Другое · 10 мин
Заработок предыдущих страхователей в 1С ЗУП 8.3: куда и как внести
Где в 1С ЗУП 8.3 внести заработок с предыдущего места работы: документ «Справки о заработке для расчёта пособий», пошаговое заполнение, проверка и ошибки.
Когда сотрудник устраивается на новое место работы, для расчёта больничных и пособий по уходу за ребёнком нужны сведения о его заработке за два предшествующих календарных года. Если сотрудник в этот период трудился у других работодателей, данные берутся из справки о заработке (ранее — форма 182н), которую он приносит с прежнего места работы.
В 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.1) для ввода этих данных предусмотрен специальный документ — «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Именно сюда вносятся суммы по каждому страхователю и году. Программа автоматически подтянет их при расчёте больничных листов и отпусков по беременности и родам.
Важно не путать этот документ с исходящей справкой, которую организация выдаёт увольняющемуся сотруднику: это разные объекты с противоположным назначением. Ниже разберём, где находится нужный документ, как его заполнить и как убедиться, что заработок учтён в расчётах.
Где находится документ для ввода заработка предыдущих страхователей
Документ расположен в разделе «Зарплата». Откройте его и найдите ссылку «См. также» в правой части панели навигации — в этом списке будет пункт «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». В некоторых настройках интерфейса ссылка доступна сразу в панели раздела.
Если вы не видите ссылку, проверьте настройки навигации раздела: кнопка с шестерёнкой в правом верхнем углу панели, команда «Настройка навигации». Перенесите нужный документ из левого списка в правый. Также документ можно найти через общий поиск: нажмите на лупу в командной панели и начните вводить «Справки о заработке».
Учтите, что доступ к документу зависит от прав пользователя. Если ссылка отсутствует и в настройках навигации её нет, вероятно, у вашей учётной записи нет профиля с правами на ввод данных для расчёта пособий — обратитесь к администратору базы.
Пошаговое заполнение справки о заработке
Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале справок. Заполнение выполняется по бумажной справке, которую принёс сотрудник, либо по сведениям, полученным из СФР (бывшие ПФР и ФСС).
Порядок заполнения полей:
- Сотрудник — выберите работника из справочника. Если сотрудник ещё не заведён, сначала создайте карточку и оформите приём на работу.
- Страхователь — прежний работодатель. Выберите из справочника контрагентов или создайте новый элемент, указав наименование и ИНН из справки.
- Период работы — даты начала и окончания работы у данного страхователя по справке.
- Годы и суммы заработка — в табличной части укажите каждый календарный год и сумму заработка, с которой уплачивались взносы на ВНиМ (временную нетрудоспособность и материнство).
- Дни болезни, ухода за детьми — если в справке указаны исключаемые периоды (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком), внесите количество дней по годам.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ не формирует проводок по бухгалтерскому учёту — он сохраняет данные в регистрах, откуда они подтягиваются в расчёты пособий.
- 1Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)»
- 2Нажмите «Создать» и выберите сотрудника
- 3Укажите страхователя и период работы у него
- 4Внесите годы и суммы заработка из справки
- 5Заполните исключаемые дни, если они указаны
- 6Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном
Как программа использует внесённые данные
При расчёте больничного листа программа определяет средний заработок за два предшествующих календарных года. В эту базу включаются начисления в текущей организации и суммы из введённых справок предыдущих страхователей. Если справок несколько (сотрудник работал у нескольких работодателей), вводится отдельный документ на каждого страхователя.
В документе «Больничный лист» на закладке «Оплата» есть ссылка для детализации расчёта среднего заработка. Открыв её, вы увидите таблицу по годам: заработок в текущей организации и заработок у предыдущих страхователей — именно сюда попадают суммы из введённых справок.
Программа применяет предельные базы по взносам за соответствующие годы: если сумма из справки превышает лимит, в расчёт берётся предельная величина. Также учитываются исключаемые дни при расчёте пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
Альтернативные способы получения данных о заработке
Кроме бумажной справки от сотрудника, есть и другие источники данных. Если у организации настроен обмен с СФР (Социальным фондом России), сведения о заработке за предыдущие годы могут поступать электронно — например, при расчёте пособия программа запрашивает их автоматически в рамках проактивного механизма.
Если справки у сотрудника нет и получить её он не может, пособие рассчитывается исходя из имеющихся данных (заработок в вашей организации или МРОТ). После представления справки расчёт пересчитывается — для этого в ЗУП предусмотрен механизм исправления и доначисления пособия.
Сравнение вариантов
Стандартный способ: ввод вручную документом «Справки о заработке (входящие)». Требует внимательности при переносе сумм.
