Военные сборы: как отразить в 1С ЗУП

Когда сотрудника призывают на военные сборы, работодатель обязан освободить его от работы с сохранением среднего заработка — это требование закона о воинской обязанности. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный механизм: оформляется документ отсутствия с типом «Военные сборы», программа рассчитывает средний заработок, а понесённые расходы организация впоследствии компенсирует через военкомат. Ошибки в оформлении приводят к неверному расчёту зарплаты, искажению табеля и проблемам при возмещении затрат.

Материал рассчитан на пользователей 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1). Порядок действий актуален для типовой конфигурации без доработок: если у вас изменённые документы или собственные начисления, логика сохраняется, но названия элементов могут отличаться.

Что проверить в настройках перед оформлением

Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в учётной политике включён нужный функционал. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и проверьте, что расчёт зарплаты ведётся в программе, а в настройках состава начислений и удержаний («Настройка» → «Расчёт зарплаты») включены виды отсутствий, связанные с исполнением государственных обязанностей.

В типовой поставке начисление для военных сборов уже создано: оно называется «Оплата времени военных сборов» или аналогично и использует формулу среднего заработка. Если организация раньше не оформляла такие отсутствия, проверьте, что вид расчёта не отключён и назначен сотруднику не требуется — начисление подхватится автоматически из документа отсутствия.

Также проверьте график работы сотрудника: средний заработок считается по рабочим дням (часам) периода сборов по его графику. Если график не заполнен или заполнен с ошибками, сумма будет неверной.

Оформление документа отсутствия

Основной инструмент — журнал «Все отсутствия сотрудников» (раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек интерфейса). Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», выберите сотрудника и в поле вида отсутствия укажите «Военные сборы». Задайте период по датам из повестки: с даты явки в военкомат по день окончания сборов включительно.

После проведения документа программа автоматически сформирует начисление среднего заработка за рабочие дни, приходящиеся на период сборов. Сумма появится в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц отдельной строкой — её можно проверить и при необходимости пересчитать вручную через кнопку «Подробнее» в табличной части.

1. 1
   Получите от сотрудника повестку или справку из военкомата с датами сборов
2. 2
   Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с видом «Военные сборы»
3. 3
   Укажите точный период по документу-основанию и проведите
4. 4
   Проверьте расчёт среднего заработка в «Начислении зарплаты и взносов»
5. 5
   Сверьте табель: дни сборов должны быть отмечены кодом для гособязанностей
6. 6
   После окончания сборов получите справку и подайте документы на компенсацию в военкомат

Как программа считает средний заработок

Расчёт идёт по стандартным правилам среднего заработка: берутся выплаты за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала сборов, и фактически отработанное время. Если сотрудник работает меньше расчётного периода, берутся фактические месяцы работы. Все исключаемые периоды (отпуска, больничные, командировки) программа выкидывает из расчёта автоматически.

Чтобы увидеть детализацию, откройте в документе начисления строку по сборам и нажмите кнопку показа расчёта среднего заработка — появится печатная форма с базой, отработанными днями и среднедневным заработком. Эту форму удобно приложить к пакету документов для военкомата.

Если сумма выглядит неожиданно маленькой, чаще всего причина в том, что в расчётный период попали месяцы без начислений (например, сотрудник недавно принят) или часть выплат не отмечена как входящая в базу среднего. Проверьте вид расчёта начислений: у премий и доплат должен быть корректно заполнен признак включения в средний заработок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка начисления в зарплате

Норма

Есть отдельная строка «Оплата времени военных сборов» с суммой за рабочие дни периода

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна обычному окладу за полный месяц

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни сборов помечены специальным кодом, рабочее время за месяц уменьшено

Тревожный признак

Дни стоят как рабочие или как неоплачиваемое отсутствие

Расчёт среднего

Норма

База включает начисления за 12 предшествующих месяцев, дни исключаемых периодов убраны

Тревожный признак

В базе пусто или взяты месяцы после даты сборов

Налоги, взносы и отражение в отчётности

Оплата времени военных сборов облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это не компенсация, освобождённая от налогов. Программа удержит НДФЛ при выплате и включит сумму в базу взносов автоматически, если вид расчёта настроен типовым образом. Проверьте в виде расчёта вкладки с налогообложением: код дохода по НДФЛ и категория для взносов должны быть заполнены.

