Внутреннее совместительство в 1С:ЗУП: как оформить правильно

Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником дополнительной работы у того же работодателя в свободное от основной работы время. Кадрово это всегда отдельный трудовой договор и отдельный табельный номер, а не «надбавка» к основной должности. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такая ситуация отражается через создание нового элемента в справочнике «Сотрудники», привязанного к уже существующему физическому лицу.

Главная ошибка при оформлении — попытка отразить совместительство документом «Изменение оплаты труда» или простым добавлением начисления к основному месту работы. Такой подход ломает кадровый учет: невозможно корректно посчитать отпуск, средний заработок, стаж и отчетность в Соцфонд и налоговую. Программа изначально рассчитана на модель «одно физическое лицо — несколько сотрудников», и именно ею нужно пользоваться.

Ниже разобран полный цикл работы с внутренним совместителем в ЗУП: от приема до увольнения, включая настройку графика, расчет зарплаты, отпусков и проверку отчетности. Инструкция актуальна для типовых конфигураций 1С:ЗУП редакции 3.1; названия документов в вашей версии могут незначительно отличаться.

Чем совместительство отличается от совмещения и почему это важно в ЗУП

Прежде чем заводить данные в программу, определите, что именно оформляет работодатель. Совместительство — это отдельный трудовой договор на работу в свободное от основной работы время, с отдельным табельным номером, графиком и расчетом. Совмещение (расширение зон обслуживания, дополнительная работа) — это доплата в рамках основного договора, которая в ЗУП отражается документом «Совмещение должностей» или разовым начислением без создания нового сотрудника.

Смешение этих понятий приводит к ошибкам в отчетности: в ЕФС-1 и персонифицированных сведениях совместитель должен отражаться отдельной строкой, а совмещение — никаких дополнительных сведений о рабочем месте не требует. Если кадровый приказ издан о совместительстве, а в программе заведена доплата — расхождение обязательно всплывет при проверке.

Создание сотрудника-совместителя

Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры») и создайте новый элемент. В поле физического лица выберите уже существующего человека из справочника «Физические лица» — не создавайте дубль физлица, иначе нарушится расчет НДФЛ и отчетность по страховым взносам, которые считаются в целом по физическому лицу. Программа сама предложит выбрать существующего человека при совпадении ФИО и данных документа.

После выбора физлица укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». Именно этот признак позволяет ЗУП корректно строить отчеты по среднесписочной численности и разделять основное место работы и совместительство. Сохраните элемент — сотрудник создан, но трудовых отношений у него пока нет: для этого нужен кадровый документ.

1. 1
   Создайте новый элемент справочника «Сотрудники» и выберите существующее физическое лицо
2. 2
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство»
3. 3
   Оформите документ «Прием на работу» с датой, подразделением, должностью и графиком
4. 4
   Задайте плановые начисления: оклад или тариф пропорционально ставке
5. 5
   Проверьте, что в документе указан новый сотрудник, а не основной
6. 6
   Проведите документ и сверьте данные в карточке сотрудника

Прием на работу и настройка графика

Прием оформляется стандартным документом «Прием на работу» (раздел «Кадры» — «Приемы на работу»), но в поле «Сотрудник» выбирается именно новый сотрудник-совместитель. Укажите дату приема, подразделение, должность и количество ставок — по совместительству это обычно 0,5 ставки или меньше, поскольку продолжительность рабочего времени совместителя ограничена половиной нормы.

Ключевой момент — график работы. Для совместителя создайте отдельный график (например, «График 0,5 ставки») в справочнике «Графики работы сотрудников», отражающий реальное рабочее время. Не присваивайте совместителю график основного места на полную ставку: иначе табель и расчет зарплаты будут некорректными, а программа завысит норму времени.

Плановые начисления задайте с учетом доли ставки. Если в штатном расписании позиция на полную ставку, а сотрудник принят на 0,5 — убедитесь, что в документе приема оклад рассчитан пропорционально (ЗУП делает это автоматически при указании количества ставок, если включен учет по ставкам). Проверьте итоговую сумму в табличной части «Начисления» до проведения документа.

Расчет зарплаты и НДФЛ по совместителю

Зарплата совместителю начисляется общим документом «Начисление зарплаты и взносов» — программа подбирает в него всех сотрудников, включая совместителей, по их графикам и плановым начислениям. Отдельного документа создавать не нужно. Если совместитель отработал неполный месяц, расчет выполняется пропорционально отработанному времени по его графику.

НДФЛ и страховые взносы считаются в целом по физическому лицу: доходы по основному месту и совместительству суммируются, вычеты предоставляются один раз. Именно поэтому критично, чтобы оба сотрудника были привязаны к одному физлицу — при дубле физлица вычеты могут быть применены дважды, а годовая отчетность разойдется с реальными данными.

