Выплаты умершему сотруднику: как оформить в 1С 8 ЗУП

Смерть сотрудника — основание для прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Работодатель обязан начислить все причитающиеся суммы: зарплату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии и пособия, а затем выдать их членам семьи умершего. В 1С:ЗУП 8.3 для этого предусмотрен стандартный механизм увольнения, но у него есть важные особенности по налогам и отражению получателя.

Ключевой нюанс: суммы, выплачиваемые в связи со смертью работника, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 18 ст. 217 НК РФ, ст. 422 НК РФ). Если оформить увольнение «как обычно», программа удержит налог — и родственники получат меньше, а организация столкнётся с необходимостью исправлений. Поэтому действовать нужно в определённой последовательности.

Документы-основания и подготовка к оформлению

Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что у вас есть полный комплект документов. Основание для прекращения договора — свидетельство о смерти (или решение суда о признании гражданина умершим). Для выплаты денег нужно заявление члена семьи или лица, находившегося на иждивении умершего, а также документы, подтверждающие родство или факт иждивения.

Проверьте в программе актуальность данных сотрудника: список начислений, отработанное время в месяце смерти, остатки неиспользованных отпусков. Удобно сразу сформировать справку об остатках отпусков через раздел «Кадры» — «Отчеты, справки» — «Остатки отпусков», чтобы компенсация рассчиталась корректно.

Дату увольнения указывайте датой смерти, указанной в свидетельстве. Приказ о прекращении договора издаётся на основании свидетельства — заявление от работника, естественно, не требуется.

Оформление увольнения в связи со смертью

Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Увольнения» или «Зарплата» — «Увольнения» в зависимости от настроек ролей). Выберите сотрудника, укажите дату увольнения — день смерти. В поле основания выберите «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» — смерть работника.

Программа автоматически рассчитает: зарплату за отработанные дни текущего месяца, компенсацию за неиспользованный отпуск и плановые начисления (премии, надбавки), если они приходятся на этот период. Проверьте каждую строку начислений на вкладке «Начисления и удержания» — суммы должны совпадать с вашими расчётами по табелю и остаткам отпусков.

Если умершему полагались периодические выплаты, которые рассчитываются позже (например, квартальная премия), их придётся начислить отдельным документом после увольнения — об этом ниже.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение», выберите сотрудника и укажите дату смерти
2. 2
   Выберите основание «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» — смерть работника
3. 3
   Проверьте рассчитанные начисления: зарплату, компенсацию отпуска, премии
4. 4
   Отключите расчёт НДФЛ и взносов (см. следующий раздел)
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа (Т-8 или своя форма)

Настройка НДФЛ и страховых взносов

Это самый ответственный этап. По умолчанию ЗУП при увольнении рассчитывает НДФЛ и взносы со всех начислений. Для выплат в связи со смертью это неверно: такие доходы освобождены от налогообложения.

В документе «Увольнение» на вкладке с начислениями проверьте колонки НДФЛ и взносов. В типовой конфигурации для освобождения от налогов используется следующий подход: начисления должны иметь код дохода, не облагаемый НДФЛ, либо налог нужно вручную обнулить. Практический вариант — скорректировать рассчитанный НДФЛ вручную, установив сумму налога равной нулю, и аналогично обнулить взносы на соответствующей вкладке.

Более «чистый» способ — заранее создать отдельные виды начислений (копии стандартных оплаты по окладу и компенсации отпуска) с настройкой «не облагается НДФЛ» и «не облагается взносами», и использовать их для окончательного расчёта. Это избавляет от ручных правок и корректно попадает в отчётность. Какой вариант выбрать, зависит от того, насколько часто вам приходится оформлять такие операции и насколько строго настроен ваш учёт.

Начисление дополнительных выплат после увольнения

Не все суммы удаётся рассчитать в день увольнения. Типичные примеры: квартальная или годовая премия, начисляемая позже; пособие по временной нетрудоспособности, если сотрудник болел перед смертью и больничный предоставили родственники; материальная помощь семье, если она предусмотрена локальными актами.

Для таких случаев в ЗУП используются разовые начисления: документы «Разовое начисление» или «Премия» (раздел «Зарплата»). Уволенный сотрудник доступен для выбора, если в параметрах учётной политики включён показ уволенных. Убедитесь, что вид начисления настроен как необлагаемый НДФЛ и взносами — иначе налог рассчитается снова.

