Автоматизация · 12 мин
Как настроить схему процесса в 1С:Документооборот
Практическая инструкция по настройке схемы процесса в 1С:Документооборот: виды процессов, этапы согласования, маршруты, условия и типичные ошибки при настройке.
Схема процесса в 1С:Документооборот определяет, по какому маршруту движется документ: кто его рассматривает, кто согласовывает, кто подписывает и что происходит после завершения. Правильно настроенная схема убирает ручную пересылку файлов, исключает потерю документов и делает сроки согласования прозрачными для всех участников.
Настройка выполняется в разделе, связанном с процессами и шаблонами, и доступна пользователям с правами на администрирование процессов. В зависимости от редакции и настроек программы часть возможностей может отличаться, поэтому ниже описан универсальный порядок, который работает в типовой поставке.
Прежде чем создавать схему, важно понять бизнес-логику: какие документы проходят согласование, сколько этапов реально нужно, кто является ответственным на каждом шаге и при каких условиях маршрут должен меняться. Попытка «настроить всё сразу» без этой проработки почти всегда приводит к переделке схемы.
Какие виды процессов доступны и что выбрать
В 1С:Документооборот процессы делятся на несколько типов, и выбор типа определяет набор доступных настроек. Основные из них: «Рассмотрение» — документ передаётся руководителю или ответственному для ознакомления и выдачи резолюции; «Согласование» — документ проходит цепочку согласующих лиц; «Утверждение» — финальное одобрение документа уполномоченным лицом; «Исполнение» — выполнение поручений по документу; «Ознакомление» — массовая рассылка документа сотрудникам под подтверждение прочтения.
Существуют также комплексные процессы, которые объединяют несколько простых в единую схему: например, «Рассмотрение → Согласование → Утверждение → Ознакомление». Именно комплексный процесс чаще всего используют для договоров и приказов, где документ проходит полный жизненный цикл.
Сравнение типов процессов
Подходит для одного этапа: например, счёт согласует только финансовый отдел. Ограничение — нельзя добавить последующие этапы без нового процесса.
Подходит для полного цикла документа: рассмотрение, согласование, утверждение, ознакомление. Ограничение — сложнее настройка и диагностика ошибок.
Запускается автоматически по виду документа. Ограничение — требует корректно заполненных видов внутренних документов.
Если вы только начинаете автоматизацию, разумно сначала настроить один простой процесс согласования, убедиться, что он корректно работает, и только затем переходить к комплексным схемам с условиями и параллельными ветками.
Подготовительные шаги перед созданием схемы
Схема процесса опирается на справочные данные, и если они не заполнены, настройка упрётся в ошибки ещё на этапе выбора исполнителей. Проверьте три вещи: справочник пользователей (все участники процесса должны быть заведены и иметь доступ к системе), оргструктуру (подразделения и должности, если планируете назначать задачи по ролям) и виды документов (для каждого вида можно задать свой шаблон процесса).
Отдельно стоит определить роли исполнителей. Роль — это не конкретный человек, а функция: «Руководитель инициатора», «Финансовый контролёр», «Юрист». Назначение через роли делает схему устойчивой к кадровым изменениям: при увольнении сотрудника достаточно заменить исполнителя роли, а не перестраивать все шаблоны.
Полезно заранее нарисовать схему на бумаге: этапы, ответственные, сроки, ветки «согласовано / не согласовано». Это занимает десять минут, но существенно сокращает время настройки в программе и снижает риск логических ошибок в маршруте.
Создание шаблона процесса: пошаговый порядок
Шаблон процесса — это сохранённая схема, по которой система автоматически запускает процессы для новых документов. Создаётся он в разделе настройки процессов (обычно «Настройка и администрирование» → «Процессы и задачи» или через карточку вида документа, в зависимости от версии конфигурации).
- 1Откройте раздел настройки процессов и создайте новый шаблон процесса типа «Согласование».
- 2Укажите наименование шаблона и привяжите его к виду документа, если маршрут зависит от вида.
- 3Добавьте исполнителей: конкретных пользователей или роли. Задайте порядок — последовательный или параллельный.
- 4Установите срок исполнения для этапа: в днях или часах от момента старта.
- 5Настройте поведение при отрицательном результате: возврат инициатору, повторное согласование или прерывание.
- 6Сохраните шаблон и проверьте, что он активен и выбирается при создании процесса по документу.
Ключевой параметр — порядок согласования. При последовательном порядке задача переходит к следующему согласующему только после решения предыдущего: маршрут длиннее, но каждый видит результат предыдущего этапа. При параллельном порядке задачи выдаются всем одновременно: быстрее, но нужно задать правило подведения итога — например, процесс считается согласованным, только если согласовали все участники.
Не забудьте про инициатора. В большинстве схем после завершения согласования результат должен вернуться автору документа: он получает задачу ознакомиться с итогом, внести правки или отправить документ на утверждение. Если этот шаг не предусмотреть, инициатор узнает о результате только случайно.
Настройка комплексной схемы с несколькими этапами
Комплексный процесс собирается из отдельных этапов, каждый из которых — самостоятельный процесс (рассмотрение, согласование, утверждение и т.д.). Этапы соединяются в схему, где можно задавать условия переходов: например, после этапа «Согласование» при положительном результате документ идёт на «Утверждение», а при отрицательном — возвращается на доработку инициатору.
Для каждого этапа настраивается собственный шаблон: исполнители, сроки, описание задачи. Удобно, что один и тот же шаблон этапа (например, «Согласование юристом») можно переиспользовать в разных комплексных схемах — это упрощает сопровождение.
