формировании платежек, поэтому их разумно заполнить до начала реальной работы, но не обязательно в момент создания.