В табеле (отчет «Табель учета рабочего времени» Т-13) совместитель отображается отдельной строкой под своим табельным номером. Если совместитель отсутствует в табеле — проверьте, проведен ли прием на работу и не указан ли в нем сотрудник основного места работы по ошибке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка физического лица

Норма

К одному физлицу привязаны два сотрудника: основной и совместитель

Тревожный признак

Созданы два физических лица с одинаковыми ФИО — риск двойных вычетов по НДФЛ

Документ приема

Норма

В поле «Сотрудник» указан совместитель, вид занятости — внутреннее совместительство

Тревожный признак

Прием оформлен на основного сотрудника или без указания вида занятости

Расчетный листок

Норма

Два отдельных листка или раздельные строки по основному месту и совместительству

Тревожный признак

Начисления совместителя попали в расчет основного места работы

Табель Т-13

Норма

Совместитель выведен отдельной строкой со своим графиком

Тревожный признак

Совместитель отсутствует или стоит полная норма времени

Отпуска, больничные и увольнение совместителя

Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы и оформляется отдельным документом «Отпуск» по сотруднику-совместителю. Отпускные рассчитываются из среднего заработка именно по совместительству — ЗУП ведет раздельные базы среднего заработка по каждому сотруднику, поэтому доходы основного места в расчет не попадут, что методологически верно.

Больничный лист оформляется один на физическое лицо, но пособие назначается по каждому месту работы. В ЗУП документ «Больничный лист» создается по основному сотруднику, а в расчет среднего заработка могут включаться начисления по совместительству в зависимости от ситуации и настроек — этот момент стоит проверять вручную в расшифровке среднего заработка.

Увольнение совместителя выполняется отдельным документом «Увольнение» по сотруднику-совместителю. Увольнение с должности по совместительству не затрагивает основное место работы, и наоборот. Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по данным совместительства. Проверьте, что после увольнения в отчетах по численности сотрудник исключен именно как совместитель.

Отчетность и контрольные проверки

В отчетах ЕФС-1 и персонифицированных сведениях о физлицах совместитель отражается отдельными сведениями о трудовой деятельности. В статистической отчетности по численности внутренние совместители учитываются в списочной численности один раз — как целые единицы, а среднесписочная считается по основному месту. ЗУП обрабатывает это автоматически при корректно указанном виде занятости.

Перед сдачей отчетности выполните проверку: откройте карточку физического лица и убедитесь, что к нему привязаны ровно те сотрудники, которые реально работают. Сверьте расчетные листки по обоим местам работы и проверьте, что в отчете по НДФЛ доходы суммируются по одному физлицу. Любые расхождения проще исправить до сдачи, чем корректировками после.

Удобно сразу после приема совместителя сформировать по нему расчетный листок за текущий месяц, даже если начислений еще нет: это быстрый способ убедиться, что сотрудник создан корректно, привязан к нужному физлицу и попадает в расчетные механизмы программы.

Частые вопросы

Можно ли оформить совместительство на ту же должность, что и основное место?

Да, законодательство не запрещает совместительство по той же должности, если работа выполняется в свободное от основной работы время. В ЗУП это ничем не отличается: создается отдельный сотрудник с той же должностью, но своим графиком и табельным номером.

Нужно ли заводить отдельную позицию в штатном расписании под совместителя?

Не обязательно. Совместителя можно принять на свободную ставку существующей позиции или на долю ставки. Главное — чтобы количество занятых ставок по позиции не превысило предусмотренное штатным расписанием, если у вас включен контроль штатного расписания.

Как отразить работу совместителя в дни, когда он свободен по основному графику?

Через индивидуальный график совместителя: в него закладываются именно те дни и часы, которые сотрудник реально работает по совместительству. Если в отдельные дни продолжительность больше обычной, это отражается в настройке графика, а не ручными правками табеля.

Почему в расчете среднего заработка совместителя нет доходов с основного места?

Это правильно: средний заработок для отпускных и командировок рассчитывается по каждому месту работы отдельно. ЗУП ведет раздельные базы среднего по каждому сотруднику, поэтому доходы основного места в расчет совместителя не включаются.

Что делать, если совместительство оформили ошибочно как совмещение?

Потребуется сторнировать начисления по совмещению, отменить соответствующие документы и оформить полноценный прием совместителя с даты фактического начала работы. Затем пересчитать зарплату за затронутые периоды и при необходимости подать уточненную отчетность.

Увольняется ли совместитель автоматически при увольнении с основного места?

Нет, в ЗУП трудовые отношения по каждому сотруднику независимы. Если прекращаются оба договора, нужно провести два документа «Увольнение» — по основному сотруднику и по совместителю, каждый со своей компенсацией отпуска.