Записка-расчет в 1С: как сделать и распечатать

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма Т-60) — документ, который кадровая служба заполняет на основании приказа об отпуске, а бухгалтерия дополняет расчетом отпускных. В программах 1С форма формируется автоматически из документа «Отпуск», поэтому ручной ввод сводится к минимуму, но нужно знать, откуда берутся данные и как проверить результат.

Ниже разобрано, как создать записку-расчет в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, какие настройки влияют на расчет, как распечатать форму и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что такое записка-расчет и когда она нужна

Записка-расчет оформляется при предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения зарплаты и при увольнении (форма Т-61 — записка-расчет при прекращении трудового договора). Документ подписывается кадровым работником и бухгалтером, а работник знакомится с ним под подпись.

Хотя унифицированные формы кадрового учета стали необязательными, на практике Т-60 продолжают применять в большинстве организаций: форма удобна, проверяющие органы и аудиторы к ней привыкли, а в 1С она уже встроена. Если ваша организация использует собственную форму, ее нужно утвердить в учетной политике и, возможно, доработать макет в конфигурации.

Важно понимать: записка-расчет — это печатная форма, а не самостоятельный учетный документ. Все данные в ней берутся из документа «Отпуск» и накопленных регистров расчета среднего заработка. Если в записке ошибка — исправлять нужно исходный документ или данные, а не печатную форму.

Подготовка: что должно быть настроено до расчета

Прежде чем формировать записку-расчет, убедитесь, что в программе корректно заполнены исходные данные. От них зависит и кадровая часть формы, и сумма отпускных.

• В карточке сотрудника указаны дата приема на работу и трудовой договор — от них считается рабочий год для отпуска.
• За расчетный период (обычно 12 месяцев, предшествующих отпуску) начислена зарплата документами «Начисление зарплаты и взносов» — без них средний заработок будет нулевым или заниженным.
• Оформлены отсутствия (больничные, командировки, отпуска без сохранения) — они исключаются из расчетного периода.
• В настройках учетной политики задан порядок расчета среднего заработка.

Как сделать записку-расчет в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:Зарплата и управление персоналом вся цепочка начинается с документа «Отпуск». Записка-расчет формируется из него в один клик.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Отпуска» (или «Кадры» → «Отпуска») и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудника, укажите вид отпуска и даты начала и окончания
3. 3
   Программа автоматически рассчитает средний заработок и сумму отпускных на вкладке «Начислено (подробно)»
4. 4
   Проверьте расчетный период и при необходимости скорректируйте его в форме расчета среднего заработка
5. 5
   Проведите документ и нажмите «Печать» → «Записка-расчет о предоставлении отпуска (Т-60)»
6. 6
   Проверьте сформированную форму и отправьте на принтер или сохраните в PDF

На первой странице Т-60 выводятся кадровые данные: структурное подразделение, должность, период работы, за который предоставляется отпуск, количество календарных дней и даты. На второй странице — расчет: заработок по месяцам расчетного периода, количество учтенных дней, среднедневной заработок и итоговая сумма с разбивкой «за текущий месяц» и «за будущий месяц», а также НДФЛ и сумма к выплате.

Отпуск переходит на следующий месяц

Если отпуск начинается в одном месяце и заканчивается в другом, записка-расчет покажет две строки начисления. Это нормально: сумма делится по месяцам для корректного отражения в учете. Проверьте, что общее количество дней и итоговая сумма совпадают с данными документа «Отпуск».

Записка-расчет при увольнении (Т-61)

При увольнении с компенсацией за неиспользованный отпуск используется форма Т-61. Она печатается из документа «Увольнение»: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → откройте документ → Печать → «Записка-расчет при увольнении (Т-61)». Логика заполнения та же, но в расчет включается компенсация за неиспользованные дни отпуска вместо отпускных.

Как сделать записку-расчет в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии функциональность по зарплате ограничена по сравнению с ЗУП, но форма Т-60 доступна. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска» → создайте документ «Отпуск», заполните сотрудника и период, проведите. Затем нажмите «Печать» и выберите «Записка-расчет о предоставлении отпуска (Т-60)».

Обратите внимание: в 1С:Бухгалтерии расчет среднего заработка проще, и сложные случаи (премии с разными периодами, индексации, неполные расчетные периоды) могут требовать ручной корректировки. Если в организации много сотрудников и нестандартные ситуации встречаются регулярно, корректнее вести зарплатный учет в ЗУП.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Полноценный расчет среднего заработка, все виды отпусков, Т-60 и Т-61 из коробки. Подходит для любых организаций, особенно с нестандартными начислениями.

