Как в 1С сделать напоминание о днях рождения

Напоминание о днях рождения — одна из самых частых мелких доработок в 1С: кадровикам нужно не забыть поздравить сотрудников, руководителям — подготовить подарки, а бухгалтерии — учесть выплаты. В типовых конфигурациях (1С:ЗУП, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация) готового «будильника» по дням рождения обычно нет, поэтому задачу решают тремя путями: встроенными напоминаниями пользователя, отчётом по датам рождения или регламентным заданием с рассылкой.

Выбор способа зависит от того, где хранятся даты рождения (физлица, сотрудники, контрагенты), кто должен получать напоминание и есть ли у вас доступ к конфигуратору. Ниже разобраны все три варианта с конкретными шагами, примером запроса и кода, а также типичные ошибки, из-за которых напоминания «молчат».

Где в 1С хранятся даты рождения

Прежде чем настраивать напоминание, нужно понять, в каком объекте конфигурации лежит дата рождения. В 1С:ЗУП и 1С:ERP дата рождения сотрудника хранится в справочнике «Физические лица» (реквизит ДатаРождения), а справочник «Сотрудники» ссылается на физлицо. В «Управлении нашей фирмой» и «Бухгалтерии предприятия» структура аналогичная: физлицо — отдельный справочник.

Если нужно поздравлять клиентов или контактных лиц, даты рождения обычно находятся в справочнике «Контактные лица» или в дополнительных реквизитах контрагентов. Проверьте это до написания запроса: откройте карточку объекта и убедитесь, что поле заполнено хотя бы у части записей — пустые даты сделают напоминание бесполезным.

Способ 1. Встроенные напоминания пользователя

В конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем (БСП) есть подсистема «Напоминания пользователя»: пользователь может создать личное напоминание с датой, временем и периодичностью. Оно привязано к конкретному пользователю и не требует доработки конфигурации.

Порядок действий: откройте раздел «Администрирование» → «Настройки работы с файлами и напоминаниями» (в разных конфигурациях путь может отличаться) и убедитесь, что напоминания включены. Затем создайте напоминание: «Сервис» → «Мои напоминания» → «Создать», укажите текст, дату и повтор «ежегодно». Минус способа очевиден: напоминание видит только его автор, и создавать отдельное напоминание на каждого сотрудника при штате больше десятка человек непрактично.

Этот вариант подходит руководителю небольшой компании, которому нужно не забыть про 5–10 ключевых дат. Для кадровой службы и регулярной рассылки он не подходит.

Способ 2. Отчёт по ближайшим дням рождения без доработки конфигурации

Самый быстрый рабочий вариант — произвольный отчёт на СКД или через универсальный отчёт, который показывает физлиц с днём рождения в ближайшие N дней. Кадровик открывает его каждое утро и видит актуальный список.

Суть запроса — сравнить день и месяц даты рождения с текущей датой, игнорируя год. В запросе это делается функциями ДЕНЬ() и МЕСЯЦ():

ВЫБРАТЬ
ФизическиеЛица.Ссылка КАК Физлицо,
ФизическиеЛица.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица
ГДЕ
МЕСЯЦ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) = МЕСЯЦ(&ТекущаяДата)
И ДЕНЬ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) МЕЖДУ ДЕНЬ(&ТекущаяДата) И ДЕНЬ(&ТекущаяДата) + 7
И НЕ ФизическиеЛица.ПометкаУдаления

В ЗУП дополнительно имеет смысл соединить с регистром сведений о текущих сотрудниках, чтобы в список не попадали уволенные. Признак результата: отчёт за сегодня показывает тех же людей, что и ручная проверка по справочнику физлиц.

