Другое · 10 мин
Как в 1С:ЗУП оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет
Пошаговая инструкция по оформлению в 1С:ЗУП отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 лет: документ, пособие, расчёт, приказ и проверка начислений.
Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С:ЗУП оформляется отдельным кадровым документом, который одновременно решает две задачи: прекращает начисление зарплаты сотруднице на период отпуска и назначает ежемесячное пособие по уходу за ребёнком. Если документ заполнен корректно, программа сама рассчитает средний заработок, пособие и отразит отсутствие в табеле.
Основание для оформления — заявление работника и свидетельство о рождении ребёнка (или другие подтверждающие документы). Отпуск может оформить не только мать, но и отец, бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком, — порядок действий в программе при этом одинаковый.
Ниже разобран полный цикл: от создания документа до проверки расчёта пособия и типичных ошибок, из-за которых пособие не начисляется или считается неверно.
Что подготовить перед оформлением документа
До создания документа убедитесь, что в программе корректно заполнены исходные данные. От них зависит расчёт пособия и правильность отражения отпуска в учёте.
Проверьте следующее: сотрудница принята в организацию документом «Приём на работу», у неё заполнены данные о стаже и заработке за расчётный период (два предшествующих календарных года). Если сотрудница работает у вас недавно, введите справку о заработке с предыдущего места работы через документ «Справка о заработке для расчёта пособий» (раздел «Зарплата» → «См. также»).
Также уточните дату окончания отпуска по беременности и родам: отпуск по уходу за ребёнком обычно начинается со дня, следующего за окончанием больничного по БиР. Пересечения этих периодов быть не должно — одновременно два пособия не выплачиваются.
Создание документа «Отпуск по уходу за ребёнком»
Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Отпуск по уходу за ребёнком». В некоторых конфигурациях он также доступен из раздела «Зарплата» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска».
Заполните шапку документа: организацию, сотрудника, дату документа. Затем укажите период отпуска: дату начала (обычно день после окончания больничного по БиР) и дату окончания. Дату окончания можно указать сразу до исполнения ребёнку 3 лет, но пособие до 1,5 лет настраивается отдельным флажком — так удобнее, чтобы не создавать второй документ позже.
На вкладке «Пособия» установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет» и укажите дату, по которую выплачивается пособие, — это день, предшествующий дате исполнения ребёнку 1,5 лет. Заполните данные о ребёнке: ФИО, дату рождения, очередность (первый ребёнок или последующий) — от этого зависит минимальный размер пособия.
- 1Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Отпуск по уходу за ребёнком»
- 2Укажите организацию, сотрудника и период отпуска
- 3На вкладке «Пособия» включите выплату пособия до 1,5 лет и заполните данные о ребёнке
- 4Проверьте расчёт среднего заработка по ссылке в документе
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке «Печать»
Проверка расчёта среднего заработка и размера пособия
Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет рассчитывается как 40% среднего заработка, но не ниже установленного минимума и не выше максимального ограничения. Среднедневной заработок определяется делением дохода за два расчётных года на количество календарных дней периода за вычетом исключаемых дней (больничные, отпуска по БиР и по уходу).
В документе нажмите на сумму среднего заработка — откроется форма с детализацией расчёта. Проверьте, какие начисления попали в базу, сколько дней учтено и не пропущены ли справки с предыдущих мест работы. Если сотрудница подала заявление о замене лет, установите соответствующий флажок и выберите заменяющие годы — программа пересчитает средний.
Размер пособия за полный месяц программа показывает в документе. Сравните его с минимальным размером, актуальным на дату начала отпуска: если расчётное пособие ниже минимума, выплачивается минимальное. За неполный месяц (первый и последний) пособие считается пропорционально календарным дням.
Как проверить расчёт
Совпадает с суммой дохода за 2 года, делённой на учтённые дни
Заработок нулевой или явно занижен — проверьте справки и исключаемые периоды
Не ниже минимального размера и равно 40% среднего заработка
Пособие ниже минимума или не заполнено
Заканчивается днём перед исполнением ребёнку 1,5 лет
Дата окончания совпадает с датой окончания всего отпуска до 3 лет
Проведение документа: что меняется в учёте
После проведения документа программа автоматически прекращает все активные начисления сотрудницы (оклад, надбавки, премии) с даты начала отпуска. В табеле учёта рабочего времени дни отпуска отражаются условным обозначением отпуска по уходу за ребёнком.