Данные поступают по обмену при расчёте пособия; ручной ввод не нужен, но требуется настроенный обмен с фондом.
Пособие считается из текущего заработка или МРОТ; после получения справки делается перерасчёт.
Проверка результата после ввода
Самый надёжный способ убедиться, что данные учтены, — создать тестовый больничный лист для сотрудника и открыть расшифровку расчёта среднего заработка. В таблице по годам должны появиться суммы из справки напротив наименования страхователя.
Дополнительно проверьте, что годы в справке соответствуют расчётному периоду пособия. Если сотрудник заболел, а справка принесена за годы, которые не входят в два предшествующих, суммы в расчёт не попадут — это нормальное поведение программы, а не ошибка.
Как проверить результат
Суммы из справки видны по годам с указанием страхователя
Строки предыдущего страхователя отсутствуют — документ не проведён или годы не совпадают
Сумма выше лимита усечена до предельной величины
Сумма принята целиком без ограничения — проверьте год и релиз программы
Дни болезни и отпусков уменьшают знаменатель расчёта
Дни из справки не учтены — не заполнена соответствующая графа
Типичные ошибки при вводе и их последствия
Самая частая ошибка — ввод сумм «как в справке» без сверки годов. Если бухгалтер перепутал годы (например, внёс заработок 2023 года в строку 2026-го), средний заработок исказится, и пособие будет рассчитано неверно. Всегда сверяйте каждую строку табличной части с бумажным оригиналом.
Вторая распространённая проблема — ввод справки на сотрудника до оформления приёма на работу или выбор не того физического лица при совпадении фамилий. Проверяйте табельный номер и подразделение в карточке сотрудника.
Третья ошибка — игнорирование исключаемых периодов. Если в справке указаны дни болезни или отпуска по уходу за ребёнком, а их не внесли, пособие по беременности и родам будет занижено, и сотрудница потеряет деньги.
Ограничения и границы самостоятельной работы
Документ влияет только на расчёт пособий по нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребёнком. Он не участвует в расчёте отпускных, командировочных и других средних заработков — там действуют свои правила и свои источники данных.
Перед массовым вводом справок или перерасчётом пособий за прошлые периоды сделайте резервную копию информационной базы. Перерасчёт пособий в закрытых периодах может затронуть отчётность в СФР и потребовать представления корректирующих сведений.
Если суммы в справке вызывают сомнения (например, заработок выше предельной базы за год), не исправляйте их самостоятельно «под лимит» — внесите как в документе, а программа сама применит ограничение при расчёте.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли внести заработок прошлых лет сразу в больничном листе, минуя документ справки?
В документе «Больничный лист» в форме расчёта среднего заработка можно вручную добавить суммы по страхователю, но корректнее оформлять «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)»: тогда данные сохраняются в базе и автоматически используются во всех последующих пособиях сотрудника, а не только в одном документе.
Сотрудник принёс две справки от разных работодателей — как ввести?
На каждого страхователя создаётся отдельный документ. В каждом указывается свой страхователь, период работы и суммы по годам. При расчёте пособия программа суммирует заработок по всем введённым справкам с учётом предельных баз.
Справка пришла после того, как больничный уже рассчитан и выплачен. Что делать?
Введите справку стандартным документом, затем выполните перерасчёт пособия: в ЗУП 3.1 для этого используется механизм исправления документа «Больничный лист» (кнопка «Исправить» в форме документа) либо документ доначисления. Разницу нужно доплатить сотруднику, а в СФР при необходимости направить корректирующие сведения.
Почему суммы из справки не попали в расчёт больничного?
Наиболее вероятные причины: документ справки не проведён; годы в справке не совпадают с расчётным периодом пособия; справка введена на другого сотрудника; дата больничного относится к периоду, для которого указанные годы не являются расчётными. Проверьте расшифровку среднего заработка в самом больничном.
Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает в организации давно?
Нет. Если оба расчётных года сотрудник отработал в вашей организации, заработок уже есть в базе, и дополнительные справки не требуются. Документ нужен только для периодов работы у других страхователей.
Влияет ли справка на расчёт отпускных?
Нет. Средний заработок для отпускных и командировок считается по другим правилам — из начислений в текущей организации за 12 месяцев. Справки предыдущих страхователей используются исключительно для пособий по нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребёнком.
Что важно запомнить
Заработок предыдущих страхователей вносится документом «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» в разделе «Зарплата». На каждого страхователя — отдельный документ с годами, суммами и исключаемыми днями. Проверяйте результат через расшифровку среднего заработка в больничном листе.