Другое · 11 мин
Ведомости в кассу в 1С: где найти и как оформить выплату зарплаты
Где находятся ведомости в кассу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия, как создать, заполнить и провести выплату зарплаты через кассу. Пошаговые инструкции и ошибки.
Ведомость в кассу — это документ, которым в 1С оформляется выплата зарплаты, аванса, премии или отпускных наличными через кассу организации. В зависимости от конфигурации документ называется «Ведомость в кассу», «Ведомость на выплату зарплаты в кассу» или входит в состав расходного кассового ордера. Найти его можно в разделах зарплатного учёта, но точный путь зависит от того, работаете вы в 1С:ЗУП или в 1С:Бухгалтерии.
Путаница возникает из-за того, что в типовых решениях 1С ведомости разнесены по разным подсистемам: в ЗУП они относятся к блоку «Зарплата» или «Выплаты», а в Бухгалтерии — к разделу «Зарплата и кадры». Кроме того, право на создание и проведение ведомостей есть не у всех пользователей: если документа нет в меню, часто причина именно в настройке прав доступа, а не в отсутствии функциональности.
Ниже разобрано, где искать ведомости в кассу в основных конфигурациях, как их создать и заполнить, как проверить корректность выплаты и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находятся ведомости в кассу в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ведомости расположены в разделе «Выплаты». В панели навигации этого раздела есть группа ссылок на журналы ведомостей: «Ведомости в банк», «Ведомости через раздатчика», «Ведомости на счета» и «Ведомости в кассу». Откройте нужный журнал — в нём отображаются все созданные документы с возможностью фильтрации по периоду и организации.
В некоторых релизах и при настройках интерфейса по умолчанию этот же журнал доступен через раздел «Зарплата» → «Ведомости в кассу». Если ссылки не видно, откройте меню раздела через кнопку настройки навигации (шестерёнка в панели разделов) и проверьте, не скрыт ли пункт из панели навигации.
Отдельный сценарий — выплата бывшим сотрудникам. Для неё в ЗУП предусмотрены ведомости из раздела «Выплаты» → «Выплаты бывшим сотрудникам». Они работают аналогично, но заполняются уволенными работниками, которым положены компенсации или премии после увольнения.
Где находятся ведомости в кассу в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь к документу такой: раздел «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Ведомости в кассу». Откроется журнал, в котором кнопкой «Создать» добавляется новая ведомость. Здесь же доступны ведомости в банк (зарплатный проект) и ведомости на счета (перечисление на карты вне зарплатного проекта).
В старших версиях интерфейса пункт может называться «Ведомости на выплату зарплаты через кассу». Суть документа та же: он фиксирует, кому и сколько выплачено наличными, и формирует проводки по дебету счёта 70 и кредиту счёта 50.
Если в вашей базе зарплата рассчитывается в ЗУП, а учёт ведётся в Бухгалтерии, то ведомости создаются в ЗУП и переносятся в бухгалтерскую программу при синхронизации. В такой схеме создавать ведомость вручную в Бухгалтерии не нужно — она придёт из кадровой программы вместе с отражением зарплаты в учёте.
Где создавать ведомость
Подходит, когда расчёт зарплаты ведётся в ЗУП. Ведомость заполняется автоматически по результатам начислений с учётом удержаний и долгов.
Подходит для небольших организаций, где зарплата считается прямо в бухгалтерской программе. Ведомость создаётся в разделе «Зарплата и кадры».
Ведомость создаётся только в ЗУП и переносится синхронизацией. Ручное дублирование в Бухгалтерии приводит к задвоению проводок.
Как создать и заполнить ведомость в кассу
Перед созданием ведомости должна быть выполнена процедура начисления: документ «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП) или «Начисление зарплаты» (в Бухгалтерии) проведён, долги перед сотрудниками сформированы. Без этого ведомость заполнится пустой или с нулевыми суммами.
Порядок создания в обеих конфигурациях схож. В журнале ведомостей нажмите «Создать», укажите дату выплаты, организацию и месяц, за который выплачивается зарплата. Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, которым положена выплата, и рассчитает суммы к выдаче с учётом ранее выплаченного аванса, удержаний и НДФЛ.
Проверьте табличную часть: колонки «К выплате», «НДФЛ», «Задолженность». Если по какому-то сотруднику сумма не встала, типичные причины — отсутствие начисления за выбранный месяц, уже проведённая выплата другим документом или сотрудник включён в другую ведомость за тот же период.
- 1Проведите начисление зарплаты за месяц и убедитесь, что долг перед сотрудниками сформирован
- 2Откройте журнал «Ведомости в кассу» и создайте новый документ
- 3Укажите дату выплаты, организацию и месяц начисления
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
- 5Заполните реквизиты расходного кассового ордера (номер и дата РКО), если программа их запрашивает
- 6Проведите документ и распечатайте ведомость по форме Т-53 для подписей
Проведение выплаты и связь с кассовыми документами
В 1С:ЗУП ведомость в кассу не формирует бухгалтерских проводок — она фиксирует факт выплаты для расчёта задолженности и НДФЛ. Проводки появляются в Бухгалтерии после синхронизации. В самой Бухгалтерии проведённая ведомость сразу создаёт записи по выплате, а на её основании можно сформировать расходный кассовый ордер.
В типовой Бухгалтерии РКО на выплату зарплаты по ведомости создаётся автоматически при проведении ведомости либо отдельным документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям». Во втором случае в поле «Ведомость» выберите созданный документ — сумма и назначение платежа подставятся автоматически.