1С:Бухгалтерия 8.3

Форма Т-60 доступна, но расчет упрощен. Подходит небольшим организациям с простой системой оплаты труда.

Собственная форма вместо Т-60

Допустимо, если форма утверждена учетной политикой. Потребуется доработка макета печатной формы в конфигурации или внешняя печатная форма.

Проверка результата перед печатью

Перед тем как подписывать и выдавать записку-расчет, сверьте ключевые показатели. Ошибка в отпускных — это спор с работником и риск претензий при проверке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный период

Норма

Охватывает 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска, либо фактически отработанное время

Тревожный признак

Период обрезан или включает месяцы без начислений, хотя сотрудник работал

Среднедневной заработок

Норма

Сопоставим с обычным дневным заработком сотрудника

Тревожный признак

Резко ниже обычного — вероятно, не вошли премии или месяцы

Количество дней отпуска

Норма

Совпадает с приказом на отпуск

Тревожный признак

Дни не сходятся — проверьте даты в документе

Сумма к выплате

Норма

Начислено минус НДФЛ, совпадает с ведомостью

Тревожный признак

Расхождение с ведомостью на выплату

Самый надежный способ проверки — открыть в документе «Отпуск» форму расчета среднего заработка (кнопка с суммой среднего заработка или ссылка «Подробнее») и посмотреть, какие начисления и дни вошли в расчет. Там же можно вручную отключить ошибочно попавшие суммы.

Частые ошибки и ограничения

Главная причина неверных записок-расчетов — неполные данные о заработке. Если сотрудник работает давно, а база новая, введите начальные сведения о заработке за расчетный период (в ЗУП — документ «Данные для расчета зарплаты» или начальная штатная расстановка с историей, в зависимости от способа перехода).

Вторая частая проблема — премии. Годовые и квартальные премии учитываются в среднем заработке по особым правилам, и если вид начисления настроен неверно (не отмечено, что это премия, учитываемая в среднем), сумма исказится. Проверьте настройку вида расчета: вкладка «Средний заработок» в карточке начисления.

Если типовая форма Т-60 не подходит (например, нужен другой состав граф или двуязычный бланк), в 1С можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Это безопаснее, чем изменять конфигурацию, и сохраняет возможность обновления программы.

Удобно хранить скан подписанной записки-расчета, прикрепив его к документу «Отпуск» через кнопку «Присоединенные файлы». При проверке или споре с сотрудником весь пакет документов будет в одном месте.

Частые вопросы

Можно ли сделать записку-расчет без документа «Отпуск»?

Нет, форма Т-60 в 1С строится только на основании проведенного документа «Отпуск» (или «Увольнение» для Т-61). Отдельного документа «Записка-расчет» в типовых конфигурациях нет. Если нужен бланк вне учета, придется использовать внешнюю печатную форму или заполнять шаблон вручную вне программы.

Почему в записке-расчете нулевой средний заработок?

Чаще всего в расчетном периоде нет начислений: зарплата еще не начислялась документами, сотрудник только принят, или база новая и история заработка не внесена. Откройте форму расчета среднего заработка в документе и проверьте таблицу начислений по месяцам — там видно, какие данные программа учла.

Обязательна ли форма Т-60 или можно использовать свою?

Унифицированные формы кадрового учета необязательны с 2013 года. Организация вправе разработать собственную форму записки-расчета, утвердить ее в учетной политике и подключить к 1С как внешнюю печатную форму. На практике большинство продолжает использовать Т-60, так как она встроена в программу.

Как исправить ошибку в уже подписанной записке-расчете?

Исправляйте не печатную форму, а исходные данные: отмените проведение или скорректируйте документ «Отпуск», при необходимости создайте документ-исправление (сторнирование и перерасчет). После исправления распечатайте записку заново и повторно подпишите у работника. Рукописные правки на распечатке недопустимы.

Чем Т-60 отличается от Т-61?

Т-60 оформляется при предоставлении отпуска работающему сотруднику и содержит расчет отпускных. Т-61 — записка-расчет при увольнении: в ней рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск, удержания за использованные авансом дни и итоговая сумма при окончательном расчете. В 1С Т-61 печатается из документа «Увольнение».

Можно ли отправить записку-расчет сотруднику в электронном виде?

Да, если в организации внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО). В 1С:ЗУП есть встроенная поддержка КЭДО: документы можно подписывать электронной подписью и передавать работнику через сервис 1С:Кабинет сотрудника. Без КЭДО юридически значимым считается бумажный экземпляр с подписью.