Условия и ветвления маршрута
Условия позволяют менять маршрут в зависимости от реквизитов документа. Типичный пример: договоры на сумму выше порога проходят дополнительное согласование финансового директора, остальные идут сразу на утверждение. Условие настраивается на переходе между этапами и проверяет значение реквизита документа или результат предыдущего этапа.
Здесь важна аккуратность: условие срабатывает только если реквизит заполнен и имеет ожидаемый формат. Если сумма договора не указана, маршрут может пойти по ветке «по умолчанию», что не всегда очевидно пользователям. Поэтому критичные для маршрута реквизиты стоит сделать обязательными к заполнению в настройках вида документа.
Автоматический запуск процесса по виду документа
Чтобы пользователи не запускали процессы вручную (и не забывали это делать), настройте автоматический старт. В карточке вида внутреннего документа указывается шаблон процесса, который будет запускаться при создании или записи документа этого вида. Таким образом, любой новый договор определённого вида автоматически уходит по нужному маршруту.
Проверьте настройку обязательности процесса: в некоторых конфигурациях можно запретить регистрацию документа без запущенного процесса согласования. Это дисциплинирует пользователей, но требует, чтобы шаблон был полностью работоспособен — иначе документы просто не смогут регистрироваться.
Учтите, что изменение шаблона не влияет на уже запущенные процессы: они продолжают идти по старой схеме. Новая редакция применяется только к процессам, запущенным после сохранения изменений. Это нужно учитывать при плановых изменениях маршрутов.
Проверка работы схемы и контрольные точки
После настройки обязательно пройдите полный цикл на тестовом документе. Создайте документ нужного вида, запустите процесс и проверьте, что задачи приходят правильным исполнителям в правильной последовательности, сроки рассчитываются корректно, а ветвления отрабатывают по условиям.
Как проверить результат
Задача появилась в списке задач именно того пользователя или роли, что заданы в шаблоне
Задача ушла другому сотруднику или не создана вовсе — проверяйте исполнителей роли и активность шаблона
При последовательном согласовании следующая задача создаётся только после решения предыдущей
Все задачи создались одновременно — в шаблоне выбран параллельный порядок
Документ с нужным значением реквизита идёт по расширенному маршруту
Документ идёт по ветке по умолчанию — проверьте заполненность реквизита и формулу условия
После завершения этапов автор получает итоговую задачу
Процесс завершился без уведомления автора — добавьте этап ознакомления инициатора
Для диагностики используйте карточку процесса: в ней видна схема, текущая точка маршрута, исполненные и активные задачи. Если процесс «завис», чаще всего причина в том, что задача назначена на роль без исполнителей или на сотрудника с отключённой учётной записью.
Ограничения и когда нужна доработка
Типовые механизмы покрывают большинство сценариев: линейные и параллельные маршруты, условия по реквизитам, роли, сроки, эскалацию. Однако есть ситуации, где стандартных настроек недостаточно: сложная маршрутизация по произвольным алгоритмам, интеграция с внешними системами согласования, нестандартные вычисления сроков. В таких случаях потребуется доработка конфигурации программистом.
Признак того, что пора привлекать разработчика: вы пытаетесь реализовать логику через пять-шесть вложенных условий, и схема стала нечитаемой. Поддерживать такую конструкцию дороже, чем один раз написать обработку. Также доработка оправдана, если нужны автоматические действия с документом по итогам процесса — например, автоматическая регистрация, печать или отправка контрагенту.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Схема процесса строится на шаблонах: выберите тип процесса, задайте этапы, исполнителей через роли, сроки и условия переходов. Обязательно предусмотрите ветку отрицательного результата и возврат инициатору. Перед запуском на рабочих документах протестируйте схему на тестовом примере и помните: изменения шаблона не действуют на уже запущенные процессы.
Частые вопросы
Можно ли изменить маршрут уже запущенного процесса?
Напрямую шаблон работающего процесса не редактируется. Варианты: прервать процесс и запустить заново по новой схеме, либо администратор может вручную переадресовать текущую задачу другому исполнителю. Уже пройденные этапы при перезапуске придётся проходить снова, если это предусмотрено новой схемой.
Почему задача не создаётся у исполнителя?
Чаще всего причины такие: роль не имеет исполнителей, учётная запись пользователя отключена, шаблон процесса не активен, либо не выполнилось условие перехода на этот этап. Откройте карточку процесса и посмотрите текущую точку маршрута — там видно, на каком этапе и по какой причине остановилось движение.
Чем отличается параллельное согласование от последовательного?
При последовательном согласовании задача переходит к следующему участнику только после решения предыдущего — маршрут длиннее, но порядок строгий. При параллельном все согласующие получают задачи одновременно, а итог подводится по заданному правилу (например, согласовано, только если согласовали все). Параллельный вариант быстрее, но не подходит, если решение одного согласующего должно влиять на другого.
Как настроить разные маршруты для разных сумм договора?
В комплексном процессе на переходе между этапами задайте условие, проверяющее реквизит «Сумма» документа: при превышении порога маршрут идёт через дополнительный этап согласования, иначе — сразу на утверждение. Сделайте реквизит суммы обязательным к заполнению, иначе документы с пустой суммой пойдут по ветке по умолчанию.
Что происходит с процессами при изменении шаблона?
Новая редакция шаблона применяется только к процессам, запущенным после сохранения изменений. Уже работающие процессы продолжают идти по старой схеме до завершения. Поэтому крупные изменения маршрутов лучше планировать с учётом незавершённых процессов или принудительно завершать их и перезапускать.
Можно ли запретить регистрацию документа без согласования?
Да, в настройках видов документов и процессов можно включить обязательность процесса: документ не будет зарегистрирован, пока не пройдёт требуемый маршрут. Перед включением убедитесь, что шаблон полностью работоспособен и все исполнители ролей назначены — иначе пользователи не смогут регистрировать документы вообще.