В отчётности сумма попадёт в 6-НДФЛ как обычный доход сотрудника и в расчёт по страховым взносам в составе облагаемой базы. Отдельных строк или кодов для военных сборов в налоговой отчётности не предусмотрено.

В бухгалтерском учёте при синхронизации с 1С:Бухгалтерией начисление отразится на счетах затрат по настроенному способу отражения. Проверьте, что способ отражения для этого начисления задан, иначе при выгрузке проводки придётся дорабатывать вручную.

Компенсация расходов из военкомата

Расходы на выплату среднего заработка за время сборов организации возмещаются за счёт средств бюджета. Для этого после окончания сборов сотрудник приносит справку о прохождении сборов, а бухгалтерия направляет в военкомат пакет документов: заявление, копию справки, расчёт начисленных сумм (подойдёт форма расчёта среднего заработка из ЗУП) и реквизиты для перечисления.

Сама компенсация в ЗУП не отражается — это операция бухгалтерского учёта (поступление средств на расчётный счёт). В ЗУП важно лишь корректно закрыть период: после возвращения сотрудника убедитесь, что документ отсутствия закончился правильной датой и зарплата за последующие дни месяца начисляется как обычно.

Типичные сценарии и сложные случаи

Сборы попадают на два месяца

Если период сборов пересекает границу месяцев, оформляйте один документ отсутствия на весь период — программа сама разобьёт начисление по месяцам при расчёте зарплаты. Делить документ вручную не нужно: это создаёт риск двойного начисления.

Сотрудник на больничном или в отпуске на момент повестки

Одновременно два отсутствия за один период программа не проведёт корректно. Определите фактическое состояние: если сотрудник болел, сборы для него не наступили, и отсутствие по сборам оформлять нельзя. Сначала закройте первичное отсутствие, затем вводите новое.

Суммированный учёт рабочего времени

При суммированном учёте средний заработок считается по часам. Проверьте, что в виде расчёта выбран порядок расчёта по среднечасовому заработку, иначе сумма за сменный график будет неверной.

Частые вопросы

Нужно ли создавать отдельный вид расчёта для военных сборов?

В типовой 1С:ЗУП 3.1 начисление уже предусмотрено и подключается автоматически при выборе вида отсутствия «Военные сборы». Создавать собственный вид расчёта нужно только если типовой удалён или организации требуется особый порядок расчёта.

Облагается ли оплата сборов НДФЛ и взносами?

Да. Средний заработок за время военных сборов — налогооблагаемый доход сотрудника: удерживается НДФЛ, начисляются страховые взносы. Освобождение для этой выплаты не предусмотрено.

Кто возмещает работодателю расходы на оплату сборов?

Расходы компенсируются за счёт бюджетных средств через военкомат. Для возмещения подаётся заявление с подтверждающими документами: справкой о прохождении сборов и расчётом начисленных сумм.

Что делать, если сотрудник принёс повестку уже после начала сборов?

Оформите документ отсутствия фактическими датами по повестке, даже если месяц уже рассчитан. После проведения документа выполните перерасчёт зарплаты за этот месяц — программа скорректирует начисления автоматически.

Как отразить сборы, если расчёт зарплаты ведётся в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии оформляется документ «Отсутствие с сохранением оплаты» (либо начисление вручную по среднему заработку через документ «Начисление зарплаты» с соответствующим видом начисления). Период и базу среднего придётся проверить вручную, автоматика там ограничена.

Можно ли уволить или отправить в отпуск сотрудника на время сборов?

Нет. На период военных сборов за сотрудником сохраняется место работы и средний заработок. Оформление отпуска за свой счёт или отпуска ежегодного вместо сборов незаконно и лишает организацию права на компенсацию.