Больничный, закрытый смертью, оформляется документом «Больничный лист» с указанием причины. Оплата пособия за счёт работодателя и ФСС производится по общим правилам, но НДФЛ с сумм, выплачиваемых наследникам в связи со смертью, не удерживается — проверьте это в документе до проведения.

Выплата денег родственникам

Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк» или «Ведомость через раздатчика». Но есть особенность: деньги получает не сам сотрудник, а член его семьи. В кассовых документах и расходном кассовом ордере укажите данные получателя — ФИО, паспорт, степень родства — в поле «Выдать» или в комментарии.

Если выплату получают несколько родственников (например, сумма делится между членами семьи), корректнее оформить отдельные ведомости или разбить выплату по заявлениям каждого. В программе сумма к выплате привязана к сотруднику, поэтому распределение между получателями фиксируйте документально вне ЗУП — заявлениями и расписками.

Депонирование применяется, если родственники не обратились в срок выдачи. Тогда сумма депонируется документом «Депонирование зарплаты» и выплачивается позже по заявлению.

Отчётность и проверка результата

После всех операций проверьте, как данные попали в отчётность. В 6-НДФЛ суммы, не облагаемые налогом, не должны формировать ни начисленный, ни удержанный налог. Сформируйте расчёт и убедитесь, что по умершему сотруднику нет «висящих» сумм НДФЛ. В расчёте по страховым взносам выплаты в связи со смертью не включаются в базу.

Также сформируйте расчётный листок сотрудника за последний месяц и сверьте: начислено = выплачено, НДФЛ = 0, взносы с этих сумм = 0. В СЗВ-СТАЖ (или актуальной форме персонифицированной отчётности) период работы закрывается датой смерти.

Данные о смерти сотрудника стоит также отразить в карточке физического лица, чтобы исключить его из дальнейших кадровых документов и списков.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок за месяц увольнения

Норма

НДФЛ и взносы равны нулю, начисленное совпадает с выплаченным

Тревожный признак

Есть удержанный НДФЛ или долг за сотрудником/организацией

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

По сотруднику нет исчисленного и удержанного налога с выплат в связи со смертью

Тревожный признак

Суммы попали в облагаемую базу

Ведомость на выплату

Норма

Указан получатель-родственник с паспортными данными

Тревожный признак

Выплата оформлена на имя умершего без данных получателя

Частые вопросы

Каким кодом дохода отражать выплаты умершему сотруднику?

Для сумм, полностью освобождённых от НДФЛ в связи со смертью работника, в настройках вида начисления указывается, что доход не облагается налогом. Конкретный код зависит от типа выплаты и версии конфигурации — сверьтесь с актуальным справочником кодов доходов в программе и при необходимости оставьте код пустым для необлагаемых сумм.

Можно ли перечислить деньги на банковскую карту умершего?

Не рекомендуется. После уведомления банка о смерти клиента счета блокируются, и перечисление может зависнуть или вернуться. Безопаснее выдать наличными через кассу родственнику по заявлению либо перечислить на счёт получателя, указанный в заявлении.

Что делать, если НДФЛ уже удержали и перечислили?

Налог, удержанный с выплат в связи со смертью, считается излишне удержанным. Его нужно вернуть: скорректируйте документ начисления, сформируйте документ возврата НДФЛ и подайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ. Возвращённая сумма выплачивается родственникам.

Кто имеет право получить зарплату умершего?

По ст. 141 ТК РФ — члены семьи умершего или лица, находившиеся на его иждивении. Право подтверждается документами о родстве (свидетельство о браке, о рождении) или о факте иждивения. Если обращений несколько, выплата производится по согласованию между ними или по решению суда.

Нужно ли начислять компенсацию отпуска, если сотрудник умер в отпуске?

Компенсация начисляется за все неиспользованные дни отпуска на дату смерти. Если сотрудник находился в отпуске, этот период уже оплачен отпускными — компенсируются только оставшиеся неиспользованные дни. Проверьте остатки отпусков в программе перед расчётом.

Как оформить материальную помощь семье умершего?

Если помощь предусмотрена коллективным или трудовым договором, создайте отдельный вид начисления «Материальная помощь в связи со смертью работника» с настройкой «не облагается НДФЛ и взносами» и проведите разовым начислением на уволенного сотрудника. Выплату оформите ведомостью на члена семьи.