Дата РКО и дата ведомости должны совпадать с фактической датой выдачи денег. От этой даты зависит момент перечисления НДФЛ: налог считается удержанным в день фактической выплаты дохода. Расхождение дат между ведомостью и РКО — частая причина ошибок в отчётах 6-НДФЛ.
Печать ведомости и подписи
Для выдачи наличных используется унифицированная форма Т-53 (платёжная ведомость) или самостоятельно разработанная форма, утверждённая в учётной политике. В обеих конфигурациях печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе: доступны «Платёжная ведомость (Т-53)» и, в зависимости от конфигурации, расчётно-платёжная ведомость Т-49.
Перед печатью заполните в документе поля руководителя, главного бухгалтера и кассира — они подставляются в подписи на форме. В ЗУП ответственные лица настраиваются в карточке организации на закладке «Подписи» или «Ответственные лица».
После выдачи денег кассир отмечает фактические выплаты. Если кто-то из сотрудников не получил деньги в срок, сумма депонируется: в ЗУП для этого в ведомости есть механизм депонирования, а в учёте депонированные суммы переносятся на счёт 76.04. Оставлять невыплаченные суммы просто «висящими» в ведомости нельзя — это искажает задолженность перед персоналом.
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — ведомость не заполняется кнопкой «Заполнить». Причины почти всегда одни и те же: не проведено начисление за выбранный месяц, неверно указан месяц в шапке ведомости, сотрудники уже включены в другую проведённую ведомость, либо способ выплаты в карточке сотрудника или подразделения настроен на банк, а не на кассу.
Вторая группа ошибок — расхождения сумм. Если сумма к выплате не совпадает с ожидаемой, проверьте: был ли выплачен аванс (он вычитается из итоговой суммы), есть ли удержания по исполнительным листам, не переплата ли НДФЛ. Отчёт «Расчётный листок» или «Анализ задолженности по зарплате» помогает быстро найти источник расхождения.
Третья типичная ситуация — задвоение выплат при синхронизации ЗУП и Бухгалтерии. Оно возникает, когда ведомость создана в обеих программах вручную. Правило простое: документ создаётся один раз в той программе, где ведётся расчёт, и переносится автоматически.
Как проверить результат
После проведения ведомости убедитесь, что задолженность перед сотрудниками закрыта. В ЗУП используйте отчёт «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»): после выплаты долг на конец периода должен обнулиться либо уменьшиться на сумму ведомости.
В Бухгалтерии проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70: кредитовое сальдо после выплаты должно соответствовать невыплаченным суммам (например, депонентам). Проводки по ведомости — Дт 70 Кт 50 на выданную сумму.
Дополнительно сверьте регистр НДФЛ: в отчётах по налогу дата удержания должна совпадать с датой ведомости. Если дата отличается, проверьте, не перепроводился ли документ с изменением даты после формирования данных по налогу.
Как проверить результат
Долг по выплаченным сотрудникам закрыт
Сальдо по сотрудникам из ведомости не изменилось
Дт 70 Кт 50 на сумму ведомости
Проводок нет или сумма не совпадает с ведомостью
Совпадает с датой выплаты в ведомости
Дата смещена или налог не отражён как удержанный
РКО по ведомости отражён в кассовой книге
Операция отсутствует или задвоена
Частые вопросы
Почему в меню нет пункта «Ведомости в кассу»?
Чаще всего причина в правах доступа: пользователю не назначена роль кассира или расчётчика зарплаты. Второй вариант — пункт скрыт из панели навигации: откройте настройку навигации раздела (шестерёнка) и перенесите команду в видимую область. В редких случаях функциональность отключена в настройках программы, если зарплатный учёт ведётся во внешней программе.
Можно ли выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем списком?
Да. Создайте ведомость, заполните её автоматически, а затем удалите лишние строки, оставив нужного сотрудника. Альтернатива — в ЗУП использовать ввод ведомости на основании документа начисления конкретного работника, например отпуска или больничного: тогда в ведомость попадёт только он.
Чем ведомость в кассу отличается от расходного кассового ордера?
Ведомость фиксирует, кому и сколько положено к выплате, и закрывает задолженность по зарплате. РКО — это кассовый документ, который оформляет выдачу наличных из кассы и отражается в кассовой книге. В типовых конфигурациях РКО создаётся на основании ведомости, и одна ведомость обычно соответствует одному ордеру на общую сумму.
Что делать, если сотрудник не получил деньги по ведомости?
Сумму нужно депонировать. В ЗУП в ведомости предусмотрен механизм отметки депонированных сумм, в Бухгалтерии депонирование оформляется при закрытии ведомости. Выплата депонированных сумм позже оформляется отдельным РКО с видом операции «Выплата депонированной заработной платы».
Нужно ли создавать ведомость, если зарплата перечисляется на карты?
Для перечисления на карты используются другие документы: «Ведомость в банк» (по зарплатному проекту) или «Ведомость на счета» (на произвольные счета сотрудников). Ведомость в кассу предназначена только для наличной выдачи через кассу организации.
Как исправить ошибочно проведённую ведомость?
Если выплата по ней ещё не отражена в кассовых документах и отчётности, ведомость можно распровести, исправить и провести заново. Если на её основании создан РКО и сдана отчётность, корректнее оформить сторнирующий документ или корректировку текущей датой, чтобы не нарушить данные закрытого периода и расчёты по НДФЛ.
Что важно запомнить
Ведомости в кассу находятся в разделе «Выплаты» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия). Документ создаётся после начисления зарплаты, заполняется автоматически и служит основанием для РКО. Главные правила: не дублировать ведомости в двух программах, следить за совпадением дат выплаты и РКО, депонировать невыданные суммы.