1. 1
   Откройте консоль запросов или создайте внешний отчёт на СКД
2. 2
   Напишите запрос по справочнику «Физические лица» с отбором по МЕСЯЦ() и ДЕНЬ() даты рождения
3. 3
   Добавьте параметр «ТекущаяДата» и горизонт в днях (например, 7)
4. 4
   Исключите помеченные на удаление и уволенных сотрудников
5. 5
   Сохраните отчёт и проверьте его на дате, где есть хотя бы один именинник

Способ 3. Регламентное задание с автоматической рассылкой

Полноценная автоматизация — регламентное задание, которое раз в день (обычно утром) формирует список именинников и рассылает уведомления. Это уже доработка конфигурации, поэтому потребуется доступ к конфигуратору и возможность включить объекты в поддержку с изменением либо реализовать логику через расширение.

Общая схема: создаётся общий модуль с процедурой, например ОтправитьНапоминанияОДняхРождения(), в ней выполняется запрос из предыдущего раздела, результат обходится циклом, формируется текст письма и отправляется через РаботаСПочтовымиСообщениями (в конфигурациях на БСП) либо создаётся обсуждение в системе взаимодействия. Затем в разделе «Администрирование» → «Обслуживание» → «Регламентные и фоновые задания» создаётся задание с расписанием, например каждый день в 08:30.

Процедура ОтправитьНапоминанияОДняхРождения() Экспорт
	Запрос = Новый Запрос;
	Запрос.Текст =
	"ВЫБРАТЬ ФизическиеЛица.Ссылка КАК Физлицо
	|ИЗ Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица
	|ГДЕ МЕСЯЦ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) = МЕСЯЦ(&ТекущаяДата)
	| И ДЕНЬ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) = ДЕНЬ(&ТекущаяДата)
	| И НЕ ФизическиеЛица.ПометкаУдаления";
	Запрос.УстановитьПараметр("ТекущаяДата", ТекущаяДатаСеанса());
	Результат = Запрос.Выполнить().Выбрать();
	Пока Результат.Следующий() Цикл
		// Формирование и отправка письма по шаблону
	КонецЦикла;
КонецПроцедуры

Для отправки почты должен быть настроен системный почтовый аккаунт: «Администрирование» → «Органайзер» → «Системная учётная запись электронной почты». Без него задание будет завершаться с ошибкой, и в журнале регистрации появится соответствующая запись.

Напоминания по клиентам и контактным лицам

Если задача — поздравлять клиентов, логика та же, но источник данных другой. В УНФ и ERP даты рождения контактных лиц хранятся в справочнике «Контактные лица» (реквизит ДатаРождения) либо в дополнительных сведениях контрагента. Если дата рождения хранится как дополнительный реквизит, запрос усложняется: нужно соединяться с табличной частью дополнительных реквизитов и отбирать по свойству.

Практическая рекомендация: для клиентов удобнее не рассылка, а список задач менеджеру. Регламентное задание может создавать документ «Событие» или задачу пользователю с типом «Звонок» на каждого именинника — тогда поздравление встроится в привычный процесс работы с CRM-данными.

Проверка результата и расписание

После настройки проверьте работу на контрольной дате. Самый простой приём — временно изменить дату рождения тестового физлица на сегодняшнее число, запустить отчёт или задание вручную и убедиться, что запись попала в выборку, а письмо пришло. Затем верните корректную дату.

Для регламентного задания проверьте журнал регистрации: там должны быть записи об успешном выполнении фонового задания без ошибок. Если задание в файловой базе — помните, что оно выполняется, только когда какой-либо пользователь работает в программе; в клиент-серверном варианте задания исполняет сервер 1С независимо от пользователей.

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего напоминания «молчат» из-за незаполненных дат рождения, неправильного сравнения дат (сравнение целиком с годом вместо дня и месяца) и ненастроенной почты. Отдельная проблема — переход через конец месяца: условие «день между сегодня и сегодня + 7» на 28-е число не захватит 1–3 число следующего месяца. Для длинных горизонтов корректнее добавлять дни к дате функцией ДОБАВИТЬКДАТЕ и сравнивать пары «месяц-день» списком.

Ещё одно ограничение: в файловых базах регламентные задания выполняются только при работающих сеансах. Если программу закрывают на ночь, утреннее задание на 08:30 может не выполниться — назначайте его на время, когда база гарантированно открыта, или переносите базу в клиент-серверный режим.

FAQ