СЗВ-СТАЖ при увольнении в 1С: где найти и как сформировать

При увольнении сотрудника работодатель обязан подать в Социальный фонд России (СФР) сведения о стаже по форме СЗВ-СТАЖ не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Это требование действует независимо от того, когда вы сдавали годовую отчётность: персонифицированные сведения об уволенном передаются отдельно и в сжатый срок.

В программах 1С форма СЗВ-СТАЖ формируется автоматически на основе кадровых документов и данных о стаже, но найти нужный документ и правильно его заполнить у новичков вызывает вопросы. Путь к отчёту отличается в зависимости от конфигурации: в 1С:ЗУП он находится в разделе отчётности по персонифицированному учёту, в 1С:Бухгалтерии — в разделе отчётов по сотрудникам.

Ниже разобраны конкретные пути в типовых конфигурациях, порядок создания документа, проверка заполнения и типичные ошибки, из-за которых фонд возвращает отчёт с отказом.

Где находится СЗВ-СТАЖ в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом документ СЗВ-СТАЖ расположен в разделе «Отчетность, справки». Откройте его и найдите пункт «СЗВ-СТАЖ» в группе «Персонифицированный учет». Если раздела не видно, проверьте права пользователя и включённую функциональность персонифицированного учёта в настройках программы.

Альтернативный путь — через рабочее место подготовки отчётности: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Там форма создаётся через кнопку «Создать» с выбором вида отчёта «СЗВ-СТАЖ». Этот вариант удобен, если вы сразу планируете отправить форму в фонд электронно.

Документ также доступен из журнала «Все отчеты» или через общий список документов персонифицированного учёта: «Отчетность, справки» → «Персучет» → «СЗВ-СТАЖ». Все пути ведут к одному и тому же журналу документов, разница только в навигации.

Где находится форма в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия форма СЗВ-СТАЖ находится в разделе «Зарплата и кадры». Откройте подраздел «СЗВ-СТАЖ» — откроется журнал документов, где создаются и хранятся все сформированные отчёты по стажу.

Второй вариант — раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты», где через кнопку «Создать» в группе «Отчетность в фонды» выбирается форма СЗВ-СТАЖ. Если организация ведёт кадровый учёт в полном объёме, предпочтительнее первый путь: документ будет корректно связан с кадровыми данными.

Обратите внимание: в базовых версиях 1С:Бухгалтерии с ограниченным кадровым учётом часть данных по стажу (отпуска без сохранения, больничные с особыми кодами) может не заполняться автоматически. Такие периоды придётся вносить вручную по данным табеля и приказов.

Как создать документ при увольнении

Перед созданием отчёта убедитесь, что в базе оформлен документ «Увольнение» и проведён приказ. СЗВ-СТАЖ подтягивает данные из кадровых документов, поэтому непроведённое увольнение приведёт к пустому или неполному отчёту.

Порядок создания документа:

1. 1
   Откройте журнал «СЗВ-СТАЖ» в разделе отчётности и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите организацию и укажите отчётный период — текущий год.
3. 3
   Установите тип сведений «Увольнение» (в некоторых версиях — «Исходная» с признаком увольнения).
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, уволенных в указанном периоде, по которым сведения ещё не сдавались.
5. 5
   Проверьте табличную часть: периоды работы, коды особых условий, отпусков без сохранения.
6. 6
   Проведите документ и выполните встроенную проверку кнопкой «Проверить».
7. 7
   Выгрузите файл или отправьте отчёт через 1С-Отчетность.

После заполнения программа формирует по каждому сотруднику строки с периодами работы в отчётном году. Если сотрудник работал с начала года до даты увольнения без особых периодов, обычно формируется одна строка с датами начала и окончания.

Если в течение года были отпуска без сохранения зарплаты, отстранения, простои по вине работника или работа во вредных условиях, эти периоды выделяются отдельными строками с соответствующими кодами. Проверьте их соответствие табелю и приказам — именно здесь чаще всего возникают расхождения.

Сроки сдачи и ответственность за опоздание

СЗВ-СТАЖ на увольняемого сотрудника сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Это одно из самых жёстких требований персонифицированного учёта: в отличие от годовой отчётности, здесь нет месячного запаса времени.

За несвоевременную сдачу сведений предусмотрен штраф для организации за каждого застрахованного человека, а также административная ответственность должностного лица. Размеры санкций установлены законодательством о персонифицированном учёте; точные суммы уточняйте в актуальных редакциях нормативных актов, так как они периодически пересматриваются.

Практическая рекомендация — формировать СЗВ-СТАЖ в тот же день, когда проводится документ увольнения в 1С. Это занимает несколько минут при корректно ведённом учёте и полностью исключает риск пропуска срока.

Проверка заполнения и типичные ошибки

Перед отправкой обязательно запустите встроенную проверку документа. В 1С:ЗУП это кнопка «Проверить» в форме документа — программа проверит заполнение обязательных реквизитов, СНИЛС, корректность периодов и кодов. Ошибки подсвечиваются с указанием строки и сотрудника.

