Внутреннее совместительство в 1С 8.3 Бухгалтерия: как оформить

Внутреннее совместительство — это работа у того же работодателя по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. В 1С 8.3 «Бухгалтерия» такого сотрудника заводят как отдельный элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же физическому лицу. Это ключевой принцип: одно физлицо — два сотрудника, два трудовых договора, два табельных номера.

Ошибка на старте — самая дорогая. Если оформить совместителя не как нового сотрудника, а изменить существующего (например, просто добавить ему вторую должность в кадровом переводе), программа не сможет корректно разделить начисления, отработанное время и табели. В результате расчёт зарплаты, среднего заработка и отчётность по НДФЛ будут искажены.

Ниже разобран полный порядок оформления: от создания сотрудника до начисления зарплаты и проверки отчётности. Материал ориентирован на типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8.3» с включённым учётом зарплаты в самой программе (не в ЗУП).

Проверка настроек учёта зарплаты перед оформлением

Прежде чем создавать сотрудника, убедитесь, что расчёт зарплаты ведётся в самой «Бухгалтерии», а не во внешней программе. Откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» (в некоторых релизах путь: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты»). Должен быть установлен вариант учёта «в этой программе».

Также проверьте, что включены кадровые документы: в настройках зарплаты должна быть доступна функциональность приёмов, переводов и увольнений. Если зарплата рассчитывается в 1С:ЗУП, а в «Бухгалтерию» переносятся только проводки, оформлять совместителя нужно в ЗУП — логика там аналогичная, но документы другие.

Создание сотрудника-совместителя

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В форме нового сотрудника в поле «Физическое лицо» начните вводить фамилию — программа предложит выбрать существующее физлицо из справочника. Выберите того человека, который уже работает по основному месту. Программа подставит его личные данные (ИНН, СНИЛС, паспорт), дублировать их вручную не нужно.

Критически важный момент: не создавайте новое физическое лицо, если человек уже есть в базе. Два разных физлица для одного человека приведут к тому, что НДФЛ будет считаться по каждому отдельно, вычеты могут примениться дважды, а справки 2-НДФЛ и расчёт 6-НДФЛ сформируются с ошибками. Контроль уникальности по ИНН обычно выдаёт предупреждение — не игнорируйте его.

Оформление приёма на работу

Из карточки созданного сотрудника или из журнала «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу» создайте документ «Приём на работу». Заполните ключевые поля:

• Сотрудник — выберите созданного сотрудника-совместителя;
• Дата приёма — дата начала работы по договору совместительства;
• Подразделение и должность — могут совпадать с основным местом или отличаться;
• Вид занятости — установите «Внутреннее совместительство»;
• Количество ставок — по законодательству продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы, обычно указывают 0,5 ставки или меньше;
• Начисления — задайте оплату: оклад пропорционально ставке, сдельно или по часам.

Проведите документ. После этого для сотрудника можно формировать табель, начислять зарплату и печатать кадровые формы. Проверьте, что в списке сотрудников теперь две строки с одной фамилией, но разными должностями или видами занятости.

1. 1
   Проверьте, что учёт зарплаты ведётся в этой программе (Администрирование → Настройки зарплаты)
2. 2
   Создайте нового сотрудника, выбрав существующее физическое лицо
3. 3
   Оформите документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство»
4. 4
   Укажите долю ставки и начисления по договору совместительства
5. 5
   Проведите документ и проверьте появление второй строки сотрудника в списке
6. 6
   Начислите зарплату отдельно по каждому месту работы и сверьте НДФЛ по физлицу

Начисление зарплаты совместителю

Зарплата по совместительству начисляется отдельно от основного места работы. При создании документа «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры») программа подбирает всех работающих сотрудников, включая совместителя, — он попадёт в табличную часть отдельной строкой со своим окладом и отработанным временем.

Если совместитель работает неполное время, следите за заполнением табеля и количеством отработанных дней/часов именно по строке совместительства. Расчёт пропорционально отработанному времени выполняется от оклада, указанного в приёме на работу, с учётом доли ставки.

НДФЛ и страховые взносы программа рассчитывает в целом по физическому лицу: доходы по обоим договорам суммируются, налоговая база общая. Именно поэтому так важна привязка обоих сотрудников к одному физлицу — при корректной настройке вычеты применяются один раз, а налог считается с совокупного дохода.

Отражение в отчётности и проверка результата

После начисления зарплаты проверьте ключевые отчёты. Расчётный листок по сотруднику-совместителю формируется отдельно от основного места — это нормально. А вот отчёты по НДФЛ (справка о доходах, регистр налогового учёта) должны показывать суммарный доход физического лица с одним расчётом налога.

