Другое · 11 мин
Удаленная работа: как оформить сотрудника в 1С
Как оформить дистанционную работу в 1С:ЗУП — приказ, допсоглашение, график, расчет зарплаты и компенсаций удаленным сотрудникам. Пошаговая инструкция.
Перевод сотрудника на удаленную работу — это не только кадровое решение, но и отдельный участок учета в 1С:ЗУП. От того, насколько корректно вы оформите дистанционный характер работы в программе, зависят правильность расчета зарплаты, учета рабочего времени, компенсаций и кадровой отчетности.
В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) предусмотрены штатные механизмы для учета дистанционной работы: специальные виды времени, настройки графиков, документы перевода и признаки в штатном расписании. Ниже разберем весь путь — от подготовки справочников до начисления зарплаты удаленному сотруднику.
Материал ориентирован на 1С:ЗУП 8 редакции 3.1, поскольку именно она используется в большинстве организаций для кадрового учета и расчетов. В 1С:Бухгалтерии 8 часть операций выполняется упрощенно, о чем сказано отдельно.
Что подготовить в программе до оформления сотрудника
Прежде чем вносить данные по конкретному человеку, проверьте базовые настройки учетной системы. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и убедитесь, что в карточке организации заполнены актуальные сведения: они попадут в печатные формы дополнительных соглашений и приказов.
Далее проверьте справочник «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка»). Если удаленные сотрудники работают по гибкому или индивидуальному графику, создайте для них отдельный график, а не переиспользуйте офисный. Это важно для корректного учета нормы времени и табеля.
Также убедитесь, что в настройках расчета зарплаты («Настройка» → «Расчет зарплаты») включены нужные опции: учет дистанционной работы, компенсационные начисления. В свежих релизах 1С:ЗУП часть настроек по дистанционной работе активируется автоматически, но в старых релизах их нужно включить вручную.
Как оформить прием или перевод на удаленную работу
Если сотрудник уже работает в офисе и переводится на удаленку, используйте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»). Для нового сотрудника создайте «Прием на работу» и сразу укажите дистанционный характер работы.
В документе заполните ключевые поля: подразделение (можно создать отдельное «Удаленные сотрудники» для удобства отчетности), должность, график работы, дату начала перевода. В разделе условий трудового договора укажите, что работа выполняется дистанционно — в типовой конфигурации для этого предусмотрен соответствующий реквизит или текстовое поле условий договора.
Сведения о дистанционной работе должны совпадать с текстом дополнительного соглашения к трудовому договору. В 1С:ЗУП печатную форму допсоглашения можно сформировать из документа перевода, но текст условий обычно дорабатывают под шаблон организации.
- 1Создайте документ «Кадровый перевод» из журнала кадровых документов
- 2Укажите дату перевода, подразделение, должность и график дистанционной работы
- 3Заполните условия трудового договора: дистанционный характер работы, режим взаимодействия
- 4Проверьте начисления: оклад и надбавки должны соответствовать договоренностям
- 5Проведите документ и распечатайте приказ и допсоглашение
- 6Сверьте данные в карточке сотрудника после проведения
Настройка графика и учета рабочего времени
Главный вопрос при учете удаленщиков — как фиксировать отработанное время. Если сотрудник работает по стандартной пятидневке, подойдет обычный график, и время будет заполняться по графику автоматически. Для свободного графика создайте индивидуальный вариант с нужной нормой часов.
В 1С:ЗУП предусмотрен вид времени «Дистанционная работа». Его удобно использовать, чтобы в табеле и отчетах отличать дистанционные дни от обычной явки. Вид времени настраивается в справочнике «Виды использования рабочего времени», а применение — в настройках графика или в документе «Табель».
Если учет времени ведется по факту (например, сотрудник сам подает данные), используйте документы «Данные для расчета зарплаты» с настроенным шаблоном либо «Индивидуальный график». Не редактируйте табель вручную без необходимости — ручные правки ломают автоматическую проверку нормы времени.
Способы учета времени удаленных сотрудников
Подходит при фиксированном режиме. Минимум ручной работы, но не отражает фактические отклонения
Позволяет видеть дистанционные дни в табеле и отчетах. Требует настройки вида времени
Подходит при свободном графике и почасовом учете. Требует ежемесячного ввода данных
Начисление зарплаты и компенсаций удаленному сотруднику
Зарплата дистанционного сотрудника начисляется стандартным документом «Начисление зарплаты и взносов» — никаких специальных настроек по самому окладу не требуется. Программа подтянет плановые начисления из кадрового документа и рассчитает сумму по отработанному времени.
Отдельного внимания заслуживает компенсация за использование личного оборудования, интернета и электроэнергии. Для нее создайте отдельное начисление (раздел «Настройка» → «Начисления») с назначением «Компенсационные выплаты». Налогообложение настройте в соответствии с действующими правилами: компенсация, установленная соглашением сторон и подтвержденная документально, как правило, не облагается НДФЛ и взносами в пределах обоснованных сумм, но формулировки в локальных актах и договоре должны быть корректными.
Привяжите начисление к сотруднику через документ «Изменение оплаты труда» или укажите его сразу в кадровом переводе как плановое. Тогда компенсация будет начисляться автоматически каждый месяц.