Начисление пособия выполняется не самим кадровым документом, а при ежемесячном расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» — пособие подтянется туда автоматически по сотрудникам, находящимся в отпуске по уходу. Убедитесь, что в первый месяц отпуска пособие появилось в расчёте.
По кнопке «Печать» в документе доступен приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком. Подпишите его у руководителя и ознакомьте сотрудницу — приказ является обязательным кадровым документом.
Особые сценарии: совместительство, досрочный выход, работа на условиях неполного времени
Отпуск у внешнего совместителя
Если работник оформляет отпуск по уходу у внешнего совместителя, пособие назначается только по одному месту работы по выбору работника. В документе у совместителя отразите отпуск, а вопрос выплаты пособия решите на основании справки с основного места работы о том, что пособие там не назначалось (или назначалось).
Досрочный выход из отпуска
Если сотрудница выходит на работу до окончания отпуска, оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (раздел «Кадры»). Он возобновляет начисления с даты выхода и прекращает пособие. Выплата пособия прекращается с месяца, следующего за месяцем выхода на полную ставку.
Работа на дому или неполное время с сохранением пособия
Сотрудница вправе работать неполное время или на дому с сохранением пособия. В этом случае документ «Возврат из отпуска» не оформляется. Вместо этого создайте документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребёнком» (или «Изменение оплаты труда» — в зависимости от релиза) и укажите неполный график работы. Пособие продолжит начисляться параллельно с зарплатой.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при оформлении
Большинство проблем с пособием возникает не из-за расчёта, а из-за неверно заполненных данных в документе. Проверяйте эти точки сразу после проведения.
Проверка результата после оформления
После проведения документа выполните контрольные проверки. Откройте карточку сотрудника: в ней должен отображаться активный отпуск по уходу за ребёнком с корректными датами. Сформируйте табель учёта рабочего времени за месяц начала отпуска — дни отпуска должны быть отмечены соответствующим кодом, рабочие часы отсутствовать.
Затем создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц отпуска и проверьте, что пособие рассчиталось. Если месяц неполный, сумма должна быть пропорциональна дням. Расчётный листок сотрудницы должен содержать строку пособия без начислений по окладу.
Дополнительно сверьте данные с отчётами для СФР: сведения о стаже и периодах отпуска по уходу передаются в фонд, и ошибки в датах документа всплывут при сдаче отчётности.
Что важно запомнить
Отпуск до 1,5 лет оформляется одним документом «Отпуск по уходу за ребёнком»: в нём задаётся период отпуска, включается пособие и заполняются данные о ребёнке. Ключевые контрольные точки — средний заработок с учётом справок и замены лет, флажок пособия, дата окончания выплаты. Пособие начисляется автоматически при ежемесячном расчёте зарплаты.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск по уходу на отца или бабушку в 1С:ЗУП?
Да, порядок идентичен: документ создаётся на того сотрудника, который фактически ухаживает за ребёнком. К заявлению прикладывается справка с места работы матери о том, что она отпуск не использует и пособие не получает. В документе указываются данные ребёнка независимо от того, кто оформляет отпуск.
Что делать, если пособие не появилось в начислении зарплаты?
Сначала проверьте, установлен ли в документе отпуска флажок выплаты пособия до 1,5 лет и корректны ли даты выплаты. Затем убедитесь, что документ проведён и дата начала отпуска попадает в расчётный месяц. Также проверьте, не оформлен ли по ошибке «Возврат из отпуска», который прекращает пособие.
Как оформить отпуск, если сотрудница работала в организации меньше двух лет?
Документ оформляется стандартно, но в расчёт среднего заработка нужно добавить доход с предыдущих мест работы. Введите документ «Справка о заработке для расчёта пособий» по справке 182н от прежних работодателей. Без этих данных пособие будет рассчитано только из вашего заработка или из минимального размера.
Нужно ли создавать новый документ, когда ребёнку исполняется 1,5 года?
Нет, если в исходном документе период отпуска указан до 3 лет, а выплата пособия ограничена датой исполнения 1,5 лет. Пособие прекратит начисляться автоматически, отпуск продолжится. Новый документ потребуется только при изменении условий: выходе на работу, продлении, увольнении.
Как исправить ошибку в уже проведённом документе отпуска?
Если документ ещё не попал в расчёт зарплаты и отчётность, его можно отредактировать и перепровести. Если период закрыт, используйте механизм исправления: в 1С:ЗУП доступно создание документа-исправления по ссылке из исходного документа, которое сторнирует неверные данные и вводит корректные.