В расчёте 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях совместитель отражается как то же физическое лицо, дублирования быть не должно. Если в отчётах человек появляется дважды с разными суммами налога и отдельными вычетами — почти наверняка в базе создано два физических лица, и их нужно объединить (перенести сотрудника на правильное физлицо, задвоенное — пометить на удаление после проверки ссылок).

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников

Норма

Две строки с одной фамилией, у одной вид занятости «Внутреннее совместительство»

Тревожный признак

Одна строка (совместительство не заведено) или два разных физлица с одинаковым ИНН

Расчётный листок совместителя

Норма

Начисление по окладу/ставке договора совместительства за отработанное время

Тревожный признак

Пустой листок или начисление по полному окладу основной должности

Регистр по НДФЛ

Норма

Один налогоплательщик, суммарный доход, вычеты применены один раз

Тревожный признак

Два налогоплательщика с одинаковым ИНН, вычеты задвоены

Табель учёта рабочего времени

Норма

Отдельные строки по основному месту и совместительству

Тревожный признак

Время совместительства не отражается или суммируется с основным

Совместительство и совмещение: не путать

Частая путаница — между внутренним совместительством и совмещением должностей (расширением обязанностей). Это разные конструкции. Совместительство — отдельный трудовой договор и работа в свободное от основной работы время, в программе — отдельный сотрудник. Совмещение — дополнительная работа в течение основного рабочего дня по соглашению, оформляется доплатой.

Если фактически оформлено совмещение, нового сотрудника создавать не нужно: основному сотруднику добавляют начисление «Доплата за совмещение должностей» (через кадровый перевод или изменение оплаты труда). Выбор неправильного варианта искажает и кадровый учёт, и расчёты.

Сравнение вариантов

Внутреннее совместительство

Отдельный трудовой договор, работа в свободное время, отдельный сотрудник в 1С, отдельный табель и начисления. Подходит для регулярной дополнительной работы

Совмещение должностей

Доплата к основному договору за дополнительную работу в основное рабочее время. Новый сотрудник не создаётся, добавляется начисление-доплата

Временное исполнение обязанностей

Замещение отсутствующего работника без освобождения от основной работы, оформляется доплатой, а не новым договором

Увольнение совместителя и прекращение договора

Прекращение договора совместительства оформляется документом «Увольнение» по сотруднику-совместителю. Основное место работы при этом не затрагивается — сотрудник продолжает числиться и получать зарплату по основному договору.

При увольнении программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по совместительству отдельно, исходя из заработка и стажа именно по этому договору. Проверьте, что в документ увольнения подтянулся правильный сотрудник (совместитель, а не основное место) — ошибка здесь критична, так как увольнение основного сотрудника по ошибке потребует отмены кадровых документов и перерасчётов.

FAQ

Можно ли оформить внутреннее совместительство на ту же должность, что и основная?

Да, законодательство этого не запрещает, если работа выполняется в свободное от основной работы время и оформлен отдельный трудовой договор. В программе просто укажите ту же должность в приёме на работу совместителя.

Нужно ли заводить отдельный табель для совместителя?

Да, рабочее время по совместительству учитывается отдельно от основного. В 1С это происходит автоматически, поскольку совместитель — отдельный сотрудник со своим графиком и своими строками в табеле.

Что делать, если случайно создали два физических лица для одного человека?

Определите «правильное» физлицо (обычно то, к которому привязан основной сотрудник). В карточке сотрудника-совместителя замените физическое лицо на правильное, проверьте пересчёт НДФЛ за период, затем задвоенное физлицо пометьте на удаление, убедившись, что на него не осталось ссылок.

Как ограничение по продолжительности работы совместителя контролируется в программе?

Автоматического жёсткого контроля нет — ответственность лежит на кадровике. Практика — указывать в приёме на работу долю ставки не более 0,5 и следить, чтобы фактически отработанное время по совместительству не превышало половины нормы.

Считаются ли взносы и НДФЛ отдельно по каждому договору?

Нет. Налоговая база определяется в целом по физическому лицу: доходы по основному месту и совместительству суммируются, НДФЛ и взносы рассчитываются с совокупной суммы. В учёте начисления при этом отражаются раздельно по сотрудникам.

Можно ли оформить совместительство прошлым числом?

Технически документ можно провести задним числом, но это потребует перерасчёта зарплаты и НДФЛ за затронутые периоды и может повлиять на уже сданную отчётность. Безопаснее оформлять документы фактической датой, а за прошлые периоды — только с полным пересчётом и уточнённой отчётностью при необходимости.