Кадровые документы, приказы и отчетность
Из документа «Кадровый перевод» формируется приказ о переводе по унифицированной или собственной форме. Проверьте, что в печатную форму попали условия о дистанционном характере работы — если шаблон их не выводит, доработайте макет через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» или используйте редактируемые формы.
Для электронного документооборота с удаленными сотрудниками в 1С:ЗУП есть механизм кадрового ЭДО (при наличии подключенного сервиса). Он позволяет подписывать заявления, согласия и ознакомления дистанционно, что существенно упрощает работу с сотрудниками в других городах.
В отчетности (РСВ, 6-НДФЛ, статистика) дистанционные сотрудники отражаются в общем порядке. Отдельных кодов по удаленной работе в основных формах не предусмотрено, но внутренние отчеты 1С («Штатное расписание», «Остатки отпусков», аналитические отчеты) можно отфильтровать по подразделению удаленных работников.
Проверка результата и контроль расчетов
После оформления и первого начисления проверьте ключевые точки: сформируйте расчетный листок сотрудника и убедитесь, что оклад рассчитан по верной норме времени, компенсация присутствует отдельной строкой и облагается так, как запланировано.
Сверьте табель (отчет «Табель учета рабочего времени»): дни должны соответствовать графику, при использовании специального вида времени — отражаться с нужным кодом. Проверьте карточку сотрудника: в ней должны быть актуальные подразделение, должность и плановые начисления.
Полезно сформировать отчет «Начисления и удержания по сотрудникам» за первый месяц после перевода и сравнить итог с ожидаемой суммой по договоренности. Расхождения на этом этапе проще исправить сторнированием, чем после сдачи отчетности.
Как проверить результат
Оклад по норме графика, компенсация отдельной строкой
Компенсация слита с премией или облагается НДФЛ без оснований
Дни соответствуют дистанционному графику
Проставлены стандартные явки офисного графика
Указаны дистанционные условия договора и верное подразделение
Остались данные офисного места работы
Особенности для 1С:Бухгалтерии и нестандартные сценарии
В 1С:Бухгалтерии 8 нет полноценного кадрового блока, как в ЗУП, поэтому перевод на удаленку оформляется упрощенно: через документ «Кадровый перевод» или «Прием на работу» с указанием новых условий. Графики и виды времени там ограничены, поэтому табель часто ведут вручную или во внешних инструментах.
Если сотрудник совмещает офис и удаленку (гибридный формат), не создавайте отдельный график на каждую неделю. Используйте документ «Индивидуальный график» на конкретный месяц или фиксируйте дистанционные дни видом времени в табеле.
При временной удаленке (например, на период болезни ребенка) оформляйте перевод на срок с датой окончания — тогда программа автоматически вернет прежние условия после завершения периода, и не потребуется обратный документ.
Что важно запомнить
Оформление удаленки в 1С:ЗУП — это кадровый перевод с дистанционными условиями договора, отдельный график работы, корректный учет времени и отдельное начисление компенсаций. Проверяйте расчетный листок и табель после первого начисления, а формулировки компенсаций согласовывайте заранее.
Частые вопросы
Можно ли оформить удаленную работу без создания отдельного подразделения?
Да, отдельное подразделение — это удобство для отчетности, а не обязательное условие. Дистанционный характер работы фиксируется в условиях трудового договора в кадровом документе. Подразделение «Удаленные сотрудники» создают, когда нужно быстро строить отчеты по этой группе или у них отличаются статьи финансирования.
Обязательно ли использовать вид времени «Дистанционная работа»?
Нет, это инструмент для аналитики и наглядности табеля. Если сотрудник работает по стандартному графику и вам не нужно отдельно выделять дистанционные дни, достаточно обычного учета по графику. Вид времени полезен при гибридном формате или внутренней отчетности по удаленщикам.
Как оформить компенсацию интернета, чтобы она не облагалась НДФЛ?
Создайте отдельное начисление с назначением «Компенсационные выплаты» и соответствующими настройками налогообложения. Сумма и порядок выплаты должны быть закреплены в допсоглашении или локальном акте. Без документального обоснования налоговая может признать выплату доходом сотрудника.
Что делать, если сотрудник работает удаленно из другого региона?
В кадровом документе укажите место выполнения работы согласно договору. Проверьте региональные настройки: территориальные условия, районные коэффициенты и региональные надбавки настраиваются в карточке организации и обособленных подразделений. Если место работы влияет на коэффициенты, отразите это в начислениях.
Как оформить временный перевод на удаленку на несколько месяцев?
Используйте кадровый перевод с указанием периода: даты начала и окончания. После завершения срока программа вернет прежние условия автоматически. Если перевод бессрочный, поле окончания оставьте пустым, а возврат в офис оформите отдельным переводом.
Нужен ли электронный документооборот для удаленных сотрудников?
Формально нет, но на практике кадровый ЭДО сильно упрощает работу: заявления, согласия и ознакомление с приказами можно подписывать дистанционно без почтовых пересылок. В 1С:ЗУП механизм кадрового ЭДО подключается через настройки обмена электронными документами.