Отдельно проверьте дату окончания периода работы: она должна совпадать с датой увольнения из приказа. Если сотрудник уволен последним днём месяца, этот день входит в стаж и должен быть включён в период.

Если сотрудник увольняется в том же году, за который уже сдавались корректирующие сведения, убедитесь, что новый отчёт с типом «Увольнение» учитывает ранее поданные данные и не создаёт противоречий.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отправки в 1С-Отчетности

Норма

Отчёт принят, получен положительный протокол

Тревожный признак

Протокол с ошибками или статус «Не сдано»

Даты периодов работы

Норма

Последний день периода = дата увольнения

Тревожный признак

Период обрывается раньше или позже даты приказа

Тип сведений

Норма

Указан тип «Увольнение»

Тревожный признак

Стоит «Исходная» или «Корректирующая» без оснований

СНИЛС и ФИО

Норма

Совпадают с документами сотрудника

Тревожный признак

Опечатки, устаревшая фамилия после её смены

Особые ситуации и ограничения

Увольнение в середине года после сдачи годового отчёта

Если годовой СЗВ-СТАЖ уже сдан, а сотрудник увольняется в следующем году, формируется обычный отчёт с типом «Увольнение» за текущий год. Дублирования не возникает: годовые сведения и сведения при увольнении относятся к разным отчётным периодам.

Увольнение переводом или в день приёма

При увольнении в порядке перевода к другому работодателю порядок тот же: сведения сдаются не позднее следующего рабочего дня после приказа. Если сотрудник проработал всего несколько дней и уволился, СЗВ-СТАЖ всё равно обязателен — минимальной продолжительности работы для сдачи сведений законодательство не устанавливает.

Сотрудник без стажа в отчётном году

Если работник числился в организации, но в отчётном году не отработал ни дня (например, длительный отпуск без сохранения, начавшийся в прошлом году), сведения всё равно подаются — с указанием периодов с соответствующими кодами либо без периодов работы, в зависимости от ситуации. Проконсультируйтесь с методологией вашей версии 1С: поведение программы в таких случаях может отличаться.

Удобно встроить формирование СЗВ-СТАЖ в регламент увольнения: в тот же день, когда кадровик проводит приказ, он создаёт и отправляет отчёт. Это исключает ситуацию, когда о сведениях вспоминают через неделю при подготовке другой отчётности.

Если отчёт вернули с ошибкой

При отрицательном протоколе от СФР первым делом изучите код и текст ошибки в протоколе — в 1С-Отчетности он доступен в карточке отправленного отчёта. Большинство отказов связано с форматным контролем: неверный СНИЛС, расхождение ФИО с базой фонда, некорректный тип сведений.

Для исправления скорректируйте данные в документе СЗВ-СТАЖ (или в карточке сотрудника, если ошибка в персональных данных), повторно проведите и отправьте отчёт. Если ошибка в персональных данных, сначала исправьте их в справочнике сотрудников, иначе документ снова подтянет неверные значения.

Учтите, что исправление и повторная отправка не отменяют факт нарушения срока, если первичная сдача была просрочена. Поэтому критически важно отправлять отчёт вовремя, даже если есть сомнения в отдельных данных — при необходимости потом подаётся корректировка.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ, если сотрудник уволен в том же году, что и принят?

Да, обязанность сдачи не зависит от продолжительности работы. Даже если человек проработал один день, сведения о стаже подаются в общем порядке — не позднее следующего рабочего дня после приказа об увольнении.

Чем отличается тип сведений «Увольнение» от «Исходная»?

Тип «Увольнение» используется при внеплановой сдаче сведений на увольняемого сотрудника в течение года. «Исходная» — для годовой отчётности по всем сотрудникам. Неверно выбранный тип — частая причина отказа фонда в приёме.

Можно ли сдать СЗВ-СТАЖ на бумаге?

Электронная сдача обязательна для организаций, у которых численность застрахованных лиц превышает установленный законом порог (как правило, 25 человек). Организации с меньшей численностью вправе сдать на бумаге, но электронный формат удобнее и даёт подтверждение приёма.

Что делать, если сотрудник уволился, а СЗВ-СТАЖ не сдали вовремя?

Подайте сведения как можно скорее — это смягчает последствия, хотя формально не отменяет нарушение срока. Проверьте, нет ли и других уволенных, по которым сведения не сданы, чтобы устранить все пропуски одновременно.

Почему сотрудник не попадает в отчёт при автозаполнении?

Чаще всего причина в непроведённом документе увольнения или в том, что сведения по этому сотруднику уже сдавались ранее в этом периоде. Проверьте журнал кадровых документов и ранее отправленные отчёты СЗВ-СТАЖ за текущий год.

Нужно ли включать в стаж день увольнения?

Да, день увольнения — последний рабочий день сотрудника, и он включается в период стажа. В отчёте дата окончания периода работы должна совпадать с датой увольнения из приказа.